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浅谈高校数字化档案建立与应用 　　【摘 要】随着科技的迅猛发展，纸质档案向数字化档案的转变已成为档案管理发展的必然趋势。高校档案作为档案管理重要的一部分，应与时俱进，把握方向，稳步转变。本文就高校纸质档案数字化的可行性及重要性、如何进行以及应注意的几个问题进行了论述。 　　【关键词】档案；电子档案；数字化档案；高校档案管理 　　学校档案是学校在各项工作中直接形成的归档保存的各类文件材料，是随着学校的建立而产生、随着学校的发展而逐渐积累起来的。高校的档案管理是高校一项重要的基础性工作，它对于推动高校教育改革、提高教学质量、开展科学研究、记录学校历史等都具有非常重要的作用。2008年8月20日由中华人民共和国教育部颁布的第27号令，重新制定了《高等学校档案管理办法》，并于2008年9月1日施行。这就要求高校档案管理应顺应时代作出调整与改革。 　　1.高校档案管理中纸质档案向数字化档案转变的重要性及可行性 　　1.1高校档案生成的电子化趋势 　　伴随着电子化、网络化时代的发展，作为来源于社会、服务于社会的档案管理事业应该也必须与时代接轨，逐步步入电子化管理的行列。在高校中，生成的档案文件已经不再是单纯的纸质文件，而是由计算机直接生成的电子文件，再将文件转化成纸质材料，加以利用后归档。这就为高校档案管理信息化提供了极大的可行性。 　　1.2库存档案数字化的重要性 　　纸质档案的永久保存，对保存方法及保存环境有很大的要求。然而，由于高校档案管理不受重视以及保存方法的限制，大量的纸质档案出现劣化，甚至无法提供调阅利用。因此，采用数字方法保存这类档案才能实现高校档案的应用服务的永续性。才能将高校发展中存档的珍贵的具有重要利用价值的以及有特色的档案永远的留存下来。 　　1.3电子目录在档案查借阅中的应用价值 　　传统人工方式的档案查调阅，工作量大、用时长，很难提高档案工作的查阅效率。尤其对于综合档案室来说，其项目繁多，档案种类目录更是多达十几大类三十多小类，工作人员在查阅档案时往往需要翻阅大量目录。此外，由于一些前来查阅人员有时记忆不清具体的年代或班级等信息，档案管理人员则需要更进一步扩大查阅范围，无形中又增加了工作量。 建立电子档案目录能使档案的查借阅工作充分发挥效能，工作人员可以通过设定检索的关键词或年代或学号或文件号来快速检索处档案所存放的具体案卷号与位置。另外，这样高效率的检索也能解脱部分工作人员，使其在档案的其他工作中发挥效力。 　　2.高校数字化档案的建立 　　2.1现存档案的数字化建设及新形成档案的数字化收集 　　高校档案馆内现存档案的数字化建设是高校建立数字化档案馆的第一步，其主要是将馆藏纸质档案进行全面的数字化处理。通过人工录入、扫描或者照相的方式将现存馆内纸质档案全部以数字方式储存到硬盘或者光盘等存储器中，首先完成馆藏档案的数字化转换。 　　数字化档案的收集不同于纸质档案的收集，它是通过学校各部门的计算机网络来完成的。各部门的电子档案生成后只需通过网络转发至学校档案馆即可。档案馆管理人员则需要将送交的电子档案下载到存储器上，在脱机状态下再进行归档。此外，部分有签字或手写的纸质档案应先扫描后再收录到存储器上进行归档。 　　2.2数字化档案的归档 　　国家档案局6号令颁布的《电子公文归档管理暂行办法》中规定“电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限”。 数字化档案生成后，档案管理人员遵照纸质文件的归档范围进行分类给号。此外，电子文件应与相同内容的纸质文件一同归档，形成内容相同形式不同的两套档案，且在各自的备考表中分别注明相对应的纸质文档或电子文档所在的案卷标号及存储位置。 　　2.3数字化档案的保管 　　在档案保存方面，数字化档案除了要保证数字信息载体的安全外即可抵御自然灾害或突发事件等，此外还要保证载体上记录的数字化信息的可持续性。数字化档案载体的安全即硬盘、光盘、软盘等硬件的安全，它要求各高校档案馆提供完善的电子文件和计算机设备的保管设施与环境，最基本的要求是要避光、防尘、防变形以及远离磁场及具有腐蚀性的气液体。与此同时，应要求设备科相关人员及时维护和升级更新硬件服务器的主机，做好服务器主机的安全可持续性。数字化档案建立的成功与否主要体现在数字化档案信息是否具有安全可持续性。档案一旦生成便是要被长期或永久保存且不可被修改的。然而，相对于纸质档案而言，数字化档案则需要借助一定的计算机技术来达到这一目的，如：签署技术、加密技术、身份验证技术以及防改写技术。在网络环境下，防治病毒侵入的防火墙或防病毒技术也非常的必要。 　　2.4数字化档案的利用 　　档案的最终目的是为了提供利用，只有利用了才能体现它的价值和意义。对于高校档案管理而言，其重要意义便是提供方便迅速的查借阅