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档案在政务管理中地位和作用 　　一、档案的内涵 　　在档案学界，对档案定义较早且影响较大的当属荷兰档案学三巨头，即穆勒（S.Muller）、斐斯（J. A.Feith）和福罗英（R.Fruin）。他们在荷兰档案家学会的监督下，合编了《档案管理与编目手册》。在此书中，他们将档案定义为：“由行政主体或其官员正式制作产生或收到的书面文件、图像以及印刷品的总体。这些文书被官方或官员置于特定场所予以保存。” 　　美国学者谢伦伯格（T.R.Schellenberg）将档案定义为“公立或私立机构的记录文书。这些文书，从参考和研究的目的的角度来看，值得永久性保存。它们被置于或经过选择后被置于某个档案机构。”美国档案家协会在制定档案描述规范是时指出：“传统意义上说，档案材料指那些被某些人或组织，在其执行事务的过程中有组织地制作、收集和应用的材料。这些材料同时具有永久保存的价值。” 　　《中华人民共和国档案法》（1987通过，1996修订）规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。” 　　二、档案的基本特征与要素 　　根据上述专家的理解和定义，我们基本可以勾勒出档案的若干基本要素。 　　首先，目的性。档案文件的收集与保存具有一定的目的性。某个机构为了完成自己的政治的、司法的、文化的、商业的义务所收集与制作的文献。其目的性十分明确。档案的制作与收集是一种主观故意的行为，而非无意的痕迹。 　　其次，价值性。所有的档案文书的制作与收集均具有一定的使用价值。这些价值，或者立竿见影，或者是潜在的。比如作为证据，它可以证实过去的事实。这便是当下实用的价值。古代档案主要为自己或本机构服务。现代档案学家则认为档案不仅为自己服务，而且为社会、为他人服务。这种属性，我国学者称之为“社会性”。价值有多种形式或形态，如道德价值、经济价值、政治价值或社会价值等。档案的价值侧重于社会、政治等价值。 　　目的性和价值性均在我国的《档案法》中得到了强调。 　　第三，客观性。档案来源于文件，并因其具有重要性而被整理与收藏。“文件和档案的内容，受到客观事实的比较直接的制约和比较严格的限制，往往比较接近客观事实。在一定范围内，档案史料的主观随意性是比较少的。因为文件一旦发出，有关方面便会根据文件行动。……即使以旧政权档案而言，作为历史活动的一种工具，出于维护统治阶级国家机器正常运转的需要，旧政权的公文和书信往往也不得不说一些真话，反映一些真实情况。”档案文献具有一定的客观性。虽然说人们在制作档案时，会考虑到档案的价值。但是这种价值衡量主要基于普遍的社会价值而言，较少根据于相对的善恶道德价值。人们会因为其客观价值的重要性而制作为档案。至于档案内容是否包含着某些相对的道德或不道德的内容，并不关切。比如国际之间的某些协议，从道德的角度来说，可能不怎么光彩，但是从社会与政治的角度来说，却又非常重要，对于这些文件，我们还是要收藏为档案。 　　第四，固定的馆藏地，比如档案馆、档案室等。必须得到专业机构和专业队伍的专业保存。我国的《档案法》对此也有明确的规定和要求。 　　第五，原始记录性。档案是人们在社会活动中直接形成的原始性信息记录，对以往社会活动具有直接的原始记录作用。所以，学界一般认为：“原始记录性”是档案的本质特性之一，是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质规定性所在。这种原始记录性，具体为两个属性，一是明确的记录或记载。所谓记录文书（records），即“由公立或私人机构在完成其司法义务或与其相应的事务的履行过程中产生或收到的所有的书籍、文稿、地图、图片或其他文件材料，不论其形体或特点。它们被相关机构或其合法继承者予以保存，作为其功能、政策、决策、行动及其其它活动的证据，亦或因为其包含着某些具有信息价值的数据。”档案源于文件。“档案是由文件而来……从一般意义的文件和档案定义看，没有文字的文件、档案是不能成立的。”记录文书也体现了价值性特征。记录确保了内容材料的确定性和真实性。故有学者将“确定性”视为档案的特征之一。原始记录性的第二个属性是尚未公开出版或发表。一旦公开出版了，便成了出版物，不再归为档案了。 　　三、档案的价值形态 　　档案价值形态是指档案价值的具体表现形式。从不同的角度剖析和划分，档案价值具有不同的表现形式。 　　（一）凭证价值和情报价值。根据档案价值实现领域和效果的不同，可分为凭证价值和情报价值。档案是历史的真凭实据，它的这种可资为凭的特性构成了档案的基本价值之一―凭证价值；档案是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠的、广泛的、可资参考的特点，构成了档案的又一基本价值―情报价值。