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电子邮件在移动办公中应用 　　[摘 要] 随着企业信息化建设水平的发展以及智能手机等移动的不断普及，通过手机邮件来审批工作流程成为了可能，尤其是在国内智能手机普及度不是很高的情况下，通过邮件实现移动办公（Mobile Office Automation），开发成本低，对使用者移动办公设备要求低，对企业进入移动办公时代，是一种简单快速、投入低的方式，并能培养企业员工对移动办公的认知，为企业日后深化移动办公奠定基础。 　　[关键词] 移动办公；电子邮件；智能手机；流程；效率 　　doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 17. 030 　　[中图分类号] TP317.1 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）17- 0062- 03 　　电子邮件是网络时代最简单的应用，已经成为普及度最高、最简单的通信方式之一，这为手机邮件服务的普及和发展奠定了良好的基础。随着企业信息化建设水平发的展以及手机等移动终端的不断普及，通过手机邮件来审批工作流程成为了可能。现在几乎所有大中型企业都建立有办公自动化系统（Office Automation，简称OA），将有规律、重复、烦琐的行政审批工作交由OA来解决，流程步步设定权限，逐级传递，鼠标轻轻一点，即可办理。但传统的OA系统把流程审批者“绑定”到了计算机旁，如遇到出差开会等情况，即使很简单的审批，也需要回到计算机旁才能审批，一个节点的审批时间会较长。 　　1 工作流程邮件审批简介 　　邮件审批系统，是借助电子邮件，完成对工作流程的审批办理。当用户有待审批的流程时，系统会自动给用户发送一封电子邮件，邮件中包含流程中的申请内容、日期、附件等所有信息，并把流程流下一步及办理人员展示在邮件中，用户仅需点击相应的链接，便能完成流程的审批。 　　邮件审批系统需要和原OA系统进行接口，当有待办流程时，邮件审批系统需要把流程的所有信息通过邮件的方式发送给待办者。借助于手机邮件客户端的推送及提醒功能，待办者会第一时间接收到提醒，打开邮件，便能了解流程的内容，并实现办理。 　　2 企业工作流程邮件审批背景 　　随着国内企业的信息化发展，几乎所有的大中型企业都有独立的邮件系统，而且邮件使用的频率也越来越高，尤其是随着智能手机以及各种平板电脑的普及，还有WiFi、3G乃至4G网络的高速发展，邮件使用更加的频繁。现在几乎所有的智能手机都自带了邮件客户端，在移动设备上，仅需几步即可配置好邮箱设置，邮件客户端基本都有推送和提醒功能，当有新邮件时，会通过弹出通知等方式提醒用户。 　　对于一些企业，为了企业数据的安全，公司的办公网和互联网会采用物理隔离，这为移动办公带来了很大的不便，移动办公一定要在互联网环境下进行，这会涉及到企业网和互联网的联通问题。但是公司的邮件系统，几乎都可以在内外网访问，换言之，通过邮件来实现流程审批，可以在原有的网络环境下进行，不需要额外的网络规划。 　　邮件客户端可以很好地展现表单、附件等内容，这为通过邮件审批流程提供了可能。另一方面，通过开发手机客户的方式，难度较大，成本较高，用户学习成本高。在和众多的移动办公提供商沟通时，几乎所有的移动客户端仅支持iOS、Android两大操作系统，而且很多还有版本的要求，比如iOS仅支持4.0以上版本、Android仅支持2.3以上版本，其他的操作系统如BlackBerry OS、Windows Phone、Symbian均不支持；另外，客户端需要经常升级，已修复系统bug，适应新的操作系统。从用户角度讲，需要安装额外的程序，势必增加系统的负担，尤其是对于一些配置较低的移动设备，会拖慢系统的运行速度，从而使有些用户有抵触情绪。 　　3 工作流程邮件审批系统定位 　　邮件审批系统定位于入门级的移动办公系统，开发成本低，运维量小，用户门槛低，几乎现在所有的手机都能使用。通过邮件审批系统，可以使企业用户非常直观地感受到移动办公的方便快捷性，可培养用户移动办公的习惯，从而为企业全面进入移动办公阶段提供条件。 　　4 工作流程邮件审批系统的实现 　　4.1 获取流程数据并发送邮件 　　要实现通过邮件对流程进行审批，首先要对工作流系统进行全面的分析，通过工作流的设计文档，把工作流程中的表单、附件等信息进行格式化，按照邮件展示要求进行重新组合，以便展示在邮件中。如果企业有工作流程系统的源程序和设计问题，可以对原系统进行修改，在新的流程工作项创建时，根据系统的逻辑，把流程的表单、附件、流程流转方向、下一步流程待选人等信息进行重新组合，使用邮件中能支持的html语言进行重新编排，并触发邮件发送事件。 　　有很多企业都是使用一些成熟的第三方工作流产品，比如极限