浅析计算机信息技术在高校系资料室管理中应用.docVIP

浅析计算机信息技术在高校系资料室管理中应用 　　摘要：本文阐述了计算机信息技术对高校系资料室工作引起的变革，并对系资料员为适应信息时代要求应具备的素质能力和提高资料员素质能力的途径进行探讨。 　　关键词：信息技术　资料室　管理 　　 　　高校系资料室是为教学单位教育、教学、科研提供资料的基地，是高校教学单位必不可少的专业资料室，对教学单位的教学质量、科研成果起到重要作用。如果能够将计算机信息技术应用到资料室的管理中，必将产生很好的效果。根据当前普通高校系资料室的现状，改变资料室的管理理念、不断提高管理的水平是十分重要的。 　　 　　一、计算机管理系资料室的现状 　　 　　自上世纪九十年代dBASEⅢ传入我国以来，已经有很多院校把计算机引入到了资料室的管理中，可以利用的软件也越来越多，有些学校采用了专门的图书管管理软件，有些则利用VF、ACCESS等自编软件，还有些已经采用了局域网。但是目前由于存在各方面的原因，使得计算机的应用受到了限制。 　　 　　二、目前管理模式存在的问题 　　 　　一般情况而言，高校系级资料室在图书的采编、流通和管理方面上多采用手工操作方式，加之管理人员不固定且多为兼职，资料室管理工作不连续、不规范，造成了图书典藏卡残缺不全、图书分类排架不规范等诸多问题。系资料室里从书刊的财产登记到文献资料卡片的制卡、排片、插片等典藏和流通过程都是手工操作，而管理员开展以上工作时，往往出现不规范、简单化的现象。这些问题给读者借阅资料带来极大的不便操作速度缓慢。在很大程度上影响了情报资料的发展和情报眼务工作的质量。因此，运用计算机管理资料室已势在必行。 　　 　　三、资料室计算机管理的主要功能 　　 　　1、采购管理系统：根据单位的发展规划以及图书资料的采购计划，建立年度图书资料的购置计划和预算方案；通过订购、国际国内交换和接受赠送等方式收集不同种类的图书文献资料，并登记在案：对订单进行注销与催促，收到的图书资料进行验收登记；并对采购图书资料进行资金账目管理。 　　 　　2、分编管理系统：利用计算机技术对图书资料书目数据进行处理。图书资料管理系统是以图书资料目录为基础研制开发的，是采购、流通、查询检索等一系列图书资料工作自动化的基础，是图书资料自动化管理工作的核心部分。分编类管理系统按照功能可划分为三个部分：一是分类使用人员使用的功能模块。它的主要功能是：根据图书资料的条码号、ISBN号、文献名、文献名拼音、丛书名、作者、作者拼音、主题词等途径检索。也可以按上述途径的布尔逻辑检索。二是编目人员使用的功能模块。它的主要功能是：接受手工编目，也可按照分类检索模式转换，CD-ROM数据到编目库自动生成：还应有打印新书通报、藏书目录、书本式目录等等。三是典藏人员使用的模块。它的主要功能是：增添、修改典藏信息；打印登记、编日数据传到流通书目库等等。 　　 　　3、流通管理系统：它处于读者文献借阅的第一线，运行情况直接反映出资料室建设情况。其功能有二：首先是可供用户查询，查询图书资料的文献名、作者、出版社、主题词、分类号、出版年代、流通情况和读者本人的借阅情况等。其二实现业务管理：主要功能有文献出纳、查找咨询、系统统计分析、借阅和归还登记等。除满足以上功能外，还应该具有高速可靠性和资源共享性。 　　 　　4、期刊管理系统：期刊管理更为复杂，它要能适应期刊出版周期的变化、刊名的变更、增刊及期刊索引的变更所引起的不规律性。所以期刊管理系统除了要包括和图书资料管理系统基本相同的功能外，还要增加对期刊的新订、续订、停订的查询处理功能。 　　 　　四、资料室计算机管理目标是： 　　 　　1、图书资料信息共享。资料室使用计算机管理，科研人员可直接通过计算机网络，在办公室或家中检索到需要的文献。 　　　2、信息服务更便捷。资料室使用计算机管理，使用者在查找图书信息时，只要输入相关检索条件，即可得到丰富的信息资料。 　　 　　3、资料室的工作融调研、检索和服务为一体。系资料室可依靠本系学科特点，通过浏览网上资源，及时了解学科发展特点，瞄准学术发展前沿并及时收集科技信息，了解热点与难点问题，掌握信息动态，对本部门的科研选题进行动态跟踪。 　　 　　五、资料室计算机管理实施的几个步骤： 　　 　　资料室计算机网络化管理是一项艰巨的、长期的工作，划分为硬件建设、软件设计、图书资料检索信息的数字化、图书资料的分编录入、使用维护等几个方面。 　　 　　1、硬件建设。图书资料的计算机管理的基础是建设一个先进的、实用的网络化系统。它包括室内局域网系统，并包括Internet的接入，在室内局域网中应有用于管理图书资料的管理用机及供师生查阅资料的学习用机，在室内局域网络的基础设施上搭建一个的数据库