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美日两国档案灾害预警机制建设对我国启示 　　摘要：为减少灾害发生，保障档案安全，本文通过研究美国、日本的档案灾害预警机制建设，分析了美日两国在灾害预防计划、预警管理系统、监测预报系统等方面具有的丰富经验，并尝试从法律保障、监测能力、预警意识等角度探索可行的档案灾害预警策略，以推动我国的档案灾害预警机制建设。 　　关键词：档案灾害预警机制档案安全 　　预警机制，即预先察觉，并发布某种警示的体制或制度。档案灾害预警机制，是指在档案灾害即将发生前，通过以往的规律或者准确灵敏的预警系统得到先兆性信息，从而提前做好相关防御工作以减少风险，保障档案安全的体制或制度。研究表明：在灾前的防灾投入，其产生的效益是投入的12倍左右，更是灾后再投入的4倍。[1]因此，为切实保障档案安全，最大限度地降低档案灾害带来的损失，档案灾害预警机制建设显得尤为重要。 　　灾害预警机制作为防灾减灾的事前准备，是灾害即将发生前的一种管理制度。目前，档案界对档案灾害预警机制的主要内容并没有统一的规定。其中较具代表性的观点是卞咸杰在《档案危机管理预警系统的构建》一文中提出的：档案危机管理预警系统包括信息收集系统、信息分析系统、预警决策系统、应急处置系统。[2]于海燕在《档案灾害预警机制研究》一文中提出：档案灾害预警机制运行系统应包括预警监测、风险评估、预警信息的发布和传播、预警响应、灾害预警终止五个部分。[3]基于上述文献，笔者认为，档案灾害预警机制可以包括预防计划、监测预报系统和预警管理系统。 　　一、美日两国档案灾害预警机制建设的经验 　　美国三面临海，飓风灾害频发，给档案部门带来无法估算的损失。目前，美国档案部门已经成立了系统性、专门性的灾害预警应对机构，拥有较为成熟的档案灾害预警机制。日本位于亚欧大陆和太平洋交界处，处于地震和火山活跃的环太平洋活动带，常伴有暴雨、暴风、地震、海啸等，给文书部门带来极大挑战，日本档案界逐渐建立了一套以严密的灾情监测网络和完善的灾害预警系统为重点的档案灾害预警机制。[4] 　　（一）完备的灾害预防计划 　　20世纪80年代，美国国家档案与文件署（NARA）制定了《图书档案防灾计划概述》，将防灾计划分为防灾应急小组、应急系统及设施、紧急服务、救灾物资搜集、设备和供给、附件、计划在文件中的位置等七个部分。防灾计划中提出要建立事故隐患区，如火灾易发区、水管易裂区、重负荷区等；随时备有抢救所需物资，如灭火器、排水设备、灭菌灭虫剂等；还要事先分配好灾害来临时档案管理人员的管理区域。21世纪后，美国各州档案部门纷纷制订了各自的档案灾害预防计划。例如，2002年，亚利桑那州图书馆与档案馆制订了《亚利桑那州图书馆档案馆和公共文件灾难计划》；2003年，明尼苏达州档案馆颁布了《灾难预防计划》；2008年，加利福尼亚州档案馆颁布了《紧急情况预防与应对灾害救援》等。同时，美国各地方政府从异地保管的视角制定了重要文件存储标准或指南，如《密西西比档案与历史部异地存储标准》《纽约地方政府非现行文件异地存储指南》等。[5]这些灾害预防计划每年审查一次，根据需要加以修正来适应最新形势。 　　1996年3月，日本全国历史资料保存利用机关联络协议会（简称“全史料协”，是日本档案工作者专业协会）发布了《档案馆灾害对策指南》（初稿），提出了预防、应对和复旧三个阶段的对策。在预防阶段，档案馆要选择合适的馆址，了解周边的环境；对档案库房和档案装置进行明确规定，选择稳定性好、能固定的档案装备。在应对计划中，明确负责人的具体职责以及灾害发生时的具体措施。在复旧阶段，明确对受灾档案进行统计、修复，对档案库房进行调整，对档案装具及设备逐一检查，同时制订了重新开馆的工作计划。1997年10月，“全史料协”对《档案馆灾害对策指南》进行修订，撰写该指南的详细说明――《面向档案馆的防灾》。2001年，其再次对《档案馆灾害对策指南》进行修订，细化具体的操作流程，并以流程图的方式呈现。 　　（二）精准的监测预报系统 　　NARA高度重视与灾害预报部门的联系，在外部形成了一套严密的灾害监测系统。在档案馆内，均安装了门禁系统、实时监控系统、消防监测系统、防盗报警系统等，对温湿度实时监控，一旦预测到档案灾害，立即与消防部门、公安部门、气象部门、救灾部门、文化部门等实施报警联网系统。NARA还会将监测到的灾情预报给离档案馆最近的社区，紧急调动人手及场地，尽可能地减少灾害发生时的反应时间，最大限度地减少损失，保护档案安全。 　　目前，日本国立公文书馆已经联合日本灾害监测部门建立了统一的灾害监测体系，一旦监测到灾害发生，预报系统立即发布预警响应和预警信息。同时，日本国立公文馆内部有严格的灾害监测系统，对温湿度、库房实施实时监测，还与灾害监测部门、公安部门等实施联网互动，一旦收到预