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对建设工程前期文件收集探讨 　　摘要：建设工程前期文件收集是建设工程档案管理的薄弱环节。本文按照建设工程前期工作的内容，对前期文件进行了归纳与分析，提出了做好前期文件收集工作的建议，对加强建设工程前期文件收集重要性的认识，切实做好相关收集工作具有较强的参考价值。 　　关键词：建设工程；前期文件；档案收集 　　中图分类号：G272.2 　　文献标识码：B 　　文章编号：1008-0422（2014）07-0158-01 　　1 引言 　　建设工程前期文件收集是建设工程档案编制管理的薄弱环节，主要原因一是项目前期头绪繁多，建设工程办事机构还不健全，人员不稳定，没有专人进行文件收集管理，都是各管各的，导致文件在事后难于收齐；二是前期文件的收集范围和标准还不规范统一，也不清楚明晰，资料员开展档案资料的收集和编制工作缺乏依据和指导，存在很大的难度；三是前期文件中有相当一部分是部门之间的审批文件，走的是公文流程，这些文本处于文书档案与城建档案交互的状态，有的就被收进了部门的文书档案之中，在一定程度上割裂了建设工程档案整体性，这种界定上的困难也给收集工作带来很多不利影响。因此，对建设工程前期文件收集工作进行专门探讨，是非常有意义的，也是非常必要的，有利于我们加强这一方面的工作针对和指导性，使建设工程档案编制更规范、更完整，也更有利于今后的利用。 　　2 建设工程前期文件的基本定义 　　从内容上讲，建设工程前期文件是项目开工前各项工作的真实记录，它全面反映了开工前建设工程项目准备的每一个过程、每一个环节，是建设工程档案的重要组成部分。从载体形式上讲，建设工程前期文件既包括纸质的文件材料、图纸、图表，也包括电子资料和声像资料等，例如对建设工程开工前的原貌进行拍摄形成的照片、视频，特别是棚户区改造前进行的整体拍摄等，就是非常重要的前期声像资料，如果将它与建成后的实况一一对比，就直观地反映出城市面貌的变迁。从建设工程项目管理的生命周期来讲，建设工程前期文件又简称工程准备阶段文件，是项目开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标、开工审批等工程准备阶段工作中形成的文件材料。前期文件大多产生在项目准备阶段，那时，组织机构往往不健全，人员不到位，对资料的保管不够重视，忽视前期文件的收集，容易缺失文件或者找不到原件，以致在工程竣工验收时，前期文件残缺不全，难以全面反映工程建设情况，但事后又根本补不上来。从以上分析，我们不难看出，做好建设工程前期文件的收集工作，是工程建设全面展开和规范化管理的前提，也是建设工程档案编制工作整体质量的重要基础。 　　3 建设工程前期文件的类别分析 　　对建设工程前期文件的形成进行解剖，了解和认识它的主要内容，归纳其类别特征，对我们有针对性地做好建设工程前期文件的收集工作是十分重要的。总体上讲，建设工程准备阶段文件一般分为7类，即立项文件；建设用地文件；征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；招投标文件；开工审批文件；工程财务及审计文件；建设、施工、监理机构及负责人等组织机构和组织活动文件。 　　3.1 立项文件 　　立项文件材料包括项目建议书及审批意见、前期工作通知书、可行性研究报告、附件及审批意见、会议纪要、领导讲话、专家建议、环境预测、调查资料及评估材料等。 　　立项文件是建设项目在正式立项前的一系列工作中形成的。从建设项目酝酿时形成的文件材料，到提出项目建议书的编写上报及审批意见，形成项目建议书阶段文件；从可行性研究至形成的可行性研究报告、附件的上报或备案，再到有关领导或行政机关的批示，形成可行性研究阶段文件。在这一过程中，会有大量的论证会议活动，因此会议纪要的收集是非常重要的，很多决策、决议和决定都是在会议上做出的，对工程后续的开展具有指导甚至决定作用。 　　3.2 建设用地、征地、拆迁文件 　　建设用地、征地、拆迁文件材料包括选址申请及选址规划意见通知书、建设用地规划许可证及附件、用地申请报告及建设用地批准书、拆迁安置意见、补偿协议、方案、合同以及划拨建设用地文件、国有土地使用证等。 　　建设用地、征地、拆迁文件是在完成建设用的地征用或划拨过程中形成的。从工程规划开始的选址和批复，提出规划用地申请，到办理建设用地规划许可证及附件，形成建设用地规划审批阶段文件；从提出建设用地申请，完成建设用地征用，办理建设用地批准书、签订拆迁安置协议及批复，划拨土地，办理国有土地使用证，形成建设用地征用、划拨阶段文件。 　　这一部分的资料中，特别要注意做好各种审批图纸的收集，包括建设用地、征地的图纸和拆迁对象的土地和建筑房屋的图纸，在建设过程中会要反反复复地用到这些图纸，特别是出现拆迁纠纷时这些图纸就是解决问题的关键所在。另一方面，这些图纸是热点资料，也要做好保密工作，避免被不必要的人了解情况