从制定档案保管期限表入手规范基层医院档案管理.docVIP

从制定档案保管期限表入手规范基层医院的档案管理 　　摘 要：通过对基层医院档案现状的分析，阐述了从编制档案保管期限表入手规范基层医院档案管理的必要性，同时从内容、方法等方面介绍了如何进行编制，并以此建立起科学、具体、可行的档案系统管理制度。 　　档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录[1]。医院档案是医院在从事医疗及其他活动中形成的具有保存价值的各种图表、文字、声像等不同形式的历史记录。是医院管理的重要组成部分，在医院发展进程中具有不可替代的作用。自国家启动医改以来，医院呈现出较强的市场化倾向，对于不直接产生经济效益的档案管理随之被边缘化，管理上存在着殊多问题，与医院的现代化发展其不相适应，规范档案管理已迫在眉睫。 　　1 基层医院档案管理存在的问题 　　1.1 领导不重视，档案管理手段落后 　　我国的医改走过了从公益―市场―逐步公益的过程，在国家定位不清、投入不足的情况下，为保证医院的正常运转，解决生存问题成为各基层医院的头等大事，医院重点发展的对象是与效益相挂钓的医疗服务质量、医疗技术人员的培养，档案管理自然进不了医院的议事日程，管理手段仍停留在手工操作上。 　　1.2 档案人员专业职业素养不高，制约了档案工作的发展 　　基层医院档案室一般由医院办公室管理，档案工作人员一般由办公室人员兼任，人员更换频繁，有的甚至出现半年一换的现象；工作人员在接手档案工作之前，从未经过档案专业知识的培训，不明白档案工作该干些什么；由于档案管理不进入绩效考核中，档案管理人员工作积级性不高，专业知识的学习愿望不足，严重制约到档案工作的发展。 　　1.3 制度不健全，档案管理粗放 　　基层医院档案室普遍存在制度不健全的情况，没有制定对档案鉴定和保管起到指导作用的《档案保管期限表》，档案工作人员不知道如何开展工作，主客性太强，造成因有意或无意的错误而损毁文件，档案管理粗放、随意。 　　2 从制定档案保管期限表的入手规范基层医院的档案管理 　　为提高医院管理水平和服务效率，充分发挥医疗体系整体功能，国家卫生部于2012年启动了等级医院评审工作，医院按照《等级医院评审标准》全面开展了创建活动，因标准中未涉及档案管理，档案又一次被忽视。档案工作人员如不主动参与到医院的主体活动中，进一步规范档案管理，档案的边缘化将更为严重，只有主动开展规范化管理，才能跟上医院的整体步伐。 　　2.1 编制档案保管期限表的必要性 　　档案管理主要包括档案的收集、整理、鉴定、保管和统计等工作，档案的收集、整理、保管与鉴定是密不可分的，将一般的文件资料转为档案，进行整理、保管都需依据价值鉴定的标准进行，档案价值鉴定是决定档案存毁（生死存亡）的工作，档案鉴定工作的目的，在于正确地确定需要保存的档案，提高可存档案的质量，从而更充分地发挥档案的作用[2]。档案价值鉴定工作的基本内容就是制定本单位的《档案保管期限表》，通过编制《档案保管期限表》明确归档范围、保管期限，为档案管理确立了标准，避免了随意性。 　　档案保管期限表，是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性文件。它是档案室鉴定档案价值和确定保管期限的依据和标准[2]。档案保管期限表作用：一是保证鉴定工作的质量和提高鉴定工作的效率，提高鉴定工作的质量。二是有效的防止任意销毁文件[2]。 　　档案保管期表应结合本单位的实际工作进行编制，形成本单位档案管理标准性文件。 　　2.2 编制档案保管期限表的组织 　　档案保管期限表编制仅由档案工作人员是无法完成的，它涉及到整个医院的业务，应由医院办公室与档案管理人员共同组成编制组织，编制过程中要充分利用医院制定的各部门职责、制度，在深入调查研究的基础上，全面把握医院组织架构、部门职能、地位、业务分工、文书处理方式等，同时发挥医院办公室的协调作用，在征求各部门意见的基础上，参考《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，编制《档案保管期限表》。 　　2.3 档案保管期限表的编制内容 　　1.顺序号 　　主要是起到固定条款的作用，要求统一流水号，不能重号。 　　2.条款 　　顺序号条款即文件标题，主要反映文件的来源、内容、名称和形式。 　　3.保管期限 　　保管期限的划分是鉴定档案价值的主要任务，是编制《档案保管期限表》的核心问题。保管期限分为永久和定期两种[2]。 　　3.1 永久 　　永久是指反映医院主要的医疗、教学、科研活动的，对医院具有长远利用价值的文件材料，以及在维护医院权益等方面具有永久性凭证价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文字材料，定为永久保管[2]。可参照国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》编写。 　　3.2 定期