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从《现代档案――原则与技术》看谢伦伯格的文件管理控制思想 　　摘要：本文主要从文件拟制工作控制与文件处置工作控制两方面论述了谢伦伯格的文件管理控制思想，抛砖引玉以加强文件的前端控制与全程控制，减少不必要的文件产生，优化文件管理以提升档案质量。 　　关键词：控制谢伦伯格档案 　　Abstract： The article mainly discusses the record management and control thought of Theodore Schellen？ berg from two aspects for record preparation and disposal work control，in order to further control the quality of ar？ chives by strengthen the control of the front and whole process of record ，to reduce the unnecessary record and optimize the record management to further control the quality of archives. 　　Keywords：Control；Theodore Schellenberg；Ar？ chives 　　谢伦伯格（Theodore R.Schellenberg，1903-1970）不仅在美国拥有“档案鉴定理论之父”的尊称，在世界上也享誉盛名。关于谢伦伯格的相关研究，大多局限于“档案定义”、“文件双重价值论”、“档案鉴定”、“来源观”等。而文件管理作为《现代档案――原则与技术》（以下简称谢著）的核心部分，充分体现了谢伦伯格的文件管理控制思想。本文集中笔墨深入分析谢伦伯格的文件管理控制思想，从文件拟制与文件处置控制工作着眼，阐述了政府职能、工作过程及文件程序等影响文件产生的因素，提出优化文件管理的个人反思。 　　一、研究意义 　　（一）重新认识文件管理控制思想 　　谢伦伯格在档案界影响颇高，无论是在理论还是实践上都为档案事业的发展画上浓墨重彩的一笔。挖掘谢著文件管理思想，不仅可以重新认识谢伦伯格思想理论，也可以更综合评析谢伦伯格对档案事业贡献。 　　（二）适应当前社会实践的需要 　　信息时代，行文的便利性降低了行文成本，导致文件数量与日俱增，文山会海成为趋势。不仅使得文件管理面临着严峻的挑战，也影响到国家的运行。近年来，国家也逐渐意识到文山会海给文件管理带来的困难，并印发了《国务院关于进一步精简会议和文件的通知》（国发〔2000〕30号）以从源头上控制与解决文山会海的问题。因此，对文件管理控制思想进行研究，以引发更多人关注文件控制问题并从中获得启示，反思现实以更好解决文件管理所存在的问题与优化文件质量。并从更高的战略层面看待档案管理问题，做好前端控制与全程控制，使得国家治理能够得到有效的保障。 　　二、谢著文件管理控制思想的解析 　　文件作为信息传递的纽带，“很少有什么事情是不同文件发生关系就可以完成的。”[1]在组织中，好的管理有赖于有效的文件记录管理，发展中国家低效率的文件记录控制是导致其管理不善的一大因素。[2]而文件是档案的前身，文件管理有效与否也将直接影响档案管理的质量，进而影响社会公众对档案的利用。而因此，对文件科学管控就显得十分必要。控制作为社会活动中一项重要的管理职能[3]，控制有效与否直接影响预定目标的实现。制约和维护平衡或实现引导的功能以达到某种预期的目的。 　　（一）对文件拟制工作的控制思想 　　谢著在第二部分的第六章中就直接明确地提出了对文件拟制工作的控制，主要从三个方面进行论述以控制文件的产生。 　　首先，从职能的简化出发。认为“引起不必要的文件制作和保存的根本原因，存在于现代政府的规模及其活动范围和活动方式”，而“政府机关的职能运行一般是可以简化的”。[4]因此，有必要“对政府机器进行仔细的检查并再次简化机构和职能的运行。”[5]其次，从工作过程的简化出发，认为工作过程的复杂程度一般远远超过了需要，被委派一定职责的政府机关一开始很少就会注意到如何履行这些职责的问题，而随着时间的推移，不健全的工作方法就有可能会发展起来，因此，就面临着对某一特定行政工作的各个步骤进行分析以改进程序和简化方法的问题。[6] 　　再者，从文件程序的简化进行论述。文件程序对文件数量的产生大致有两个方面的影响。一方面与为了完成重复性或例行性的工作而制作文件有关，另一方面与文件的分发与立卷有关。?P于例行性或者重复性的文件要控制标准化文件的计划，应该简化工作过程的计划所采取的步骤，控制表格使用。文件的分类与立卷对文件数量