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对档案工作规范化标准化浅析 　　 【摘 要】本文通过对档案管理工作规范化、标准化进行了浅析，要求做好以下三方面工作，来实现工程档案的标准化、规范化管理目标：（1）要提高档案管理水平，需要注意解决好公文处理质量；（2）实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节，以有利于档案标准化管理中的分类和检索；（3）提高案卷质量以有利于档案规范化管理。 　　 【关键词】档案管理工作;规范化;标准化;浅析 　　 　　 公路工程竣工文件材料是公路项目建设全过程的真实写照，它反映了工程立项、勘察设计、施工质量和监理过程及实际形成的生产能力和投资效益的全部面貌；是对建设项目进行稽查、审计、监督、验收以及工程投产后的管理、使用、维护、改造的依据；现结合西潼高速公路T-MO5合同段推进规范化、标准化档案管理情况，要求做好以下三方面工作。 　　 1.档案管理工作的规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节 　　在搞好高速公路建设的同时，做好公文处理管理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。在实施过程中，应当加强公文处理的管理，即要求各单位发文要有定稿纸、收文要有公文处理单，并将形成的管理性文件在规定的时间内及时整理归档，确保管理性文件的管理水平。 　　公文的拟制与发放质量是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提：公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。 　　现结合西潼高速公路T-MO5合同段管理性文件整理的一般要求浅谈以下几点： 　　1.1首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。 　　1.1.1公文用纸一般适用纸张定量为60g/?O～80g/?O的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％～90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为7.5～9.5。 　　1.1.2幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定 　　（1）公文用纸幅面尺寸：公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210×297mm，尺寸的允许偏差见GB/T148。 　　（2）公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm;公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm;版心尺寸为156mm×225mm。 　　1.1.3排版规格与印制要求。 　　（1）排版规格。正文用3号仿宋字体，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行28个字。 　　（2）制版要求。版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。 　　（3）印刷要求。双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 　　1.2要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。 　　1.3公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。 　　1.4使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。 　　 2.实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节 　　相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合