档案馆馆藏资料科学管理.docVIP

档案馆馆藏资料科学管理 　　一#65380;馆藏资料存在的问题 　　 　　(一)资料收藏的“图书馆”化 　　(1)资料内容的“图书馆化”#65377;各档案馆收藏的资料中有很大一部分是相同的#65377;以建国后的资料来说,资料内容均涵盖了哲学#65380;政治#65380;经济#65380;军事等领域,而具体涉及档案馆所属区域的资料却不多#65377;(2)资料数量的“图书馆化”#65377;不少国家级和省级档案馆保存的资料在10万册以上,地#65380;县级档案馆也在数千至数万册#65377;由于在保存数量上没有较为统一的规定,有一些档案馆保存的图书资料,在套数上甚至可以和图书馆相媲美,如一份图纸保存15份,同一版图书保存5套#65377; 　　 　　(二)资料分类的多样化 　　各级档案馆在资料的分类方面各行其是,有的参照《中国图书分类法》或《中国文献资料分类法》;有的参照《中国档案分类法》;有的自编分类方案,等等#65377; 　　分类方法的多样化,再加上参加整理人员的业务水平及工作经验存在差异,引起分类标准的多样化#65377;有的分类不合理,相互交叉;有的类目分得过细,导致了相同的资料在不同的档案馆中,属于不同的类目;有的同一档案馆内,分类标准层次不一致#65380;归类不合理不准确,导致一些资料既可归入A类,也可归入B类,即使同一个人在不同的时间段整理资料,也有可能把同类的资料归入不同的类目#65377; 　　 　　(三)资料管理的“档案化” 　　1#65380;在日常的库房管理中,资料享受着与档案一样的待遇,适宜的温湿度#65380;消毒杀菌等#65377; 　　2#65380;存而不鉴,鉴而不汰#65377;据调研,我国各级档案馆馆藏资料的鉴定#65380;淘汰工作目前处于半开展未开展状态#65377;资料一进入档案馆,如同进入“保险箱”般安全#65377;有的档案馆虽然做过部分资料的查重工作,不过重复的资料并没有被淘汰出馆,而是经过转化为工具书或用其他方法软处理,仍留存在档案馆#65377;知识老化#65380;观点陈旧#65380;重复#65380;利用价值不大的现象在各级档案馆普遍存在#65377; 　　3#65380;利用手续比档案更繁琐#65377;利用者(特别是个人)利用馆藏资料时,先查目录,再开借阅单,由资料管理员从库内调出资料提供给利用者,有些档案馆还需经过主管领导的同意(批准)方可#65377; 　　 　　(四)资料利用的低率化#65380;内部化 　　从2004年度北京市档案馆和18个区县档案馆资料利用情况的统计结果来看,市档案馆资料的利用率约为3%,区档案馆约为2%,县档案馆约为5%(数据来源为北京市档案局编制的2004年度北京市档案事业统计年报综合摘要)#65377;而且,各档案馆被利用过的资料也仅限于档案业务类#65380;时事类期刊#65380;报刊#65380;工具书#65380;地名志#65380;区志等,利用者也大多是本局(馆)工作人员,主要用于撰写论文#65380;举办展览#65380;编写资料,社会人士#65380;政府各职能部门工作人员来馆利用资料者寥寥无几#65377; 　　 　　(五)资料发展不平衡 　　从整体上讲,综合档案馆保存的资料量都很大,县级档案馆的馆藏资料量尤为巨大#65377;而具体到各个档案馆,馆藏资料的发展并不一样,保存资料的情况也很不平衡#65377;例如,省级档案馆的馆藏资料保存量多的达10万册以上,低的为3万册,高者为低者的3倍多;县级档案保存资料量多的达2万多册,低的为两千册,高者为低者的近10倍#65377; 　　 　　二#65380;健全制度合理利用 　　 　　(一)构建区域特色馆藏 　　1#65380;树立开放和合作意识,与图情部门和谐发展 　　档案馆要在信息竞争中求得可持续发展,必须与时俱进,树立开放的意识,大力提倡合作#65380;协作#65380;开放精神,倡导档案馆与图书馆#65380;博物馆#65380;情报部门的交流与合作#65377;档案馆在收集馆藏资料时,要立足自身的职能――保存“社会记忆”,明确收藏对象,与图情部门和谐发展#65377; 　　2#65380;馆际之间,突出各自区域特色 　　档案利用实例充分显示,相对于时政要闻,公民更倾向于关注与自身及所处环境有关的集体记忆#65377;我国每一个区域都有自己的人文#65380;地理#65380;经济产品#65380;典籍掌故#65380;名胜古迹#65380;民族#65380;宗教特色以及风土人情,因此,档案馆在收集馆藏资料时,要根据其服务对象和职能,做好馆际之间的分工,关注“地方资料”,使人一看就知是此一区而非彼一