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广西中烟零星物品管理与探索 　　摘要：本文分析了零星物品管理的必要性和重要性，针对管理中存在的问题，从信息化方面、财务核算、实物清查等方面进行了探索和实践，通过ERP零星物品系统、NC存货模块、NC报销系统、NC总账的有机结合，实现了零星物品物流、资金流与信息流的一体化管理。 　　关键词：零星物品；规范核算；一体化管理 　　中图分类号：TH692 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2015）004-000-02 　　随着广西中烟发展规模的不断壮大，卷烟生产所需的原材料也逐年上升，而相应为卷烟生产提供配套服务的零星物品的购置需求也在大幅度增加。由于零星物品占公司资产总额比例较小，一直以来在管理上没有引起足够的重视。但零星物品的绝对金额每年投入达到两千万，并且有逐年增加的趋势，因此，如何加强和改进零星物品的核算和管理，是我司资产经营管理的要求，也是基础管理上水平的重要内容之一。 　　一、零星物品的分类及特点 　　1.概念和分类 　　零星物品，顾名思义指的是“金额小，零散购置的物品”。结合广西中烟的实际情况，为便于业务部门对零星物品更好的把控，我们对零星物品定义如下：原则上除固定资产、已在ERP系统管理的“烟叶、辅料、五金备件、广告促销品、卷烟成品、样品烟”之外的其他实物的购置，均属于零星物品范畴，如办公用品、消防器材、食堂用品、烟叶包装材料、保洁用品等。 　　2.特点 　　（1）品种繁多，数量庞大，且规格型号杂。 　　（2）单位价值小，容易损坏，使用的期限不长。 　　（3）采购部门多，存在交叉管理现象，即同样的物品类别对应有不同的管理部门。 　　（4）购买频繁，流动性大。 　　二、零星物品管理存在的问题 　　1.管理上不够重视 　　因零星物品价值低、规格品种繁多、耗用量也大，物品的管理部门和使用部门不一致，目前零星物品没有实行定额管理，消费的随意性大，浪费严重。加上管理部门较多，管理的难度较大，因此一直以来管理部门不愿意花太多的心思进行管理。 　　2.管理技术手段落后，缺乏库存管理，资产账实不符 　　对零星物品的管理仍是手工统计进行管理，从各部门对零星物品的采购需求、汇总上报至管理部门再到物品的领用均是手工统计，各管理部门的工作量大、工作效率低且手工记录易出错，因管理手段落后，存货的相关信息无法传递给各部门，如各部门领用了什么物品，耗用量、耗用金额以及当期结存了多少物品均没有完整的数据统计。 　　3.低值易耗品的定义不清晰 　　公司管理标准中规定：低值易耗品是指单价在2000元以下的但不列入固定资产核算的各种用具物品，不含办公文具类物品；而财务《会计核算办法》中规定：“低值易耗品一般是指单价金额大于500元但小于2000元且不符合固定资产确认条件的用具物品。”由于实务管理和财务核算上定义不一致，导致管理较为混乱，业务报账时往往无所适从。 　　4.零星物品核算较粗放，无法统计各使用部门耗用的金额 　　原来的零星物品核算没有进行明细核算，对于办公用品、低耗等物品采用一次摊销法计入费用科目，而对于即时消耗的物资则直接计入成本费用，存在着核算粗放，无法准确统计出各部门的实际耗用量或耗用金额。 　　三、零星物品管理的可行性探索与实践 　　为了规范零星物品的管理，就零星物品存在的问题，我们采取了针对性的措施，即从信息化方面、财务核算、实物清查等方面进行了探索和实践。 　　1.建立零星物品管理系统对零星物品进行规范管理 　　为了提高工作效率，严格规范零星物品的出入库管理，切实做好痕迹化的管理工作，经过多次调研，运用信息化手段即零星物品系统，以实现零星物品的规范管理，从而实现基础管理上水平。 　　（1）开展调研工作，了解零星物品管理的现状和存在的问题，并让各管理部门提出管理需求。从零星物品的管理部门来看，职责非常清晰，但管理部门较多、物品类别划分较细，尤其是“三大中心”即南宁卷烟厂、柳州卷烟厂和市场营销中心，职责划分更细，是由不同的科室管理不同的零星物品。具体如下： 　　部门名称 管理的物品范围 　　信息中心 公司机关使用的信息设备耗材 　　安全保卫部 安防材料 　　办公室 各办事处办公用品 　　企业管理部 公司机关的6S贯标 　　后勤服务中心 公司机关使用的办公用品等 　　原料供应部 原料用的包装物品 　　南宁卷烟厂 南宁厂使用的所有零星物品 　　柳州卷烟厂 柳州厂使用的所有零星物品 　　市场营销中心 市场营销中心所有零星物品 　　（2）结合我司实际情况，根据“谁管理，谁负责”的原则，我们在零星物品管理系统中共设了18个帐套。各帐套之间相互独立，即各帐套之间的数据录入、结账工作是相互独立的，不受其他帐套的影响。同时，为便于了解公司整体零星物品的库存情况，设立