计算机技术在档案管理应用中必要性.docVIP

计算机技术在档案管理应用中必要性 　　【摘 要】随着科技的快速发展，计算机技术、电子技术在社会各个领域中得到了广泛的应用，成为人们生活和工作的重要工具。在这个信息化的时代，传统的档案管理已经不能满足时代发展的要求，利用先进的计算机技术实现档案管理的现代化、数字化、科学化已经成为新的要求。本文就针对计算机技术在档案管理应用中的必要性进行了分析研究。 　　【关键词】计算机技术 档案管理 必要性 科学 　　引言 　　当今社会是信息化时代，伴随着计算机技术的快速发展和广泛应用，计算机已经在各个领域中创造了提高效益的途径，并逐渐的深入和改变着人们生活、学习和工作习惯。为了满足社会现代化发展需要，人们将先进的计算机技术应用到档案信息管理当中，这样既可以解决传统纸质管理模式中无法克服的各种问题，也实现了档案管理的现代化、科学化、自动化管理，有利于促进档案管理工作的进一步发展，推动档案管理事业的健康发展。因此，为了实现档案管理的现代化，计算机的应用势在必行。 　　一、档案管理引入计算机技术是档案管理实现现代化的发展要求 　　当今社会是信息化时代，世界各国对计算机技术的应用日益广泛，随着现代化信息技术的快速发展和应用，给档案管理带来了巨大的冲击，档案信息管理面临的各种挑战日益增大，这就要求档案管理进行改革，促进档案管理事业的发展。将计算机技术引入到档案管理中，提高档案的信息化水平，实现档案管理的现代化。在档案管理中将计算机引入，具有明显的优势： 　　1.广泛应用计算机技术。在日常的档案管理工作中，计算机技术可以对大量的数据和信息进行存储，同时还可以实现自动整理和归类管理，当人们需要查找所需的信息时，只需要在建立的计算机系统中将相关的检索信息输入，计算机系统就可以快速的搜索出相关信息，这样不仅为提高了档案检索的速度节约了大量时间，同时也可以保证信息检索的质量。 　　2.满足信息查找需求。由于电子档案的大量产生，人们为了更好地将其运用，又将传统的固态档案录入到计算机系统当中，这就建立了一个内容丰富数字档案馆，档案馆将先进的技术作为依托，促进了档案管理工作的进一步发展。另外，相关技术人员利用互联网建立了与档案馆类似的网站，满足了人们对各种档案信息快速查找的需求。 　　3.加强电子档案管理。当前，在档案管理工作中，由于建立了计算机系统，管理人员在计算机系统中将大量的纸质文件信息录入进去，将其转化成电子文件，这时管理人员只需要对电子文件进行管理就可以了，这样不仅大大的降低了工作人员的工作量，还提高了工作效率，实现了档案管理的现代化、智能化。人们在日常生活、学习和工作中，利用计算机获得各种所需信息，促进了电子档案的快速发展。随着社会的快速发展，各种档案越来越多，这就必须要求引入计算机技术来对各种档案进行科学、高效的整理和管理，采用先进的管理手段，有效的提高档案管理的工作效率。 　　二、将计算机信息处理与档案信息管理相结合的创新 　　近几年，随着计算机技术和网络技术的快速发展，我国档案事业发生了较大的变化和改革，档案管理得到了进一步发展。其中档案管理人员的综合素质具有较大的提升，但是在档案的信息化管理方面却滞后于技术的发展。档案管理作为一个复杂的系统性工作，不仅要保管各种档案材料，提高档案材料的利用，尽可能的保持历史原貌，同时还要注重对档案信息的开发与再利用，提高对信息的服务意识。而在信息的处理和管理方面，计算机技术具有非常大的优势，通过利用计算机技术对传统的管理模式进行改革和变动，进而实现档案的现代化、自动化管理。 　　1.实现多媒体信息演示系统开发方式的工具化。一些档案馆利用计算机技术建立了一些效果不错的多媒体信息演示系统，如利用者借阅引导、档案馆指南等。但是也可以发现，这些系统大多数都是专门性开发，软件不具备通用性，每次在进行系统的制作室时，都需要再次投入人力，这就造成制作难度增加。如果将这些开发软件具有通用性，实现软件的工具化，那么只需要对一些参数进行少量修改，随机填充一些相关内容，就可以制作出一个全新的多媒体演示系统，从而节约了大量的人力、物力、财力，实现方便快速安装具有广阔的应用前景。 　　2.实现多媒体档案信息处理的标准化和长久化。多媒体信息技术的设备具有的兼容性相对较差，在进行信息的存取和交换的时存在较多问题。当前已经在制定和论证一些多媒体档案信息采集和存储方面的相关标准。然而目前形成的体系与实际需要还有着很大的距离。对于多媒体档案信息的长久保存在这方面的工作缺乏相关的载体筛选，面对数量庞大、种类多样的光盘等介质，对它们的研究非常少，没有一个标准的结论。这些工作投入大、周期长，相关的档案管理者要引起重视，认真研究分析，制定出有效的措施解决。 　　3.通过多媒体技术实现档案管理功能的更新。计算机技术已经从内部信息的多媒体处理转化成了处理功能的