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论高校实物档案规范化管理 　　[摘 要]随着档案事业不段发展，高校实物档案作为特殊档案越来越受到重视。由于实物档案的载体形态各异，不仅增加了收集整理的难度同时也增加了保管利用的难度。本文就实物档案的规范化管理和利用问题进行探析，力求找出相应的解决策略，从而让实物档案的管理工作有序进行。 　　[关键词]高校实物档案；规范化管理；利用 　　引言 　　高校在建设发展过程中产生大量具有价值的实物档案，由于档案意识的缺乏，很多具有历史意义的实物档案没有得到很好的保存。近年来，随着档案意识提高和相关部门的重视，实物档案的收集量和种类有所提升，但是相较于文书档案与科技档案来说，投入到此的人力物力要减少许多，实物档案的管理体系还存在着很多问题，因而发展缓慢。原国家教委《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》中没有将实物档案纳入管理范围，导致各高校没有统一的理论指导，实际操作中缺少了理论支持，从而实物档案管理工作没有相应的标准与规范。《〈高等学校档案管理办法〉实施手册》中虽涉及实物类档案工作规范，但是较为简单；段东升主编的《高校档案规范化管理工作手册》中将实物档案纳入高校特殊载体档案，较为详细介绍了实物档案的概述、整理、编目、保管与利用，为高校实物档案规范化管理奠定了基石。本文以《高校档案规范化管理工作手册》为依托，结合本校实物档案管理现状，对高校实物档案的规范化管理进行分析讨论。 　　一、实物档案概述 　　实物档案是指高等学校在招生、教学、科研和管理等各项工作中形成的，具有保存价值的各种实物及其相配套的文字材料。是由多种材料制作成的档案材料，属于特殊载体之一。实物档案按照实物所反映的问题或性质，可以分为荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗、匾额、礼品、纪念品、字画、停用的旧印章等。实物档案的基本特点有记录性、直观性、多样性和实证性。实物档案作为档案的一类，其原始记录性是档案的本质属性。实物档案的直观性从其形态和内容特征可体现出来。相较其他类型档案，多样性是实物档案最显著的特性，载体的形态、大小、体积、材质各不相同，范围十分广泛，因此保存起来较为困难。实物档案通过记载高校发展所获得的荣誉与大事记等，具有很强的实证性。 　　二、实物档案的整理与编目 　　（一）实物档案的收集 　　高校各单位部门在公务及教学活动中形成、获得、接受、赠送、或是征集的的具有一定级别的荣誉或礼品等均应收集齐全，完好无损的整理归档。但是在实际工作中，部分单位将所得荣誉陈列在陈列室或办公室，不会主动向档案部门移交。主要是归档意识不强、概念不清晰，很多人认为档案就是文件，其他都不属于档案，只用移交本单位产生的公务文件就可以，实物不需要归档。其次实物档案形成时间不确定，各单位获得荣誉或礼品等形成的时间没有一定的规律，因此实物档案的收集很难完整齐全。 　　高校档案人员应做好档案的宣传工作，加强档案政策与法规的宣传力度，尽力争取各相关部门单位领导的重视，定期组织兼职档案员进行业务培训，培养档案意识，做到全校各单位按时完整归档，为后续档案工作提供必要的物质基础。对于需要展放一段时间的单位，可以先将实物归档，档案人员进行相关的整理编目，然后办理借用手续。这样既保证实物档案及时归档，也发挥了利用功能。 　　（二）实物档案的整理 　　实物档案的鉴定工作。我校档案馆规定市级以上荣誉、重要公务往来的礼品或纪念品、名人字画、停用印章等都属于归档范围。首先需对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。其次确定归档实物的保管期限。由于实物档案数量较为稀少，又具有很强的特殊历史意义，一般都划分为永久保存。 　　实物档案的分类工作。实物档案一般以件为单位进行整理归档，一件实物给一个档号，我校实物档案分类按照《〈高等学校档案管理办法〉实施手册》中的分类方案：SW12为奖状、荣誉证书，SW13为奖杯、奖牌、锦旗，SW14为礼品、纪念品，SW15为字画，SW16为印章，SW17为其他类。高校确定一种分类方案后应保持分类方案的稳定，不能轻易作改动。 　　实物档案的排列与编号。根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。先按照类别分开，每一类型实物排列在一起，然后再按时间先后顺序排列。方式为：全宗号―实物（SW）―类别―年度―件号，这种排列方式既便于查找又方便库房的存放。根据排列方式，编制由全宗号、实物（SW）分类号、年度、件号等各项组成的档号。然后将档号填写在归档标签上，在实物档案上粘贴档号完整的归档标签。印章档案应装在规定的盒具内，一般停用的旧印章是成批归档，按照年度归档即可。 　　实物档案的目录与封面编制。实物档案归档目录包括序号、档号、题名、责任者、归档日期、备注、互见号。其中题名中需包含简要的文字说明：获得荣誉的时间、级别、荣誉单位、授予单位；