信息技术与档案管理有效结合.docVIP

信息技术与档案管理的有效结合 　　笔者所在的南洋模范初级中学，得天独厚的人文环境滋养培育着学校的人文气息，多年来形成交响乐和篮球的教育特色，并在国际文化艺术交流和国内学生运动赛事中屡获佳绩与好评。诸多的表彰奖励，带来大量的荣誉实物档案，成为学校档案中的奇葩。本文结合运用信息技术管好、用好荣誉实物档案的实践活动，就实现信息技术与档案管理的有效结合进行初步的探索。 　　1 整合资源 　　近年本校获奖荣誉逐年增多，仅学校集体得奖就有数百项、荣誉证书、锦旗、奖牌或奖杯等数量更多。出于宣传陈列等工作的需要，荣誉实物不是马上就放在档案库房保存，若不采用信息技术及时做好荣誉实物信息收集工作，会影响荣誉档案管理和档案作用的发挥。因此除按传统的档案管理方法外，对荣誉实物档案进行分类编号、粘贴档号标签外，还要对其进行数字化加工处理。一般尺寸的奖状或证书，用扫描仪转换为电子文件形式，扫描分辨率设置以600像素为宜，既不会因为数据量太大影响存储，又能满足清晰度要求，适合再次打印。图片最好以JPEG格式保存，以便网络传输和今后利用时的剪切修改。奖牌、奖杯之类的3D实物，则要用数码照相机拍摄，拍摄要选择相同的背景，既不要逆光，也不能背光，形成的数码照片文件同样以JPEG格式保存。荣誉实物有了替身的电子文件，既起到双保险作用，也实现了档案信息的整合，为资源共享奠定基础。 　　学校还有大量的教师个人和教