高校档案信息资源利用的趋势分析.docVIP

高校档案信息资源利用的趋势分析 高校馆藏档案信息是高校真实、可靠、最具权威性与凭证性的原生信息资源，具有较强的本源性、不可替代性和不可再生性的特点。凭借高校档案信息的先进性、科学性和凭证性、权威性，高校馆藏档案查询利用量逐年加大，档案利用率急剧上升。通过对近年来郑州大学档案馆档案信息查询利用情况统计分析，不仅能够从一个侧面观察出档案利用需求的变化，而且，也能够反映出目前高校档案信息利用服务工作中出现的问题。我们利用现实数据，以科学发展观为指导，分析判断，以表象来洞察实质性的问题，提出切实可行的措施方案。以促进高校档案事业全面、协调、快速、可持续和科学发展，使高校档案工作更好地服务于学校中心工作，不断满足师生员工和社会发展的要求，为社会发展提供更加科学高效的服务，具有十分重要的现实意义。1 郑州大学档案馆近年档案利用情况统计随着社会主义现代化建设事业的蓬勃发展，高校档案信息资源、信息技术也有了很大的提高，社会各界档案意识不断增强。目前，高校档案信息资源利用范围不断扩大，各行各业诸如考研、考博、就业、职称评定、考核任用、提职升迁、出国留学等学籍认证、撰写校史材料、教学评估、教学科研等工作都需要查阅档案信息。郑州大学档案馆以2001年至2011年档案利用情况进行统计，档案利用数量趋势及利用对象服务情况如下：2 数据分析及结论根据郑州大学档案馆档案利用数量2001年统计数据与2011年统计数据对比，2011年，共计利用6612卷（件）次，比2001年利用1982卷（件）次增长4630卷次，是2001年的3.3倍，增长率为233%；2011年，个人利用6406人次，比2001年个人利用674人次增长5732人次，是2001年的9.5倍，增长率为850%；2011年，本校利用789人次，比2001年1257人次下降468人次，下降率为37%。以上数字表明，高校档案利用服务趋势发生了深刻的变化：一是档案利用数量急速增长，档案工作由管理向利用服务与管理并重转变；二是档案利用对象由单位查询为主向个人查询为主转变；三是档案利用目的由单位工作参考为主向以个人学籍认证为主转变；四是由本校服务为主向社会化服务为主转变。以上数字充分说明，高校馆藏档案信息资源不仅在本校各项工作中发挥了极其重要的作用，而且，在社会发展中也显示出了举足轻重的、不可替代的作用。其凭证价值、教育价值和社会价值日趋凸显，在社会主义经济建设和维护法制秩序中发挥着极其重要的作用，其社会职能和社会作用不断加大。3 数据背后反映出高校档案工作存在的一些普遍性问题从以上统计数据中反映出，目前，高校档案信息资源管理和利用服务工作还存在以下几点问题：3.1 归档范围和保管期限结构不尽科学。从高校档案查询个人利用档案信息人数趋势分析中发现，由于高校档案信息资源的特殊性，长期以来，服务对象一般都局限为本单位或企事业单位以及集体部门，因此，档案部门把文件作为重点，十分注重具有“工作参考价值”的档案信息。随着信息社会的不断发展和进步，无论从服务对象还是服务内容上都有了较大的变化。就高校而言，每年，查阅利用档案的个人占年利用率的60%～80%，甚至更高。其中，民生档案已成为档案利用服务新的增长点，因此，按照新时期新阶段对档案工作提出的新要求，一是要积极建立和完善覆盖人民群众的档案资源体系和建立方便人民群众的档案利用体系建设；二是要科学调整馆藏保管期限，把民生体系档案，如学籍档案、个人奖惩信息、工资信息、调令、调函等档案信息适当延长保管期限。3.2 淡化了本校服务职能。由于档案部门苦于应对社会化服务，对本校服务职能往往有些淡化，出现本校师生查阅档案卷次降低。究其原因：一是自动化办公的普及，使校内师生更加灵活、方便地利用档案信息，使本校档案信息利用卷次降低。二是档案馆专职人员紧缺。以郑州大学档案馆为例，从2001年档案馆成立后，人员编制为8人，十年来，档案数量增加3倍，档案利用量急剧增加，而档案人员未能增加。因此，被动式服务压力加大，档案人员在服务工作中显得格外力不从心，致使档案馆许多职能未能体现。如，档案开发力度不足，造成本校档案信息利用量降低。三是对馆藏档案信息宣传力度不够，造成本校师生对馆藏档案信息不了解，使本学校档案利用量下降。3.3 社会化服务准备不足。目前，高校档案信息社会化服务已经成为高校档案信息服务的趋势。做好社会化服务，一是要在档案管理硬件设施包括服务场所、管理和服务设备等方面为社会利用者提供方便、快捷、安静的服务环境；二是要充实优化、合理配置馆藏档案信息，加快馆藏信息资源的数字化、信息化和利用网络化建设；三是要制定高校档案信息社会化服务的制度、保密原则、服务项目和服务内容等一系列服务措施，为社会化服务工作创造有利条件。然而，多数高校在硬件装备、软件设施以及人员配备等方面，还有待进一步完