信息化浪潮下高校档案管理新思考.docVIP

信息化浪潮下的高校档案管理新思考 　　摘 要:现代信息技术在档案管理中的运用为高校档案管理工作提供了一条全新的管理途径。本文针对当前高校档案管理信息化过程中一些较为普遍的问题进行分析，并提出了相关看法。 　　关键词:高校档案管理;信息化浪潮;思考 　　 　　作者简介：张懋媛（1972―），女，湖南长沙人，湖南商学院教师，从事高校档案管理工作。 　　高校是为国家培养和发展人才的摇篮。高校档案是学校的宝贵财富，它真实地反映了学校各个时期的面貌，对学校发展、相关服务与经济建设有着非常重要的作用。 　　而要切实做好高校档案管理工作，就必须从我国高校管理的现状着手，一方面吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，积极学习先进的科学管理理论知识，以求不断适应档案管理工作的新形势。另一方面要逐步完善档案管理工作，引进相关的高新科技设备，培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员的工作热情，使我国高校档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路。 　　一、高校档案管理信息化的价值意义及使命 　　档案管理信息化是当前档案管理的发展方向和发展要求，主要通过运用现代信息技术对各种档案信息进行数字加工处理，科学配置档案资源，最大限度地提高档案资源的社会共享度和综合利用率。 　　同样，信息化建设也是高校档案管理和发展的目标和要求，根据高校的特点，档案信息化建设应该始终以档案基础建设为重点，以纸质档案数字化为抓手，以现代信息技术为基础，围绕档案资源的开发和利用，实现高校档案信息资源数字化，实现馆藏档案工作重点从以实体保管和利用向档案信息的数字化存储和数字化服务转变，进而提高档案工作的规范化程度、数字化程度和社会化程度。 　　由此可以看到，随着社会的进步，现代信息管理技术为基础的办公自动化技术和电子政务的飞速发展，高校档案文件的主体逐渐由传统的纸质文档向电子文件过渡。网络信息技术的高度发展对档案管理的现代化建设不仅是高校适应现代化发展的客观要求，更是促进高校走向现代化的核心任务。因此在信息化浪潮下，各高校如何做好电子档案管理工作，由过去的单一实体档案管理模式向网络技术化、现代化和数字化转变，不断提升高校在社会中的竞争力，是当前高校改革最重要的工作之一。 　　二、信息化浪潮下高校档案管理的现状及问题 　　（一）我国高校档案管理信息化建设的现状 　　我国高校档案管理信息化建设起步较早。一直以来，档案管理信息化建设工作既是各个高校自觉的行为，同时也是各级档案管理部门建设规划、业务指导和工作要求的重要内容。 　　回顾我国高校档案管理信息化发展历程，可以知道：一方面，1983年，在全国高校档案界首开先例，运用计算机来进行科技档案信息管理的高校是南京大学档案馆，然后，各高校纷纷效仿，至20世纪90年代末，大部分高校档案部门基本上配备了计算机，开始档案着录工作，档案管理信息化工作在各高校自觉的行为下开始起航。另一方面，2000年12月，在全国档案工作会议上，国家档案局第一次把加强档案信息化建设作为新世纪我国档案工作任务的重中之重，教育部在贯彻落实国家档案局《全国档案事业发展“十五”规划》过程中，明确要求各高校努力做好档案工作信息化工作，并将档案工作信息化工作列入各高校年度工作考核的重要内容。2002年，随着《全国档案信息化建设实施纲要》的颁布，我国档案信息化建设工作蓬勃开展起来，高校档案信息化建设也走上了一个新的台阶。 　　目前，高校档案管理基本上实现了档案管理的计算机化，能够借助网络技术提高档案资源的整合与共享，档案管理和利用的创新模式正在形成。但是，在全国各高校档案管理信息化工作如火如荼展开的背后，尤其要冷静地看待其中存在的一系列问题。 　　（二）我国高校档案管理信息化建设中存在的问题 　　目前，我国高校档案信息化建设虽取得了阶段性的成果，但仍未跟上社会信息化步伐，总体上仍处于较低水平。一些亟待正视和解决的现实问题得到解决，将是成功实现高校档案管理信息化的关键。对此，笔者将分别从基础设施、服务意识与水平、档案信息安全和人员素质几个层面来分析我国高校档案管理信息化建设中存在的问题。 　　1.资金缺口较大，基础设施建设难以满足基本需要 　　档案信息化工作的启动，从基本层次来说，首先必须有与之配套的设备、硬件、软件系统、人员技术等各方面的投入；从较高层次来说，必须有与之配套的网络信息处理相关的硬件设备，建立联通校内外的网络；从档案安全角度来说，必须有与之配套的严格的信息安全维护手段，从档案信息化可持续性发展角度来说，由于信息化电子设备和各类档案软件升级更新速度很快，无法一次性投入解决，经常需要升级替换，导致信息化建设后期的维修、升级、更换费用开支较高，以上这些都需要充足的资金投入。资金投入不足导致了基础设施建