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浅析dropbox网络硬盘在高职管理中应用 　　摘要:本文在阐述文档管理内涵的基础上,介绍了巧借网络硬盘实小范围文档管理的方法,着重介绍了利用dropbox实现专业内文档的文档同步、操作便捷和版本控制,并针对性提出加大高职院校文档管理系统建设的几点建议。 　　关键词:高职;文档管理系统;dropbox网络硬盘 　　 　　文档管理系统DMS(Document Management System),是用于跟踪和存储电子文档和纸质文档图像(纸质文档扫描文件)的计算机系统。这个术语与内容管理系统(Content Management System)有着类似的内涵。对于大型企事业单位或项目化运作的小型企业来说,DMS具有着非同一般的意义。 　　建立良好的文档管理系统,形成高效的文档管理模式,是推进办公自动化的应有之义。文档管理的理念完整提出到现在不过十余年的时间,但是在我国已经得到了一定程度的重视。目前,我国的电力、电信和软件等信息化程度较高的行业,文档管理已初具规模和特色。但是在高等院校特别是高等职业院校,文档管理的理念还没有深入人心,文档管理系统普遍还不够完善。正因为如此,高职院校教职工在教学科研管理以及迎评促建等活动中,经常会有资源浪费、重复劳动、工作盲目等情况出现,极大降低了工作效率,影响了工作成效。因此,为了进一步提高工作效率,我们应该不断加大重视文档管理系统建设的重视程度。 　　 　　 　　一、文档管理的内涵 　　 　　文档管理系统涉及到文档操作的各个方面,概而言之,文档管理系统通常具备以下几个特征(抑或能力): 　　1.文档存储。这是EMS最基本的能力。 　　2.使用应用程序作为管理入口。使用者不直接操作文件库,而是通过基于开放标准的应用程序完成对文件的读取、修改等,完成文档管理任务。(见图1) 　　3.元数据存储。元数据是用于区别文档的基本信息,比如存储时间、存储人ID,等等。 　　4.文档检索与获取。使用元数据的信息作为检索指标,或者直接根据文件所包含词/句进行检索。 　　5.版本控制。文档的所有版本或者一定时期内的所有版本可以保存,以便实现文档的早前版本恢复和早前版本查看。 　　 　　6.协同工作。文档管理系统是一个快捷准确的共享平台,它给多人协同工作提供了可能性。对于简单的文档管理系统,当有授权用户在修改文档时,其他用户的修改权限被堵塞(blocked);一些较为高级的文档管理系统,允许多用户在协同工作会话(collaboration session)中,同时查看和修改同一个文档。也就是说系统可以动态更新所有用户端的文档,使文档的修改可以实时地反映给所有协同工作者。 　　除此之外,文档管理系统往往还具备工作流程管理(设计合理规则,让文档按合理流程在部门、人员间传递)、文档发布、文档安全检查等功能。但是上述六个方面是文档管理系统的基石,也是它设计的初衷。 　　 　　二、利用dtopbox网络硬盘实现小范围文档管理 　　 　　 　　处于高速发展中的高职院校其实更需要文档管理系统的有力支持。随着学校的发展壮大,诸如顶岗实习、实训室管理、科研项目、学生就业等方方面面累积的文档会迅速增加,因此,文档管理系统的搭建起步越早、利用越及时,其价值就越大。当然,文档管理系统的建设与应用,是一个循序渐进的过程。在学校层面的文档管理系统没有完善的情况下,各专业、各项目组可以巧妙利用优质互联网资源(或开发基于局域网的简单管理平台)来达到文档管理等目的。小规模的文档管理系统先行先用,既提高了当下的工作效率,又为将来全校范围内的文档管理系统运行打下了良好基础。 　　笔者参与了所在专业的迎评促建工作,在迎评促建过程中对于文档管理的重要性感受颇深。笔者发现,文档查找与索取、文档版本校对等工作占据了评建工作的绝大部分时间,大大降低了工作效率,影响了教职工的工作积极性。鉴于此,笔者尝试以最小的代价,实现专业范围内文档管理的规范化。现行的网络硬盘很多已经超越了单纯的上传下载,或可为我所用。经过调查,笔者发现很多网络硬盘如dropbox网盘、联想网盘等已经具备了比较齐全的文档管理功能,是搭建专业文档管理系统的理想媒介。联想网络硬盘提供了丰富的文件传输与管理功能,如断点续传、批量下载、文件共享的权限管理等,但其功能组合略显复杂,关键操作较之dropbox网盘也有不便。 　　对于专业范围的文档管理来说,最核心的任务有:文档同步、操作便捷和版本控制,dropbox在这三个方面都有着较为理想的设计。dropbox可以自动更新本地文件夹,使文件夹的同步更新无需人工在web页面上进行,同步状态在文件图标上会予以显示(绿“√”表示文件/文件夹已同步完成;红“×”表示文件同步失败,这可能是由于使用者未关闭已修改和保存的