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以EXCEL为构建载体的现场材料管理电子台账开发和应用 　　摘 要：长期以来，传统的纸制台账成为铜冶炼厂现场材料管理“木桶”上的“短板”。本人根据EXCEL在办公软件数据处理中使用普遍的特点，通过对其功能开发，设计出满足管理需要的现场材料管理电子台账，提升了材料管理水平、材料成本大幅下降，取得良好的效果。 　　关键词：EXCEL；现场材料管理；电子台账；开发；应用 　　一、前言 　　金川集团公司自2005年下半年在公司和厂矿间实施ERP系统管理后，实现集团公司物流、资金流、信息流统一管理。但对车间级材料库存管理系统一直未开发，二级单位现场材料管理台账、报表等依然停留在传统的纸质阶段。 　　落后的现场材料管理成为材料管理“木桶”上的“短板”。为此，本人利用Excel在数据处理中使用普遍的特点，通过对其功能开发，设计出满足管理需要的现场材料管理电子台账，不仅提升了管理水平，而且因EXCEL使用普遍、节约了大量设计、开发其它版本管理软件的费用。 　　二、我厂材料管理现状和问题 　　1.尽管2005年ERP系统上线运行，但未将现场材料库存管理向下延伸，现场台账依然停留在纸制台账阶段。 　　2.现场材料管理不规范。多年来尽管对车间严格要求、严格管理，但由于受传统纸制台账所限，仍然存在不规范问题。主要表现为：台账填写名称、型号、计量单位等不严谨、随心所欲填写，存在一物多名、一名多物、物名错乱、金额篡改、舞弊等不规范现象。 　　3.存在监管不严或缺失现象。现场材料管理由于是纸制台账，日常填写由保管员负责，因此台帐填写的是否完整、准确、严格、规范，其他人不得而知，存在监管缺失。 　　4.存在账、物、卡、资金不符现象。 　　5.纸质台账填写量大、查询不方便、更新迟缓且管理收效甚微。 　　三、以EXCEL为构建载体的现场材料管理电子台账开发 　　为了提升铜冶炼厂材料管理水平，笔者开发了以EXCEL为构建载体的现场材料管理电子台账，并应用到日常材料管理中。 　　1.体现效率、效益优先原则。ERP系统开发现场材料库存管理，需要投入大量的人力（专业计算机软件研发团队）、物力（服务器、网络等计算机设备、设施）、财力（因研发软件支出的各项费用），且开发周期长（至少半年）。为了使铜冶炼厂材料管理尽快与目前运行的ERP计划管理系统接轨，本人利用Microsoft office中Excel办公软件应用普遍、对数据处理功能强大等特点，开发出以EXCEL为构建载体的现场材料管理电子台账。 　　2.遵循系统性原理。材料管理是一项集人、财、物相统一的系统管理，在开发、设计时还要考虑计算机的优势将稽核会计功能、统计功能、分析功能等自动融为一体考虑，并兼顾方便实用性。如图所示。 　　3.体现精细化管理思想。在材料管理电子台账开发、设计中做了大量的限定和设置，使粗放式管理向精细化管理迈进。如对材料收入、发出要求从日期、凭据、领用人严格登记，做到“收有据、发有凭”，各级管理人员可以随时审核监查，以此达到从源头杜绝乱领、乱发材料现象；对日期做了限定，与生产日历、各部门统计报表日历相统一，以此达到数据统计口径一致；通过在材料电子台账中设定最低储备量、正常储备量、最高储备量，以此达到降低储备、加快周转、控制消耗的目的。 　　 　　4.将ERP系统材料编码导入其中，实现ERP系统管理与现场材料管理的手动对接。ERP系统对20大类、7万余种材料逐一编码。将ERP系统材料编码导入到本人开发的材料管理系统中，设定公式，只要将材料编码输入，对应的材料名称、规格、型号、计量单位、计划单价等材料要素自动生成。 　　5.收、发、存管理环节由每月静态变为实时动态管理。库存情况随时一目了然，使材料收、发、存数据由每月一次静态盘点变为实时永续盘点的动态管理。 　　6.将“三定一明确”管理思想融入其中，有效预警。为了加强库存控制，防止超储积压，要求各单位日常库存管理坚持“三定一明确”原则，即定品种、定规格、定资金，明确使用方向和使用部位。在电子台账台账中通过设定和编辑公式，某些材料结存量由低到高呈现不同色彩变化，储备量是否合理非常直观。 　　7.自动链接功能。材料品种繁多，日常各材料查询、点击切换频繁。通过对每一项材料单独设定台账页，在目录中自动汇总，并且目录中的每一项材料与相应材料台账页之间自动链接，切换自如，大大提高工作效率。 　　8.统计、汇总功能。本电子台账利用计算机的计算功能，通过编辑大量的公式，对日常收入、发出数量只要在电子台账中认真填写，金额、库存数量、库存金额等自动汇总，并且对当月、累计各类数据在台账页自动汇总、在目录页中也自动汇总，实现报表自动化。 　　 　　9.分析功能。在每页台账末尾，设计出该项材料逐月动态汇总表，依此进一步设计出该项材