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民办高校院系办公室工作面临挑战和对策 　　摘　要：民办高校院系办公室工作具有服务功能、执行功能、秘书功能和督导功能。在民办高校日益蓬勃发展壮大的新形势下，院系办公室工作面临一系列的挑战。因此，改进民办高校院系办公室工作，需要提高认识，健全制度，更新观念，准确定位，强化服务意识，使院系办公室工作由事务性向政务性转变，由被动服务向主动参与转变，由传统办公方式向现代办公方式转变。 　　关键词：民办高校；院系办公室工作；功能；服务 　　中图分类号：G472?2 文献标识码：A 文章编号：（2008）05－0062－03 　　 　　高校院系办公室是协助院系领导办理专门事务、辅助和协助处理日常工作的部门。顾名思义，民办高校院系办公室管理，就是指民办高校二级单位的院系办公室协助院系领导班子处理教学、科研、日常事务，协调上、下级关系等事务的决策、执行、控制、反馈的活动过程。民办高校在人员配置上按需设岗，强调人员精干高效、一专多能，这对办公室工作人员的综合工作能力提出了更高要求。民办高校建立科学、规范、高效的院系办公室工作机制，对其开展各项工作具有重要的现实意义。 　　 　　一、民办高校院系办公室工作的 　　 　　功能和作用 1．服务功能和“管家”作用。民办高校院系办公室是按照“小机关，大服务”的原则设置的，它涉及院系工作的方方面面，要参与的有文书工作、会务工作、调查研究工作、活动组织工作、机要保密工作、档案管理、办公资产管理、外事接待工作等。民办高校提出“以人为本”的管理理念，强调服务育人和教书育人同样重要。服务是院系办公室工作的主线，通过服务辅助领导工作，维护领导形象；通过服务深入基层，增强集体的凝聚力；通过服务便利学生，增强学生对学校的归属感。 　　2．执行功能和“桥梁”作用。在民办高校日常工作中，院系领导工作的各项决策主要是经过办公室传达和布置的。例如，校级重要发文和通知精神到达院系后，由院系分管领导批阅后一般由办公室传达执行，在规定的时间从院系分管领导―――办公室―――相关人员―――院系分管领导（或办公室―――院系分管领导）。院系办公室需将各方面信息、建议，真实、准确地反馈给上级领导和职能部门，以便及时解决教学、管理过程中随时出现的各种矛盾问题，这样就形成了以院系办公室为“桥梁”的闭环反馈系统，在执行反馈过程中要强调时效性。 　　3．秘书功能和“窗口”作用。院系办公室是院系领导联系上下，协调左右，指挥全局，推动整个院系正常运转的“枢纽”，也是联络上下左右，沟通四面八方的“窗口”，体现了民办高校在内部管理机制上的特点。民办高校院系从无到有，从小到大发展过来，院系的工作千头万绪，院系领导不可能事必躬亲，办公室就是院系领导的秘书班子，协助领导开展各项工作。为院系领导的科学决策提供各方面的参考信息，成为领导不可缺少的秘书助手。 　　 4．督导功能和“检查”作用。民办高校机制灵活的特点要求学校安排到院系的工作能够快捷高效完成。办公室除担负这种上传下达的任务外，还担负着对领导决策进行督促检查和全面准确地掌握贯彻实施情况的职责。一是有利于把握各工作的进度和完成情况，同时能够及时将工作进行的状态反馈给领导；二是各部门在完成工作中，可随时给予指导，减少或杜绝工作可能出现的失误。三是能够清楚地动态掌握各部门的工作绩效和工作能力，年终给予各部门公平公正的绩效考核。 　　 　　二、民办高校院系办公室面临的挑战 　　 　　1．院系办公室人员面对需不断提高能力素质的挑战。民办高校院系办公室根据院系规模一般配置1―3人，规模较小的院系设立秘书，代表院系办公室开展各项工作。人员精简，但办公室承担的工作却比较繁杂，平时参加培训和学习的机会较少，容易造成人员思想素质、业务水平、工作态度以及对民办高校教育、教学、管理规律的认识与实际需要的距离。因为这些差距，导致业务能力不能满足工作的要求；服务意识淡化，造成集体凝聚力不够。特别是在对学生的服务上，有些院系办公室服务意识淡薄，官僚作风浓厚，在学生面前高高在上，本该给学生提供的服务却成了制约学生的权力。本该办的事情推诿着办，当时能办的事情拖延着办，部门之间协调着办理的事情，干脆不给学生办，引起学生对学校的某些工作产生误解和抵触情绪。 　　2．院系办公室面对完善工作职能的挑战。民办高校院系办公室管理机制尚处在探索、完善阶段。在管理过程中，由于管理职能不清，出现了职责交叉、职责空缺、工作互相推诿的现象等管理过程中遇到的新问题，不能明确是不是其职责所在，到底是办公室管理业务的延伸和拓展，还是不在其管理权限内。这往往造成部门间甚至院系间工作的断层。 　　3．院系办公室面对创新管理方面的挑战。民办高校较为灵活的管理体制有别于公办高校，院系办公室在管理过程中常遇到新的值得探讨的问题，而解决这些问题也许