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浅议档案信息化管理实现条件 　　【摘要】档案信息化管理是时代的要求，相对于传统的档案管理模式来说有着不可比拟的优势，但也应该认识到，档案信息化管理的实现不是一蹴而就的，应重视档案信息化管理实现的条件，本文主要从人才和技术两个方面对此进行分析。 　　【关键词】档案 信息化管理 实现条件 　　 　　企业档案管理工作的最终目的，是最大限度地开发利用档案信息资源，为企业生产、经营活动提供有效服务，充分利用档案的价值，创造企业效益。伴随着计算机的普及，办公自动化已成为新型的办公模式。人事档案工作也应摆脱旧有模式，变被动接收档案资料为开发档案的潜在价值，主动提供服务。 　　企业通过将个人的档案资料输入计算机，可以形成数据化的档案资料，并在企业内部局域网上建立平台，形成资源共享。企业只有积极开发利用档案信息资源并与市场流通有机地结合起来，才可能做出正确决策，才能有效地搞好综合服务。 　　 　　一、档案信息化管理的含义及特点 　　 　　所谓档案信息化管理是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行收集、管理和提供利用服务。 　　档案信息化管理模式相对传统模式来说，可以提高档案资源利用率，方便档案信息的利用，而且可以缩短二次文献信息加工时间，从而提高档案信息的时效性，可以实现快速检索及保证检索的精确性。信息化管理还可以拓展档案工作的服务领域，节约资源，提高工作效率。 　　 　　二、实现档案信息化管理的条件 　　 　　档案信息化管理的实现也需要一定的条件。我们必须正视现实中的不成熟的地方并加以完善，提出相应的对策加以解决，才能充分发挥档案信息化管理的功能，为社会经济建设服务。 　　1.档案管理人员的技能需要提升 　　档案事业是社会主义事业的重要组成部分，在档案管理的诸多构成因素中，档案管理人才是其中最重要、最活跃的决定性因素。具有一支高素质的档案专业人才队伍，是做好信息时代档案工作的重要前提。 　　信息时代，档案管理人才应提高的技能主要有以下几个方面： 　　（1）获取网络信息的技能。网络信息在现代化档案管理工作中的作用非常重要，这里必须指出的是，档案管理人员是否具备及时获取、及时更新网络信息的能力是实现档案管理网络化的必然要求。档案管理人员应该具备广博的学识以及多学科多领域先进技术信息的敏感性。 　　（2）处理各方面信息的技能。这要求档案管理人员在档案管理上能科学地归纳、分类、鉴别、筛选、分析相关的档案信息，这就要比普通意义上收集现代档案信息要求更高。如何分析、处理，如何将档案信息处理为客户所需的内容，都要求管理人员有较高的处理各方面信息的能力。 　　（3）生成数字信息的技能。要求档案管理人员有能力运用现代化的工具处理数据。对档案管理人员的管理而言，体现为起码能比较快捷的输入、存储数字信息。这里，我们提出的“档案资料”是广义的“档案资料”，档案管理人员要有生成系统的数字信息的能力，这一能力要求我们用敏锐的眼光去选择和管理档案。数据时代要求我们突破提供“原件”的档案管理模式，在复杂的社会中能生成数字信息的能力，才能使档案管理工作适应信息化社会的有力保证。 　　（4）工作中开展信息协作和鉴别现代信息的技能。21世纪是互联网通讯的世纪，在这样的信息时代，我们的档案管理工作将要面临资源互享的局面，没有信息协调，我们的档案建设就是不科学的。现在，客户对档案资料的需求却越来越大。我国现有档案管理通过互联网的建设是能够实现资源共享，弥补档案建设与管理中的不足。而就档案管理人员而言，必须具有在工作中开展信息协作的工作能力。同时，如何能从门类众多、数量繁杂的信息海洋中提取有用的东西，要求档案管理人员就必须具备鉴别现代信息的能力，使所收集到的多种档案信息，经过鉴别后有效地归档与利用，否则，再多的档案信息也没有利用的价值。 　　档案部门应通过举办各类培训班来不断提高档案人员的素质，以满足档案管理数字化建设的需要。档案管理数字化建设过程中必须考虑培养的有以下几类人员：一是系统开发与维护人员；二是数字化加工与管理人员；三是标准化建设人员；四是数据库运行管理人员等。 　　2.技术和观念需要创新 　　档案管理数字化建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的。档案工作数字化管理系统是一个可以涵盖档案部门业务管理各个环节和档案信息开发利用工作等方面的大型的系统工程。在企业网络技术平台环境下，可以采集和接收在网络系统中传输、运转、处理完毕的电子文件数据；可以对各类电子档案实行系统化管理，如自动分类、排序、编目、检索、数据统计、计算机辅助立卷、档案自动标引、档案部门办公自动化等。 　　（1）建立标准化的规范体系。标准化的规范体系应以标准化管理为主，制度管理为辅。在档案管理数