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工业勘察设计工程电子文件归档管理工作探讨 　　【摘 要】电子档案是企业档案的重要组成部分，随着信息化社会的腾飞发展，电子档案在档案建设中占据的地位越来越重要。在电力行业中，电子档案对于电源建设、电网运行及电力输送中的作用越来越大。为了进一步提高电子档案管理的整体水平，使档案管理工作更加优质、更加有效地服务于我国电力事业的建设发展与生产运行、经营管理，本文结合电力工业勘察设计项目档案管理的具体情况，从档案的宏观管理指导原则到微观管理的操作技术对工程电子档案管理进行全面系统的探讨。 　　【关键词】电子档案管理；整理存档；查询利用 　　1、引言 　　在勘察设计行业，设计生产的主要成果就是设计文件，图纸出图率在有的单位或项目中已高达100%，但验收归档管理还是沿用传统的方法，只对纸质进行验收，电子文件散落在设计人员手中或简单收集在一起，随着时间的推移，电子文件逐渐丢失，各种信息被逐渐忘却，再重复利用查找相当困难。而设计行业设计文件的重复利用率又比较高，所以设计电子文件的归档工作就显得尤为迫切。 　　电力工业勘察设计工程档案是工程建设的历史记录，是工程竣工验收、达标投产考核的重要依据；也是工程建成投产后的管理、运行、维修以及改建、扩建等技术工作的决策和日后工程审计和稽查的重要依据和凭证，同时对其他工程项目建设也起着借鉴与参考作用。工程项目档案产生于工程建设的全过程，包括从工程项目提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行等全过程中形成的，并以文字、图纸、图表、声像不同形式和载体的历史记录。因此，管理和利用好电力工程建设的工程档案，是档案部门的职责。 　　2、工程电子文件的管理原则 　　电子文件作为文件的一种形式，具有文件的基本特征。我国文件档案管理的一般原则对于电子文件的管理同样具有宏观的指导作用。另一方面，电子文件又有许多不同于其他文件类型的特点，在其管理活动中还应遵循以下特有的原则。 　　2.1 全程管理原则 　　根据电子文件的特点和管理要求，必须建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。电子文件的全程管理是一种全面的管理，涉及电子文件的流程、管理规则、管理方法以及质量要求，从而建立一个涵盖电子文件全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系。电子文件的全程管理是一种系统的管理，建立在“大文件”的概念基础之上，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理内容和要求的无缝链接、系统整合和总体效应。注重充分利用管理系统的各种资源，以知识管理的理念，追求系统软硬件资源和信息资源的最大共享和最大效益。 　　2.2 前端控制原则 　　前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看做一个完整的过程。在这个过程中，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。传统文件、档案管理的特征是分阶段、分环节控制，文件管理和档案管理作为两个相对独立的系统分别运行，文件、档案管理的全部目标和要求被分解到不同的阶段、环节和步骤之中。前端控制则是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。 　　2.3 真实性保障原则 　　电子文件的真实性是指文件内容，结构和背景信息经过传输，迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致，真实性是保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础，是电子文件反应历史面貌，构成社会价值，得以作为社会记忆长久保存的前提。 　　2.4 完整性保障原则 　　电子文件的完整性包括两个方面的含义，一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。完整性是电子文件价值的重要保障，残缺不全的文件留给后人的是残缺不全的社会记忆，因此，维护电子文件的完整性是文件、档案工作人员的重要职责。 　　2.5 可读性保障原则 　　电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。电子文件的可读性是其存在和保存价值的基础，如果文件不能顺利读出，文件中的信息便成为“死信息”，再有价值的东西也失去了存在的意义。 　　（下转第34页） 　　（上接第32页） 　　3、工业勘察设计中电子文件的管理 　　3.1 电子文件的收集 　　工业勘察设计中的电子文件，有很大部分是设计的图纸，计算书，方案比选和各种专题报告等，这些电子文件的存储载体容易消磁，因此应定期对档案做AB两套备份，异地