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浅析国际货运代理业信息系统设计 　　【摘 要】国际货运代理业是国际贸易与国际运输间的桥梁和纽带，它是国际贸易和国际运输发展到较高阶段产生的一种中介服务行业。国际贸易商事交易愈频繁、规模与范围愈扩大，也愈发依赖国际货代这一中介服务行业。在我国，国际货运代理业是一种新兴的产业，“是处于国际贸易和国际运输之间的”“共生产业”或“边缘产业”。本文从国际货运代理的定义和会计系统、信息与沟通、内部监督几个方面来探讨，浅析如何设计国际货代服务信息系统。 　　【关键词】国际货代；会计系统；信息与沟通；内部监督 　　随着国际贸易、运输方式的发展，国际货运代理业已经成为国际贸易中不可缺少的一部分。在欧盟国家和整个欧洲都是由货运代理来完成，货主只有在大批量货物需要常规运输的情况下才直接与承运人打交道，即便如此种情况下，涉及到国际联运以及文书性工作也趋向货运代理来承担。我国国际货运代理服务网络不够健全，几乎没有一家国际货代企业拥有完善的全球业务网络，绝大多数国际货运代理企业缺乏国际业务网络，多数国际货运代理企业没有国内业务网络，即使拥有信息网络也是各自为政，单功能作业。以下将从几个方面来浅析国际货代业的信息设计。 　　一、国际货运代理的定义 　　国际货运代理协会联合会（FIATA）对国际货运代理的定义为：“根据客户的指示，为客户的利益而揽取货物的人，其本人并非承运人。货代业根据这些条件，从事于运输合同有关的活动，如储货、报关、验收、收款。”该定义明确指示出货运代理的作业活动包括储货、报关、验收、收款。 　　我国对外贸易经济合作部（商务部前身）在1995年发布的《中华人民共和国国际货物运输代理业管理规定》第二条将货运代理定义为：“接受进出口货物收货人、发货人的委托，以委托人的名义或者以自己的名义，为委托人办理国际货物运输及相关业务并收取服务报酬的行业。” 　　二、从国际货代作业内容来看信息系统的设计 　　从FIATA的定义来看和对外贸易经济合作部的管理规定来看，国际货运代理是为发货人，收货人代理从事运输合同有关的活动，包括储货、报关、验收、收款作业活动。 　　1.基本功能5个W功能 　　作者认为国际货运代理服务信息系统，必须基本完成WHO， WHERE，WHAT，WHY，WHEN这几个基本的功能要求。 这几个基本功能必须贯穿与整个作业模块活动中，不是用单独的模块单独体现这五个功能。现在目前常规的国际货运代理信息系统是按照国际运输的方式来分类，海运出口，海运进口，空运出口，空运进口。对于这些模块也要体现这个5个W基本功能能够，例如对于海运出口，除了要完成海运提单上显示的基本信息，收发货人，启运港，目的港，品名的需要，同时也要围绕5个W功能，对5个W 进行信息管理集成化，整合信息资源，共享信息资源。 　　2.对5 个W 功能进行信息管理集成化，资源共享管理 　　物流服务管理集成化是指在集成思想的指导下，按照一定的集成模式，将多种物流活动或相关战略要素构成集成化系统的过程。国际货运代理是物流服务的一部分，国际货运代理服务管理集成化的对象为多种从事国际运输合同有关的活动，具体包括储货、报关、验收、收款。多种国际货运代理活动与资源要素集成的目的在于最大限度的服务客户，降低服务对象的运营成本，提高服务对象对集成化平台使用的满意度。 　　例如，对5个W 实施统一界面，统一后台管理，共享集成化服务平台信息资源。将会员单位绑定在信息化平台上，通过给客户企业提供信息化定制服务与增值服务，促进企业业务规模的扩张和信息资源的共享。 　　例如，运用GPS，GIS，EDI，条形码扫描等其他信息手段，实现点点对接，实时对接，对代理货物运输整个过程进行追踪，以便能为顾客提供最省时最便捷最全程的国际货运代理服务。 　　三、从会计系统要求来看信息系统的设计 　　会计作为一个信息系统，对内能提供经营管理者的诸多信息，对外可以向投资者、债权者等提供用于投资等决策的信息。从会计系统控制要求来看信息系统的设计，主要是通过对会计主体所发生的各项能用货币计量的经济业务进行记录、归集、分类、编报等控制。下面将从会计系统的要求来谈信息系统的设计思路： 　　1.记录的权限和记录的内容 　　收入、成本的记录应该由操作部门完成，记录与报价要分开，收入与成本分开。 　　国际货运代理行业部门划分客服部，操作部、单证部、财务部。客服根据国外代理的要求安排好船期，根据公司的报价制度报价完毕后，工作将移交给操作部，操作部根据客服部填写的SOP 流程单进行文本信息和数据信息的录入，收入的录入也由操作部进行工作。记录与报价分开，收入与成本分开，一是为了落实公司的报价制度，防止舞弊贪污发生，二是将工作细化，更专业更有效率地化完成顾客的要求。 　　但是收入、成本的记录必须按照经营项目的