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论学校档案优化管理措施的应用 　　摘 要：本文就学校档案管理的重要意义和作用进行了论述，并对如何优化学校档案管理质量提出了具体改进措施。 　　关键词：学校；档案管理；特点；质量 　　学校档案管理所搜集整理的档案都是关系学生的基本信息、教学工作记录、教育教学经验和日常工作记录，对归纳学校教学成果和掌握教学规律、开展教学科研工作都具有促进作用。档案管理是学校管理工作的重要组成部分，档案管理是教育部门不可缺少的一部分，也是学校工作的真实反映，是办好学校的重要基础性工作，随着社会迅速发展，科学技术日新月异，档案管理的发展即面临着机遇也迎来了挑战。 　　一、优化学校档案管理的意义 　　1.学校的一项重要管理工作就是档案管理，档案管理工作是一项基础工作，关系到学校的整体管理效率。学校档案管理所搜集整理的档案都是关系学生的基本信息、教学工作记录、教育教学经验和日常工作记录，对归纳学校教学成果和掌握教学规律、开展教学科研工作都具有促进作用。 　　2.学校档案形成于各个时期、各个方面，是反映学校历史面貌和发展变化的真实记录。实践证明，学校档案对于推动教育改革、提高教育教学质量、科学管理学校、开展教学研究、提高工作效率、维护学校权益、展示学校辉煌业绩等具有重要作用。档案管理工作是办好学校的一项基础性工作，是学校管理不可缺少的环节，也是衡量一所学校管理水平高低的重要标志。 　　3.由于学校档案的特殊性和重要性，学校档案管理要引起学校领导足够的重视。学校领导对档案管理的重视程度和投入程度，直接决定了学校档案管理的质量。学校档案包含学生、教师和学校本身的大量有价值的信息，保管好档案对学校来讲是十分必要的。因此，提高学校档案管理质量具有重要的现实意义。 　　二、优化学校档案管理的原则 　　1.转变思想观念。学校有关方面和档案管理工作人员解放思想，更新观念，与时俱进，充分认识新形势对档案工作的新要求，积极探索档案开发利用的新思路、新方法，主动树立服务意识，主动开发服务功能，努力为学校科学决策服务，教学、科研服务，为广大师生员工服务，为社会各界服务。 　　2.优化服务手段。学校档案管理要不断地完善服务手段，充分的运用现代化的工具，加强网络信息服务，增强档案管理工作的质量，使的档案管理信息得到充分的物畅其流，通过档案管理的服务化，多样化，现代化，来满足档案管理工作全方位的需求。 　　3.严肃档案编研。学校档案管理要加强信息汇总编研工作，改变过去那种看摊守业现状，拓宽服务渠道，改善服务功能，用前瞻的眼光研究利用者的需求，积极主动地提供方便、快捷的优质信息服务。在充分了解室藏和用户需求的基础上，通过纵向横向分析比较、专题跟踪服务等方式，有针对性地开展学校档案编研工作，从而更好地提供优质高效的服务。 　　三、影响学校档案管理质量的因素 　　1.重视程度。学校档案管理工作是一项默默无闻的工作，不像教学工作那样容易引人注意，也不容易取得明显成绩。长期以来，相当一部分教师包括部分领导干部对学校档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是学校的主要工作，不能在教学中起到主要的作用。因此，一些学校领导往往容易忽视学校档案管理工作，导致学校档案管理工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为学校建设服务。 　　2.硬件设施。学校档案管理工作在发生着巨大的变化，在现在的信息产业中，可以系统的完成文件起草、修改、删减到定稿，通过检索、打印、登记来汇集统计工作，使文件自然生成，运行、转换等所有环节实现办公自动化。实现装备和技术的现代化，配备档案管理所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，运用这些设备来缩微档案资料，进行数字化，科学化处理及保存。 　　3.档案资料审核。档案管理人员的服务意识、开放意识淡薄，只在档案室做一些日常的接收、分类、鉴定、归档、保管等常规性工作，很少认识到自身工作的重要性。学校人事档案材料本是客观、历史地记载本人情况的，具有很强的真实性和唯一性。但在实际档案中虚假现象较为严重。有些材料在内容和形式上是雷同的，如一些鉴定、考核和评价材料大多是套话，给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉，不能准确反映每个人的真实情况。 　　4.管理员素质。专业的档案管理人员缺乏、现有的档案管理人员业务水平低下是很多学校普遍存在的问题。专（兼）职档案员缺乏系统培训，大多在教学档案的收集、立卷、整理、保管和利用等方面缺乏必要的业务知识和技能。档案错归错放、随意散放、资料不全的状况，很难使档案工作走上规范化。 　　5.管理技术。随着科学技术手段的不断更新，学校档案信息管理系统已得到普遍采用，但目前教学档案整理、分类缺乏统一的执行标准，使得教学档案整理、分类缺乏系统性与关联性。但有的学校是把学生信息