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浅议设计公司档案管理 　　摘要：文化创意产业高速发展的背景下，设计公司在内地行内企业发展态势整体良好。但是，因为诸多原因，设计公司的档案管理存在诸多不尽如人意的地方。为此，笔者首先论述了设计公司档案管理现状，进而依据行业与设计公司自身特点，从五个方面阐释了完善设计公司档案管理的策略，希望对设计公司改进档案管理提供一点参考。 　　关键词：设计公司；档案管理；管理策略 　　1设计公司档案管理现状 　　设计公司本质上是用创意设计制造价值的知识性企业，属于文化创意产业之一。我国文化产业发展的总体态势是：2004年起，中国文化产业的增长率为每年15%，远远超过同期GDP增长率。文化产业异军突起，各项指标均位居世界前列。[1]产业的蓬勃发展带动设计公司在内地行内企业迅猛发展，但是产业内部存在种种问题，比如企业制度还没有完备，长久发展缺少可持续动力等。因为企业规模问题，设计公司多为10人以下的小企业，即使是著名的中国设计公司如正邦设计、朗图设计、早晨设计等业内前十强，也不过二三百人，囿于人手问题，多数设计公司在档案管理方面明显缺失、甚至缺位。由于设计公司急于赚钱急功近利的短期行为，管理者不可能自发产生文件档案管理的良好机制，所以设计公司档案管理状态堪忧。因此，产生了很多不利于设计公司长远发展的因素。如不重视设计方案的有效归档管理，不重视企业客户档案的维护，以至造成设计企业商业秘密的扩散和客户的流失，给企业的长远发展带来很多困难甚至重大损失。另外，设计公司人员流动频繁，许多设计师将自己的设计方案握为己有，不及时送归公司相关部门入档，跳槽时有的设计公司又没有加强离职管理，导致设计企业设计思路的流失，甚至失去在某些领域设计思路领先的优势。在引发知识产权纠纷时，也没有原始凭据作为依据，往往处于不利地位。作为将知识创意转换为价值的设计企业，知识产权的保护尤为重要。如果长久对档案管理不加以重视的话，企业的生存发展都成问题。同时，也因为设计公司人员流动频繁，所以不少设计公司不重视对设计师的人事管理档案管理，造成许多设计师人事档案的不完整，漠视设计师权益必然导致向心力不强，影响设计公司的人脉与发展。此外，经营管理者将合同协议视为秘密不向档案室移交，行政管理中各种会议等记录也没有及时归档，造成文件归档不能全面完备，最终导致设计公司企业管理制度的不完善。 　　故而，完善设计公司的档案管理，站在现代企业制度管理的高度重视档案管理，从长远看，有助于提升设计企业的竞争力、凝聚力；有助于维护设计企业合法权益；有助于设计企业构筑企业信用体系，提高企业诚信度，树立企业形象；有助于培养和形成企业文化，创造出独特的设计理念，摆脱急功近利，最终以鲜明的品牌立足于激烈的市场之中。 　　2完善设计公司档案管理的相应策略 　　设计公司档案管理的根本目的就是要为企业成长发展助力，要把核心档案当作企业生存发展的生命，同时根据自身特点推行简约式管理。在此基础上，实现档案管理规范化、知识化、信息化。 　　（1）完善核心档案管理。“企业核心档案资源指现代企业运营必备的档案文件”。[2]对于设计公司而言，所谓核心档案资源就是事关公司生存、发展的必要的档案文件资料。一旦失去，会给设计公司带来重大损失，导致设计公司将无法恢复、重建与运转。所以，加强核心档案管理，对于设计企业至关重要。那么哪些档案属于设计公司的核心档案呢？主要包括如下几个方面：第一，设计公司的资本、财产及技术资源凭证。如设计公司的营业执照、资本金凭证、债权债务凭证、事关公司成立的其他相关证明（如有限责任公司的股权证明等）、合同文书、外观设计（如外包装设计）等相关的知识产权证明、特许证书以及其他相关财务文件等。第二，设计公司经营活动必须的依据性文件。如设计方案、招投标文件、市场运营方案、客户资源档案、与设计相关的各类标准等。第三，设计公司运营管理的规范性文件。如设计公司管理章程等相关制度和规定、主要设计师个人资料等。有论者认为，必须让众多的档案信息成长为具有知识产权的企业核心竞争力。[3]因此，作为设计公司灵魂的设计创意（即知识产权档案），必须成为企业档案核心之核心。对此，设计公司应加以高度重视，加大管理力度。保管好企业的核心档案，就是保管好设计公司的立身基础。 　　（2）例行简约式管理。鉴于设计公司的规模和运营状况，笔者认为档案管理应该例行简约式管理。但是简约并不是简单，简约式管理的归结点就是高效、便捷。诚如李兆明副研究员所言，“简约，是对企业档案管理传统理念的更新，是对档案劳动方式和生产力的解放！”[4]概言之，就是档案室藏档简约组织，档案利用简约检索以及档案管理中的其他管理简约化。具体到设计公司推行简约式管理，就是依据行业与公司自身特点，首先确定档案的简约分类，这个是纲，是其他简约管理的前提。根据李兆明先生的方法，并且结合设计公