论信息技术在学校档案管理中应用.docVIP

论信息技术在学校档案管理中应用 　　摘 要：在学校档案管理中，研究信息技术的应用具有重要的现实意义。传统的学校档案管理方式存在诸多不足之处，而现代化的学校档案管理系统凭借其诸多优点，在当前的学校档案管理之中得到广泛的使用。所以，本文希望通过学校档案管理中信息技术的应用，能够实现学校档案数据库的建设，能够进一步实现办公自动化建设，让学校的档案管理满足时代发展的需求。 　　关键词：学校；档案管理；信息技术 　　随着科学技术的不断发展，社会的每一项工作都迈入信息化发展之路。在学校档案管理中，计算机技术的应用逐渐取代大量繁琐的人工档案管理。实现信息化的学校档案管理，就能够进一步简化工作步骤，节约大量的人力与物力，让档案管理工作变得更加的明了，同时也可以确保档案的质量。所以，研究信息技术在学校档案管理之中的应用具有重要的意义与价值。 　　一、学校档案管理的弊端 　　（一）查找效率低 　　就相关调查来看，大部分学校的档案都是纸质版，但是时间的推移会增加档案资料的积存，这样的模式下，如果需要搜索某一份具体的档案，就会浪费大量的时间去查找。 　　（二）档案管理意识淡薄，缺乏关注 　　大部分学校对于教学成绩的关注度较高，但是却容易忽视教学事务管理。学校档案管理直接管理师生的所有信息资料，同时也是学校发展历史的记录，直接影响学校的发展，所以，需要引起足够的重视[1]。 　　（三）工作人员专业素质与道德素质偏低 　　目前，大部分?W校档案管理人员都是通过简单的方式直接招聘到学校的，没有进行正式的选拔与考察，所以，档案管理人员的专业素质以及道德素质无法达到档案管理的要求，很多工作人员缺少正确的职业道德。职业道德能够促使工作人员爱岗敬业，而学校档案管理本身就是一件很严肃的工作，这就需要工作人员拥有职业操守，确保信息资源不会出现外协与流失的问题。 　　（四）档案保密性不高 　　目前，档案管理都是利用人工管理的方式进行，但是如果接触档案的人员较多，就很容易出现信息泄露的问题，使得档案信息安全埋下巨大的隐患。 　　（五）容易丢失 　　首先，纸质的材料卷宗体积较大，这样很容易出现丢失现象。其次，纸质档案管理繁琐，可能会出现受潮、腐烂等问题，所以，传统的档案保管难度较高，一旦保管不善，就很容易出现档案被破坏的问题。 　　二、学校档案管理中信息技术应用的优势 　　科学技术的进步，让信息技术逐渐应用到学校档案管理之中。而信息技术的应用，可以满足学校档案的高效管理与智能化管理，能够解决档案管理面临的问题，而应用方面的优势主要体现在： 　　第一，在信息技术应用之后，就可以形成现代化的学校档案管理系统，在这一个管理系统中，存在多样化的档案管理软件，并且也具有强大的功能。在落实学校管理工作中，就可以利用多种管理软件，进一步提升工作效率以及问题的解决速度，并且还可以降低错误出现的几率，有利于数据的修改[2]。 　　第二，就智能化的档案管理而言，选择具有高水平的人员担任管理者，才能满足信息技术的应用要求。作为档案的管理人员，不但需要具备较高的专业水平，同时也需要具备一定的职业道德，这样才可以解决管理水平低、素质差的问题。 　　第三，实现信息资源的共享。信息化技术的应用，可以帮助学校减少日常档案管理的压力，这样不仅可以提升档案管理的效率，同时也可以及时的补充与调整档案信息，为学校各项工作的顺利开展提供帮助。数据库资料和网络技术的有效结合，就可以满足信息自动检索的需求，提升学校档案资源的利用效率，同时也可以实现学校档案资源的共享要求。 　　三、学校档案管理中信息技术应用的有效途径 　　在当前学校的档案管理之中，信息技术的应用主要体现在管理理念、信息化系统、管理安全性、收录与整理、信息处理平台建设等多个方面。 　　（一）转变档案管理理念 　　合理的应用信息技术可以改变学校档案管理的方式，进一步提升学校档案管理的效率。为了能够将学校档案的作用发挥出来，在档案管理中，档案管理人员就应该转变自身的管理观念，能够与时代的背景相互的结合起来，在强调管理效率的同时，还能够注重安全管理，进一步强化安全管理意识与信息化的管理意识，进而树立出现代化的管理观念，促进档案管理工作的规范化发展需求。 　　（二）建立信息化管理系统 　　一直以来，学校的档案就是学校发展最好的见证，在开展教学研究、提升教学质量以及教职工评比等诸多环节都发挥了重要作用。信息技术的应用能够克服传统档案管理存在的弊端，可以提升档案的实际管理效率，确保档案本身的完整性。所以，在学校档案管理之中，注重信息技术的合理使用，进一步加大信息技术方面的投入，就可以建立出统一的信息化管理系统。在录入档案信息的时候，要懂得将传统的手工方式摒弃，增大信息化技术的使用；针对已经录入的档案信息，可以通过信