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档案管理现代计算机技术应用 　　加快档案管理现代化建设,实现档案工作各个环节的计算机化,是实现档案工作现代化,提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。在实现档案管理现代化的过程中,计算机技术的应用有着巨大而深远的意义,采用以计算机为中心的现代技术进行档案管理,是档案管理现代化的重要内容和主要标志之一。 　　一、档案计算机管理前处理技术 　　档案计算机管理前处理技术是档案计算机管理工作的一项十分重要的基础工作,它是通过对档案进行分析、加工、组织、提炼,将档案信息转化成计算机能够识别的数据,输入到档案管理计算机系统中。这个过程,从计算机管理系统的角度来讲,就称为档案数据的准备工作;从档案工作的角度来讲,就是档案的著录标引。因此通常情况下,档案计算机管理的前处理技术就是指档案的著录标引。 　　档案著录标引是档案计算机管理工作的第一步,只有经过著录标引,才能使档案信息存储到计算机管理系统中去,并进行各种处理。档案著录标引的质量与档案计算机管理系统密切相关,在档案计算机管理系统中占重要的地位。正因为档案的著录标引在档案计算机管理工作中占有重要的地位,所以在开展档案计算机管理工作时,要投入很大的人力,花费很长的时间,进行档案著录标引的研究和实践,为计算机准备充分、准确的档案数据,给档案计算机管理系统打下很好的基础,充分发挥计算机管理系统的预期效益。 　　二、档案管理微型计算机技术应用 　　档案管理微机技术是包括收集、存贮、加工、传递、输出档案信息各环节在内的计算机应用系统。档案管理微型计算机技术的内容主要包括数据库的建立和应用软件开发两方面的技术。 　　1、档案数据库的建立 　　档案数据库的建立就是依据确定的档案数据库信息源,收集建立数据库的原始材料,根据档案应用软件的开发目标和要求,做好相关的著录准备工作,设计科学合理的档案数据记录格式,把已经著录的相关档案数据录入计算机数据库,并建立档案数据库性能评指标的全过程。档案数据库按其包含的信息可分为目录型、事实型和全文型档案数据库等三种类型。 　　2、档案管理计算机应用软件的开发 　　对档案管理计算机应用软件的开发,离开实际需要和客观条件,就脱离了实际。系统分析的指导思想,一是要积极进取,开拓创新,争取条件采用先进技术;二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性,统筹兼顾,全面安排,调动各方面的积极性;三是要从现实出发,循序渐进。确定档案管理软件应达到的各种指标和功能,最后选出最佳实施方案,形成应用软件的系统说明书。四是将系统说明书的要求转化成一个具体的系统设计方案。五是根据系统设计方案,为每一个模块用选定的计算机程序设计语言编写计算机源程序及进行程序测试的过程。六是进行系统维护。 　　对档案信息和档案实体实行辅助管理的档案管理软件具备的基本功能:一、档案数据库的建立,按设计要求,具备对各类档案目录或原文件信息进行输入、存贮、修改、删除等功能。二、档案自动化整理、编目。根据基本要求,具备对有关数据类目设计、数据统计等基本功能,或能根据用户要求增设项目及分类号的自动标引功能。三、档案检索查询。根据查询要求设置责任者、形成时间、档号等多条件或模糊条件查询。四、辅助实体管理。具备对档案接收、移交时间、鉴定、密级变更等进行相应管理的功能。 　　三、档案管理计算机局域网络技术应用 　　目前,对我国档案管理自动化工程影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高,网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。计算机局域网络管理系统的开发是一项复杂的系统工程,技术要求高,涉及业务广,资金投入大。档案部门要根据档案管理的要求和本单位档案工作的实际需要,提出档案数据库建立的种类、数量、应用范围等,确定系统中档案模块的具体功能、规模等。在系统的开发阶段反复与技术人员交流、研究,共同制定需求说明书,使系统的开发既能满足档案管理日常工作的需要,又能充分实现档案信息资源的共亨,满足利用者的需要。 　　数据库是档案管理网络建设的重要组成部分,是网络的信息资源。要加强网络建设,必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据,集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短,充分利用馆藏档案信息资源的优势,建立有自己特色的数据库,改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造,增加数据库容量,提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作,保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。 　　四、档案管理因特网网络技术应用 　　因特网是通过网络间彼此的合作、共同遵守的网络协议来运作,连接着几十万个