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关于文书档案管理信息化研究 　　【摘要】进入新时代，文书档案管理信息化已经慢慢取代了传统的档案管理模式，它通过建立完善的数据库，以其便捷的操作方式，极大地提高了办公的效率，通过简单的操作，我们可以实现档案信息的共享，也可以确保文档资料传递的快捷性、高效性和安全性。档案管理信息化的普及，使企业或者部门可以朝着更高效、更健康的方向去发展。 　　【关键词】文档资料；档案管理；管理信息化 　　传统的文书档案管理，对于品类繁多的文献资料，与日俱增的数据整理，冗长繁杂的归档分类，需要付出更多的人力、物力和财力，才能保证把文书档案管理做到完善，但是在信息和科技高速发展的电子信息化时代，这种传统的文书档案管理模式，已经越来越满足不了我们生活和办公的需要了，所以把文书档案管理信息化迫在眉睫，本文主要探讨文书档案管理信息化的优势，以及对于档案管理信息化的改革，提出一些建设性的意见。 　　一、文书档案管理信息化的优势 　　（一）办公效率显著提高。文书档案管理，就是对已有文档资料的一种整理和保存，?γ挥腥葱枰?的文档资料的一种搜集和归纳。传统的文书档案管理，我们需要对不同的文档进行分门别类，对于一些大型单位来说，有太多的部门分支，每个分支还有不同类型的文档资料需要分类整理，这就导致工作的任务量非常繁重，为了解决此类问题和保证文书档案管理的准确高效，就需要投入大量的人力和物力来完成这项工作。繁重的工作，不可避免地导致出现一些人为的失误，比如对文档资料分类错误，在文档资料移动过程中，对纸质文件的二次破坏，在分类过程中，标注错误，造成文档资料涂画痕迹严重等各种类型的问题。这些都严重影响着对文档资料管理的效率，但是，如果把文书档案管理信息化，就能显著提高办公的效率，通过信息化处理的方式，利用计算机对每一件文档资料进行归档和整理，一次整理，终身受益，对以后文档资料的借阅和查询提供便利的条件，大大减少了人力和资源的投入。对于通过计算机整理和归档好的资料，如果需要修改和整理，只需要通过计算机更改即可，避免了纸质文件的涂画破坏。总而言之，文书档案管理信息化的加入，方便了办公，提高了效率。 　　（二）资源检索方便，信息随时共享。传统的文书档案管理，如果需要查阅一份资料或者文件，就需要登记，然后在已归档整理的资料中慢慢寻找，这样既浪费了人力，又耽误了时间，降低了工作效率，但是把文书档案管理信息化，就大大方便了资源的整合和查找，利用计算机技术，可以把所归档的文档资料从纸质文件变成电子文件，这样既方便了查阅，又保护纸质文件不被损坏，然后对归档的资料，做一个体制性的管理，每一种文档做一个对应的检索，方便利用者在查阅时及时找到所需要的内容，这样就提高了效率，节省了时间。通过互联网技术，对文档资料做一个资源共享，把线上和线下相结合，使利用者在需要资料的时候，足不出户就可以访问到所需要的内容，充分利用信息数据的便捷和高效，提高办公效率，方便资源查找，把信息共享做到最大化。 　　（三）文件存储快捷且稳定。传统的文书档案管理，载体主要是一些纸质文件，或者图片、影像等内容，特别对于纸质文件，其保存过程中，容易受周围环境温度、湿度影响，造成文件的破损，或者字迹模糊不清等现象，最后对文档的借阅和使用造成麻烦，随着电子科技化的发展，信息化的成熟，我们对文件的存储和管理，不再局限于传统的纸张，我们可以把纸质文件转化为能在计算机上传递和存储的电子文件，这样就极大程度上方便了办公，电子文件最大的优点就是快捷并且稳定，我们利用存储设备，可以快速得到我们想要的资料，并且确保稳定，不易丢失，总而言之，信息化的加入，让存储更稳定、更快捷。 　　（四）文件传输速度和安全性得到保障。传统的文书档案管理，如果需要借阅资料，就得打开档案盒，根据分类要求，再一遍遍的查询自己想要的资料，一旦资料管理松散或者不到位，就容易造成资料的丢失，有些人为了得到想要的资料，会发生私自保存，不再上交的情况。所以在资料传递上，存在很大的缺陷，特别对于一些大企业来说，总公司和分公司有时需要互相传递一些文件资料，如果在传递上仅仅依靠快递运输方式，就无法确保办公的时效性和快捷性，对以后文档资料的归档存储也会造成麻烦和影响，但是文书档案管理信息化，就确保了文档资料传输的安全性和快捷性，即使是远距离的传输，我们通过计算机信息技术，可以快速高效完成，也可以确保传输过程的安全性，明确文档资料传输的双方，一旦出现问题，可以立刻解决，从而进一步提高了办公的效率。 　　二、文书档案管理信息化系统的介绍 　　（一）分类检索。文书档案管理信息化系统具有分类检索，查询快捷的优点，管理人员将不同的文档资料分区整理和录入，不同的资料可以编写不同的代码加以区分，但是每一个代码与每一份资料匹配和吻合，这就保证了办公人员在需要查询自己想要的资料时，