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浅析如何提高科技档案归档质量 　　【摘要】科技档案在企业的生产和技术改造过程中发挥着“桥梁”作用。一个企业在建厂投产的一系列过程中，由于设计、工艺、施工等因素的影响，总是难以达到人们预想的效果，因此，技术改造工作就显得尤为重要。技术改造工作对企业的经济效益有着重大作用，作为技改提供数据资料的科技档案，为技术改造的顺利进行起到关键作用。 　　【关键词】科技档案；收集；利用 　　科技档案质量的高低直接决定了技术改造的质量，进度和成本。科技档案的质量由文件材料的收集、整理、分类、组卷等一系列过程决定。下面以具体实践进行分析。 　　一、文件收集 　　档案收集工作作为归档工作的的基础和关键所在，它直接决定着档案的完整性，看似简单，做起来却困难重重。表象工作的后面有着更深层次的问题，既有理论上的问题也有实践中的问题。 　　（一）档案工作是一项专业性极强的工作。收集档案资料时，档案管理人员首先做得就是对文件进行收集鉴定，这要求档案人员有较强的专业知识和职业素养。而恰恰站在第一关口的把关人员并非科班出身，而来自各个部门，没有经过专业的教育培训。理论上讲应掌握档案专业理论知识和方法，才能胜任此项工作，但现实问题是档案管理人员年龄结构偏大，学历水平相对较低，缺乏高素质档案专业人才；对档案工作必须要从头学起，对档案管理的认识和理解并不深刻，专业能力也不够强，只能够将上交的材料文件按部就班地装订装盒。这种现实状况严重制约着档案管理工作的提升。 　　（二）档案工作人员岗位流动性大和对工作的懈怠。档案人员的经济收入和社会地位较低，而近年来改造工程不断，加之先前的遗留问题导致科技档案的工作强度很大，直接影响对工作的积极性和主动性，从而不利于对档案工作的推进。突出表现在收集的图纸，复印件等文件字迹模糊不清；应该归档的文件不全，交来什么归什么的现象。 　　（三）移交管理制度不健全。曾有某位领导找图纸急用，却找不到文件在哪里，而该领导印象十分深刻：当时是亲自派人来移交的资料，可是费劲周折却没有找到。作为档案管理人员这是典型的失职。目前虽有移交资料清册，办理移交手续，但这种做法大多成了一种形式和流程，并没有真正发挥其功能。 　　二、档案的整理、分类和归档 　　对收集的文件资料应该逐件整理，剔除重份及无归档价值的文件，补充缺页，保证每卷内容的完整性。按照技术文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，按照《DTL241-2012 火电建设项目文件收集及归档管理规范》《DAT28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和《GBT11822-2008 科技技术档案案卷构成的一般要求》等相关标准进行归档。例如施工单位按照单位工程组卷的卷册中应在综合管理文件部分编制本单位工程中使用的原材料出厂试验报告及质量证明材料登记表，在表的备注栏中应填入与登记文件相对应原件的所在卷册档号，以便于原材料质量的追溯。设备与原材料证明，计量器具文件，立卷单位应按《电力建设施工质量验收及评价规程》（DL/T5210）系列标准规定等级表。 　　还有建筑材料出厂质量证明文件会出现非原件归档的情况。建筑原材料（钢筋、水泥等）出厂质量证明文件是原材料质量的重要凭证，是工程创优质量检查的重点。施工单位一般是从供货商或代理商处采购原材料，而供货商在购入同一批次货物时，厂家提供的出厂质量证明文件原件只有一份，在销售过程中提供给项目物资部门的原材料质量证明文件只能是复印件。所以为了保证原件的可追溯性，应要求供货商在出厂质量证明文件上盖章确认，物资部门在进货入库时应加盖验货章或入库章，并应与物资台账相对应。 　　三、数字化档案管理 　　科技档案作为企业重要的生产力，科技档案归档的质量直接关系到档案的价值。而便于查找利用，提供服务是档案价值最基本的体现。 　　数字化档案管理真正实现足不出户就可以使生产技术人员查阅图纸，核实参数，使查阅资料变得简单高效。其次避免了反复印刷资料而造成的纸张和人工浪费，将纸质档案转化为数字化电子档案后，档案的使用更加安全，尤其是对有历史价值的档案，数字化处理无疑是对其进行更好地保护。另外，通过数字化处理后防止了部分档案篡改的行为。 　　目前我们实行三种查阅模式：1.阅览室最原始的索引目录查档。2.档案人员利用紫光软件查档。3.将紫光与OA办公系统的集成接口连接，实现数字化OA办公系统查档。 　　四、资料收集问题的解决对策 　　（一）完善资料收集制度，严格执行移交手续，实行档案“三审”即初审、复审、终审。初审：由工程、设备的专责人员将其管辖范围内的文件资料进行初步审核，整理、确认资料文件要整洁，无破损，字迹清晰，尤其是承包商资质证书等复印文件。为强化专责人员的归档意识，可将收集材料是否齐全、有效作为一项评分标准或将初审责任制纳入设备