科研院所项目管理信息化需求研究和设计.docVIP

科研院所项目管理信息化需求研究和设计 　　【摘 要】“本文以项目管理为出发点，结合科研院所信息化系统的实际需求进行分析和设计。符合科研院所的信息化发展需要，提高了工作和统计的效率，更可以为高层和管理部门的决策提供更充分、准确、科学、合理的依据”。 　　【关键词】项目；管理；信息化 　　0 引言 　　在竞争日益激烈的市场环境下，各类项目信息错综复杂，大量数据需要动态的跟踪与管理，想要提高管理水平和工作效率必须使用先进的方法及工具，必须结合单位的性质和实际需求，建设与现代化管理要求相适应的信息化系统。 　　提到信息化系统，很多人都会自然而然的想到办公自动化OA，但是OA并不全面，他仅代表了公文流转、信息交互，而不能体现与管理相关的人、财、物、科研等方面，不能直观的进行数据统计和展示，更不能使单位高层和管理部门进行阶段总结，问题梳理和统筹规划。 　　真正符合现代化管理要求的信息化系统，不是单一的科研管理、人员管理、资产管理和财务管理的其中之一，而是一个高度集成的，可以覆盖到单位管理各方面的系统，如果说这个系统要以科研院所的核心为导向建立，那么它必然要建立在科研项目管理基础上，由此一点突破，在不同阶段进行科研、人事、财务、资产的对接，并能查询和统计出各类相关数据。下面针对科研院所的项目管理模式为基础，进行了信息化系统的需求研究和分析。 　　1 系统的建设原则 　　（1）实现业务的流程化、过程的可视化、提高科研效率，保障科研管控体系，促使知识共享与技术沉淀。 　　（2）实现项目信息的动态采集，保证项目状态信息、经费执行情况等动态信息的鲜活性。 　　（3）实现项目信息的规范管理，建立项目档案，完善评价体系。 　　（4）实现项目管理流程的无纸化办公，进一步提高效率。 　　2 系统功能设计 　　依据科研院所项目管理流程以及结合人事、资产、财务等多方面的业务需求，信息化系统的功能应该包括以下11个方面。（详见图1） 　　2.1 项目前期管理 　　此模块是项目前期最初的数据管理，管理部门可以进行指南发布，研发部门通过指南、市场调研、用户需求或上级指令获取到的需求信息进行申报后，组织项目立项可行性评审，结果进行上报、审批、归档。通过评审的项目由管理部门进行批复，之后转入项目实施阶段。本模块的主要由科研管理部门负责。 　　2.2 项目实施管理 　　此模块包括项目实施的全周期管理和维护过程。包括任务下达，由前期模块批复下达的项目会直接继承到此模块，之后编制项目任务基本信息和实施方案，内容应该涵盖项目名称、类别、负责人、承担部门、任务来源、技术性能指标、功能性要求、适用的法律法规要求、项目周期、经费投入、技术路线、人员及资产设备投入等信息，应尽量详细并与项目合同或任务书内容相符；季度报告和中期检查，这是对项目在一段周期内可交付的成果、进度和效果进行收集、审查或检查，系统中应可设置提醒点，到了相应时间点，应能提醒项目负责人进行季度报告和检查报告的填报，提醒科研管理部门开展审查和检查工作；项目变更管理，在项目实施阶段中，存在着各种不确定的客观因素导致项目的信息需要修改，如：设计方案、技术参数、项目主要成员的变化、经费或进度调整等，此时需要对整个项目进行调度，因此要对变更的内容进行评审或者审批；项目验收管理，可分为验收申请和验收评审两部分，验收申请由项目负责人向科研管理部门提出，同时提交编制的项目结题报告，科研管理部门审核后组织专家组对项目完成情况进行验收评审，评审汇总出具专家意见，通过审批后确定该项目结题；结题归档管理，项目在通过验收之后，项目负责人应将项目全部的过程文档进行归档，如各类合同、检测报告、研究报告、评审意见、会议记录等；结题后的项目将转入成果管理模块。此外本模块中还应该包括进度管理、阶段评审、中止管理、项目设备信息和项目组成员信息等内容。这些是对项目在整个实施过程的管理。本模块的主要由科研管理部门负责。 　　2.3 合同管理 　　合同可分为项目合同、外协合同和其他合同。项目实施进度基本上是以项目合同签订的实施进度节点来对应，所以项目执行与合同关联是必要的。合同管理的目的是通过计算机辅助手段将合同信息结构化、电子化，使得合同信息管理更加及时有效，统计分析更加方面灵活。最终使之成为考核和安排项目进度的依据，促进整个项目过程的信息化管理。功能应包括合同的申请、审批、变更及合同的台账管理，并能够查询合同与项目之间的关联性。本模块的主要由科研管理部门负责。 　　2.4 经费管理 　　经费管理是针对项目过程中产生的经费信息进行管理，经费管理依托于项目，包括全周期预算管理，是项目负责人对项目经费进行分类预算，形成的全周期?A算计划表；经费收入管理，是对项目相关收入情况的管理，对每一笔收入的款项进行记录；经费支出管理