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国土资源文书档案整理归档流程和方法 　　国家对文件资料整理规则、归档范围和保管期限有着明确规定，但各行业和单位在文书档案的整理归档流程、具体要求等方面仍有较大差异。笔者根据国土资源档案特点，结合工作实际，梳理了文书档案整理归档流程与方法。 　　一、立卷规则 　　1. 采用集中与分散相结合的组织形式进行文件整理及归档。即一般行政、综合性的公文集中在档案部门统一整理归档、保管及利用，特殊部门如纪检、人事、审计、会计等形成的文件资料，可在档案部门的统一指导下，自行整理或保管。 　　2. 　　根据国家档案局2000年12月发布的《归档文件整理规则》（DA/ T22-2000）要求，取消案卷级整理，以“件”为单位，采取“年度-保管期限”的方法进行分类，实行文件级整理及归档。 　　3. 县（市）区档案部门可采取“年度-机构（问题）-保管期限”或“保管期限-年度-机构（问题）”等 　　方法进行立卷和保管，但必须包含年度和保管期限，且同一全宗应保持立卷规则的统一和稳定。 　　4. 纸质文件材料可“随办随归”， 无需等到年终收齐后再整理，实行文档一体化整理。电子档案实时归档。 　　二、工作流程 　　见右侧图表。 　　三、接收 　　文书档案移交和接收主要分以下2种类型：一是定期接收。一般在本年度3 月以前接收本单位移交的上一年度档案。二是即时接收。根据本单位实际情况即时接收，但所接收资料必须为已办理完毕的文件。 　　处理意见签、发文无发文稿纸等。二是文件未办理完毕的。指对公文的处理程序，如签收、转发等，而非公文所述事项的办理。三是《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中规定的不归档文件。符合上列情形的，退回文件移交单位。清退时，制作清退清单，并履行移交手续。 　　（二）密级鉴定。文书档案的密级根据文件登记的密级确定。未登记密级的，为非国家秘密级文件。该类文件，其密级按可公开程度分别定为公开、工作秘密等。经鉴定属国家秘密的文件资料交由持保密工作上岗证的人员整理和归档。除保管外，其处理方法与非密文件基本相同。 　　（三）年度鉴定。鉴定年度时，以待归档文件的形成时间，即文件签发日期（落款日期）判定所属年度。具体方法如下所述：一是跨年度形成的文件， 　　如召开会议、处理案卷等，分类时归入办结年度。二是几份文件作为一件时，“件”的日期应以装订时排在前面的文件日期为准。三是文件没有标注日期的，需要分析文件内容或各种标识，通过对照等手段来推断和考证文件日期或近似日期，并据此合理划分年度。四是有专门年度分类方法的，从其规定。如按年度分类的专项整治、检查、督查工作等情况，即使不同材料跨年度，也可将其统一归到所需年度。 　　（四）分类鉴定。即鉴定档案所属类别。鉴定时，按照本单位制定的《档案分类方案》执行。鉴定时应将文件资料归到分类方案的最低一级类目内。 　　（五）保管期限鉴定。即保存价值大小的鉴定，是文书档案整理、归档最为重要的环节。按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》或经档案局审批通过的本单位定的文书档案保管期限执行。 　　五、整理方法 　　新的整理方法与传统方法比较，应注意以下区别：一是取消案卷级整理，实行文件级整理。二是取消案卷题名。三是取消案卷目录、卷内文件目录及全引目录，编以“件”为单位的归档文件目录。四是原先在案卷封面上须填写许多内容，新的方法只在档案盒封面保留一个填写项目，即全宗名称。五是取消案卷排列。六是取消案卷目录号、案卷号、归档号，只编写件号、填归档章。七是取消编页码。只清点页数，将每件档案总页数填在归档文件目录的“页数栏”。八是取消案卷装订，改为按“件”装订并装盒。 　　（一）修整。 　　1.“件”的界定。归档文件以“件”为单位进行整理和归档。这里所说的 　　“件”分为2 种：一是“自然件”：即单份文件或一册（本）材料为一“件”。二是“界定件”：即为了方便整理和利用，在整理时人为地重新界定而且实体上一起装订、编目时体现为一条条目的“文件”。界定“件”的主要方法为：一是文件正本与定稿为一件。定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件需保存不同稿本（如历次修改稿、讨论稿、征求意见稿等）的，其正本与历次稿各为一件。二是正文与附件为一件。附件数量较多，或者较厚不易装订的，也可各为一件。三是正文与文件处理单（包括拟办单、发文稿纸、签批条等）作为一件。四是原件与复制件（包括抄件）作为一件。五是转发文与被转发文作为一件。六是报表、名册、图册等，应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。七是来文与复文（如请示与批复）作为一件。 　　2. 修整方法。为保证档案长期保存和有效利用，整理时应先对不符合要求的文件材料进行必要修正：一是对破损或易破损文件进行修裱。二是对字迹模糊或易褪