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高校学生档案管理机构设置问题及对策的研究 　　摘要：本文对高校学生档案管理机构的隶属部门、建制和人员配置情况进行调查分析，针对其存在的问题，提出高校要明确学生档案管理机构的隶属关系、合理设置高校学生档案管理机构的建制、配备专职的学生档案管理人员等措施。 　　关键词：学生档案档案管理机构设置 　　学生档案是在学生管理活动中形成的反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的重要记录，是学生就业、升学、出国的重要依据。高校学生档案管理机构的设置直接关系到学生档案管理质量的优劣，体现了高校对学生档案管理水平的高低。《高等学校档案管理办法》对高校档案机构的设置及其管理人员作出明确规定，但对学生档案管理机构的设置并未统一规定。基于此，笔者在针对高校学生档案管理机构的设置、人员定编等进行调研的基础上，展开问题与对策研究，以促进学生档案管理的科学化和规范化。 　　一、高校学生档案管理机构的调查方案设计 　　自2017年1月5日至1月20日，主要采用电话调查并辅之实地考察的方式，对江苏省50所本科院校学生档案管理机构设置情况进行调研，调查内容涵盖学生档案管理机构隶属部门、管理机构的建制和管理人员的数量三个方面。目前江苏省共有52所本科院校，其中部属院校10所，省?僭盒?31所，市属院校5所，民办院校4所，中外合作办学2所。为保证调查结果的科学性，调研范围包括了专科、本科、研究生各层次学历学生的档案管理情况。需要说明的是，本次调查中，由于南京特殊教育师范学院和昆山杜克大学成立时间较短，故未纳入本次调研。 　　二、高校学生档案管理机构设置现状及问题分析 　　（一）职能部门管理高校学生档案占比六成 　　1.由职能部门（档案部门、学生部门、教学部门）管理学生档案的高校数量较多、占比较高，共有30所，占总数的60%。在各职能部门中，隶属于学生部门的数量最多，共有22所。隶属于档案部门的仅7所，分别为东南大学、南京农业大学、南京工业大学、南京师范大学、江南大学、盐城师范学院和三江学院。隶属于教学部门的仅常州工学院1所。 　　2.由学院（系）管理学生档案的高校有11所，占总数的22%。分别为南京大学、河海大学、中国矿业大学、中国药科大学、南京财经大学、南京信息工程大学、江苏师范大学、南通大学、常州大学、南京工程学院、泰州学院。 　　3.由职能部门和学院共管的高校（学生档案平时由学院管理，毕业由学生工作处或招生就业处负责转寄的）有9所，占总数的18%。如由学生工作处负责转寄毕业生档案的南京航空航天大学，由招生就业处负责转寄毕业生档案的苏州大学、扬州大学、江苏科技大学、徐州工程学院、南京晓庄学院、苏州科技大学、常熟理工学院、南通理工学院8所高校。 　　（二）高校学生档案管理机构的建制受限 　　江苏省50所本科院校中，无任何职务级别的学生档案管理机构有39所高校，占总数的78%。正科级建制的有6所高校，分别为东南大学、江南大学、南京工业大学、南京农业大学、南京师范大学和南京理工大学，占总数的12%。副科级建制的有5所，分别为南京林业大学、南京邮电大学、江苏大学、徐州医科大学和苏州科技大学，占总数的10%。 　　（三）高校学生档案管理机构人员配置不均衡 　　在江苏省高校学生档案管理机构中，无专职档案管理人员的有20所高校，占总数的40%。配置1人的有16所高校，占总数的32%。配置2人的有8所高校，占总量的16%。配置3人的有4所高校，分别是南京农业大学、南京工业大学、江苏大学和南京理工大学，仅占总数的8%；人员配置最多的是4人，有2所高校，分别是东南大学和南京师范大学，仅占总数的4%。 　　三、高校学生档案管理机构设置的建议 　　（一）明确高校学生档案管理机构的隶属关系 　　由调查可知，上述几种学生档案管理的方式存在各自缺陷。隶属二级学院管理的学生档案，由于人员变动频繁，毕业生查询档案去向是最大问题；隶属非档案部门、由其他职能部门（教务处、学生处等）管理的学生档案，主要是兼职人员负责管理，档案业务技能缺乏，管理不够规范，材料归档不全；隶属二级学院和档案部门共管的学生档案，双方责任界定不清，容易出现责任推诿的问题。综上可见，笔者认为较为理想的学生档案管理方式应由高校档案部门统一管理。理由有二：一是中共中央办公厅、国务院办公厅在《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中提出：“坚持并不断完善党委和政府领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作体制，确保分工明确、各司其职、密切配合、形成合力，促进档案事业协调发展”，并进一步要求，“有条件的地方要对机关档案机构和人员进行有效整合，进一步降低行政成本，提高工作效能。”[1]二是全国几乎所有高校都成立了档案馆或综合档案室等档案机构保管档案并提供利用。高校档案馆（室）作为学校档案管理的