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应用K3软件进行物资采购管理方法 　　物资采购管理是企业对生产经营过程中所需各种物资(包括主要原材料、辅助材料、燃料和机电产品等)的选择购买所进行的计划、组织和控制。其基本任务是：企业依据生产建设和经营活动对物资的需求，按照价廉物美的原则，组织按时、按量、按品种、适质、适价、齐备成套、经济合理、多渠道、少环节地采购各种物资。以保证企业生产经营活动的正常进行。本文所介绍的不是通常我们所采取的企业物资采购管理方法。而是一种新型的管理手段――应用K3软件进行企业物资采购管理。 　　随着我国市场经济的不断发展，企业市场竞争越来越激烈。而提高企业的竞争力，及时准确地为企业采购管理提供快捷准确的信息，以便对市场变化和企业需求做出迅速反应和正确的决策，应用计算机网络技术和利用网络资源整合企业采购管理，便成为企业提升采购管理水平的有效途经与必然选择。 　　 　　一、K3系统管理软件概况。 　　 　　K3系统是对企业物流、资金流、信息流进行一体化管理的管理软件。K3系统包含采购管理系统，采购管理系统是K3系统的重要模块。 　　K3系统是通过国家评定的管理软件，是在windowsNT网络上的应用系统，K3系统包括管理软件和运行所必需的数据库服务器等硬件设备。 　　K3物料基础数据的初始化录入是K3管理软件运行的关键环节，它包括物料代码、计量代码、仓位代码统一编制和即时库存录入以及采购申请单、采购订单、入库验收单、领料单等单据录入工作。 　　 　　二、应用K3软件进行企业物资采购管理的思路 　　 　　1　建立管理制度和开展专业培训。 　　结合实际建立健全K3系统运行管理制度，明确管理流程，落实管理职责。从制度上保证K3系统管理软件的正常运行和采购信息及时传递，以提高K3采购管理系统的运转效率。 　　开展K3运行系统培训。重点是进行系统操作员培训和管理人员培训，确保系统操作员和管理人员掌握和熟悉K3系统管理软件的功能，同时配置专职的计算机管理人员。对网络设施及硬件设备进行专业维护，保证网络畅通。服务器运行正常。 　　2　明确企业内部管理责任。 　　综合管理部门负责物料基础资料设置(含数据初始化和物料新增设置)、物料代码管理、单据编码管理及K3系统物料单据业务流程监控与考核，并根据管理需要对《采购申请单》进行二次审核。 　　供应仓储部门负责组织《采购申请单》、《出库领料单》和《仓库调拨单》的录入和初审工作，同时按仓储管理的要求，定期进行K3系统库存调整和库存盘点工作。 　　物资采购部门负责组织《采购订单》、《外购入库单》、《入库验收单》及《供货商供货信息》的录入和初、复审工作以及新增物资的市场询价与物料代码的拟定工作。 　　财务部门负责组织《外购入库单》、《出库领料单》的二次审核和《采购发票》的录入与审核工作，并负责K3系统进出库核算及库存盈、亏调整工作。 　　3　确定物料代码编制方法和管理程序。 　　(1)物料代码编制方法。物料代码是以简洁数字或符号代表同一品种规格的物资。企业物料代码采用分级式阿拉伯数字编码法，即按物资类别、主要属性、品种项目、规格型号等分级顺序依次进行编码，一般情况下物料代码采用五级分级编码。 　　(2)物料代码管理程序。一是物料代码初始化工作以企业内部编制的《企业价目编码表》为基础进行分类整理和分级编码，编码成果采用计算机Excel电子表格进行记载，并通过K3系统基础资料引入，引出模块进行物料代码初始化工作。 　　二是物料新品种，由物资采购部门在当期《企业价目编码表》的基础上，提出新增代码建议。同时，物资采购部门及时提供拟定代码、物资类别、物资名称、规格型号、计量单位和市场价格等必要项目的物料代码。 　　三是综合管理部门依据当期物资采购部门提出的新增代码要求，进行逐一审核，在审核无误后通过系统设置子系统和物料操作平台进行新增代码的录入。 　　四是对正常月度采购计划的新增物资品种，在代码新增录入生效后由物资采购部门组织采购。 　　五是因工艺变更、技术进步或参数录入失误而产生的淘汰或报废物料代码，由综合管理部门通过K3系统禁用物料管理功能实现物料代码禁用。 　　六是物资采购和供应仓储部门按照“一物一码”的原则组织新增物资品种的采购、仓储和供应。 　　七是综合管理部门是K3系统物料代码管理权限部门，专业部门未经授权不能修改物料代码及其基础参数。 　　4　落实业务单据管理 　　单据编号规则。单据编号一般采用五级码进行设置，每级为两位数。它们依次是：一级码为年号，二级码为月份，三级码为单位，四级码为部门，五级码为单据顺序号。 　　单据管理。单据管理主要是对《采购申请单》、《入库验收单》、《出库领料单》等原始凭证进行管理，同时对单据按其不同的业务内容和权属进行管理。 　　单据