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对信息化条件下档案管理工作思考 　　[摘 要]随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，在信息化条件下如何改进档案管理工作是档案工作者面临的新课题。 　　[关键词]信息化；档案管理 　　信息技术几乎已经渗透到了社会活动的所有方面，作为现代社会活动的技术基础，正在逐步改变着社会活动的运行方式。档案作为人类社会活动的产物，必然伴随着社会活动运行方式的转变，在形成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生本质的变化。人们积极应对信息化，不仅要关注档案的载体形式变化，寻找适宜稳妥的管理方法，更为重要的是，要研究档案这一事物整体在信息技术基础上的运动新规律，探索和建立基于信息化的管理新理念、新模式和新方法。 　　一、转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理 　　传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案信息资源的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。 　　二、建立有效的信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案 　　要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，档案管理部门要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。 　　在电子档案使用过程中，首先是应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。其次是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接链接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。 　　三、在档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法 　　由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆（室）建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，档案管理部门都必须做出理性与科学的思考。 　　四、提高档案工作者的专业素质，实现档案管理的科学化 　　首先，档案管理者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中的大量运用，迫使档案工作者要不断学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作者必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。 　　五、提高档案工作者的信息安全素质，实现档案管理的安全化 　　对于信息社会环境中的档案管理工作者，信息安全素质是指在网络环境中管理电子文件的