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北京市专业档案管理问题和对策研究 　　摘要：本文在总结北京市专业档案工作基本现状的基础上，分析了理论研究滞后、制度建设有待加强、管理模式局限性、保管空间不足等突出问题，提出了通过加强理论研究、推动专业档案制度建设、加快国家专业档案馆建设、加大对库房安全检查的力度等措施，以提高专业档案工作水平。 　　关键词：专业档案 专业档案馆 档案管理 　　2011年底，国家档案局立足档案资源体系建设的战略高度，从国家层面对专业档案和专业档案工作给予了最新定位。主要是分两批下发了《国家基本专业档案目录》，明确界定了100种国家专业档案，提出了专业档案工作的要求。其中，国家档案行政管理部门将专业档案定位于“国家档案资源的重要组成部分”，强调指出了100种专业档案是为满足各项事业发展和人民群众基本需求必须建立的档案种类，并要求各专业主管部门和各级档案行政管理部门要把专业档案工作列为监管的重点。基于此，本文对北京市专业档案工作的现状进行梳理，发现在理论研究、制度建设、管理模式、保管空间等方面存在问题，提出加强理论研究、推动专业档案制度建设、加快国家专业档案馆建设、加大对库房安全检查的力度等措施。 　　一、专业档案工作的基本现状 　　专业档案在档案工作中具有重要作用。近年来，随着北京市经济社会水平的不断发展，专业档案也呈现出新的特征，笔者根据多年来的工作实践，对北京市专业档案工作的基本现状梳理如下： 　　（一）专业档案种类众多，资源极大丰富 　　一是从种类上看，专业工作所涉领域较多，使得专业档案种类繁杂。目前，北京市的专业档案共计105种，分布在50余个专业主管机关和专业系统中。其中，一部分专业档案直接由市级专业主管机关统一管理，另一部分专业档案由市和区县两级机关管理，还有一部分专业档案则只在基层单位形成。二是从数量上看，专业档案数量巨大。专业档案数量与专业机关、系统、部门的工作职能、管理范围密切相关，与该系统或该单位的管理对象、工作事项一一对应。据不完全统计，北京市专业档案数量约为2亿多卷（件），排架长度约2000公里。 　　（二）专业档案制度建设得到强化，管理愈加规范 　　专业档案自身的特点，要求专业档案的管理必须要有符合专业特性的、统一的制度来进行约束。由于每项专业工作形成的文件材料都有其自身的规律和特点，因此在对其进行归档、管理、利用等工作中也会有较大差别。例如，在档案整理方面就有不同的方法，有的以“案件”形式整理，有的以“法人单位”形式整理，有的以“自然人”形式整理，有的以“项目”形式整理。 　　近年来，从国家到北京市也都越来越重视专业档案制度建设，档案行政管理部门与专业部门联合或单独制发了一批专业档案管理制度。这些制度建设在规范专业档案管理工作中发挥了重要作用。在制度建设的推动下，目前，北京市已经制发了50多个规范全行业系统的专业档案管理办法，理顺了专业档案管理体制，提出了管理要求，划定了归档范围，确定了保管期限，规定了整理方法，明确了归属流向。同时，一些专业主管机关还采取培训、达标验收、工作考核等方式，确保制度的贯彻落实，有力地促进了专业档案管理的规范化。 　　（三）专业档案利用工作服务于民的作用更加突出 　　一是涉及民生的专业档案数量众多。在《国家基本专业档案目录》的100种专业档案中共有48种直接涉及民生，北京市105种专业档案中，直接涉及民生的49种，将近半数。二是利用工作开放活跃。专业档案是在保障和改善民生工作活动中形成的原始记录，或是公民到主管业务部门办理有关审批、登记、备案事项的真实记载，如社会保险档案、公证档案、婚姻登记档案等。这些专业档案对建设和谐社会、造福民众、维护公民合法权益等具有重要作用。 　　二、突出矛盾和问题 　　（一）理论研究滞后 　　开展专业档案管理工作需要理论的指导，但是目前这方面的理论研究还不够广泛和深入，滞后于实际管理工作。主要体现为：科研项目少、研究成果少、理论书籍少、发表文章少。由此造成了实际工作中专业档案概念不清晰、界定不明确、管理不科学等问题，例如，在名称上存在着“专业档案、专门档案、业务档案”等不同的表达方式。再如，信访档案虽然被列入了国家基本专业档案目录，但是按照国家档案局第8号令规定，各立档单位将形成的信访档案划入文书档案范畴来进行管理。 　　（二）专业档案制度建设有待加强 　　专业档案有其自身特点，不能简单套用文书档案管理的有关标准和要求进行管理，因此，专业档案在收集、管理、利用等方面的制度建设对规范专业档案工作尤为重要。目前，专业档案制度建设还存在不健全、不完善的问题；还有一些专业档案管理制度出台时间过早，内容趋于陈旧，已经不适应当前需要。 　　（三）管理模式限制了专业档案的利用服务 　　档案室是立档单位内部设置的集中管理本单位档案的专门机构，