浅议高校综合档案管理现代化建设.docVIP

浅议高校综合档案管理现代化建设 　　 　　摘要： 随着高校的不断发展，对档案工作的现代化要求越来越高。本文对我国高等学校档案工作实现现代化的目标及措施进行了探讨。 　　关键词： 高校；档案工作；现代化 　　中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1006-4311（2012）04-0252-010引言 　　综合档案工作是学校档案管理工作中最重要的部分，完善的档案管理对学校历史资料的保存将起到至关重要的作用。学校的教学、科研、管理和对外交流等重大活动，只有齐全、完整的归档、存档，才能确保过程的完成；否则，学校就会遗漏自己的历史，也不能为未来的发展和决策提供准确的参考。随着高校管理的现代化，档案管理工作也必须顺应学校发展的需求，加快档案工作的现代化进程，有效地保护、开发利用档案信息资源，促进档案事业与其他各项事业全面协调发展，更好地为高等学校的发展服务。 　　1高校档案工作现代化的目标 　　1.1 高校档案工作标准化包括档案工作业务范围的规范化、档案术语的标准化以及档案工作技术与设备的标准化等一系列内容，它是档案工作现代化的基础部分，可利于各单位档案工作者的学术和业务交流，同时提高工作效率。 　　1.2 档案工作管理现代化①思想现代化。强化服务意识，拓展服务领域，主动提供资料和服务，提高档案利用率，更好地为学校发展服务。②管理方法规范化、科学化。建立统一的、科学的、规范的技术方法，使档案管理工作的水平得到切实地提高。 　　1.3 档案技术与设备的现代化①采用先进的库房设备、自动化管理的技术和设备等，用现代技术与设备储存、保护、利用档案。②运用现代光学技术实现档案的高密存贮，最常见的包括计算机输出缩微技术，快速扫描技术，光盘存贮技术，全息超缩微技术，应用普通缩微摄像技术等。③运用计算机进行档案的登记、统计和库存管理，运用计算机技术实现档案管理的自动化，将档案的编目与检索，档案部门的行政管理等都实行网络化。 　　1.4 档案工作人员的专业化档案工作人员要具有较高的科学文化水平和职业素质，热爱并适合从事该岗位的工作，能够主动学习现代化的管理技术??方法，以应对信息技术迅猛发展和广泛应用对档案工作提出的挑战。 　　2实现高校档案工作现代化的措施 　　2.1 制定总体规划制定出切实可行的档案管理工作的现代化规划，是实现档案工作现代化的基础和前提。档案人员要对实现档案现代化的长期和近期任务做到心中有数，减少因目标不清而造成的人才、物力的浪费，保证每一环节的效益。 　　2.2 增强档案管理现代化意识 长期以来，人们一直认为实现管理现代化就是配置先进的技术设备，引进先进的技术经验，而忽视了科学管理的重要性。必须充分认识到只有科学管理才能做到信息灵通、决策准确、规程合理、工作效率高、内外职能协调，节省人力、物力和财力。要不断学习创新，加强交流，制订出一系列科学的、统一的规则和技术规范，用科学的管理方法来规范档案工作。 　　2.3 解放思想，强化服务意识进一步提高对做好新时期档案工作重要性的认识，明确档案工作是党和国家事业的重要组成部分，也是全面落实科学发展观、统筹经济社会协调发展、建设社会主义和谐社会的一项重要的基础性工作。学校各级档案部门要解放思想，不断创新服务机制，拓展服务领域，提高服务质量。改变过去“重管轻用”、“重量轻质”的陈旧观念，打破“你来我查”的被动局面，主动提供资料和服务，提高档案利用率，积极为各级领导决策服务，为广大师生群众服务，为学校发展服务。 　　2.4 加强档案收集、整理工作，进一步加快档案信息化建设步伐 　　首先是实现档案网络化建设。为了给高校创造更大的经济效益和社会效益，更好地为利用者提供全方位的优质服务，我们可以实现非保密档案信息资源的社会共享和网上利用，要在档案室相关网站上建立档案信息网页，实现远程在线查询。其次，是档案的数字化。为了实现档案的数字化管理，我们要建立档案目录数据库，研究制定档案信息数据库建设规划。一是实现档案进馆前的数字化。收集和接收其他各种形式的电子文件及其生成环境，把电子档案连同相应的纸质档案一并列入档案部门的接收范围。妥善做好电子文件的积累、鉴定、著录、归档、保密等方面工作，按照文档管理一体化的要求和国家有关档案信息化技术规范的规定，将文档进行分门别类的规范化管理，另一方面，校园网上直接接收电子文件，实现校内文件材料网上传递、存储、立卷、归档等功能，依托校园网，进行文档一体化建设。二是对原有馆藏档案的数字化。通过手工录入、直接扫描、缩微胶片转换等手段，使这些信息合并到现有档案资源数据库中。在对馆藏档案资源进行分级鉴定、有序整理的基础上，把纸质档案、胶片、照片等信息进行数字化处理。第三，做好档案工作必须做好档案管理的业务工作，为满足当前利用需求和实现自动化管理