ISO10012文件管理控制程序.docVIP

文件管理控制程序 1 目的 通过对测量管理体系有关文件的控制管理，确保与体系活动有关场所使用的文件都是有效版本。 2 适用范围 适用于与公司测量管理体系有关的各种文件和资料的控制。 3 职责分配 3.1 企业管理办公室负责对全公司使用的测量管理体系文件进行监督管理和控制。 3.2 各试（实）验室、各相关科室、各专业工程处等相关部门负责领用或在公司网上下载测量管理体系程序文件和测量管理手册，并对文件进行控制管理。 3.5 项目总工办负责本项目部测量管理体系文件的监督管理。 4 术语 程序：为进行某项活动或过程所规定的途径。 程序文件：凡是规定活动和过程途径的文件统称为程序文件。 5 要求和过程实施 5.1 文件控制过程识别 输入是测量管理体系文件、计量法律法规、计量行业标准；输出是对准确、充分、适宜的文件进行唯一性标识和记录；活动是内部文件的编制、审批、发布、改版、修订，文件分发控制，文件使用、保管、归档及销毁等；资源是完成活动所需的人员、设备、资料和保存地点等。 文件的形式可以是纸张、照片、标准样品、磁盘、光盘或其它电子媒体，或是它们的组合，记录是一种特殊类型的文件。 5.2 文件控制过程实施 5.2.1 文件管理控制过程要求 5.2.1.1 测量管理体系必须建立测量管理手册、程序文件和第三层次文件等管理性文件。 5.2.1.2 管理性文件应尽量详细。 5.2.1.3 新制定的程序文件或更改的程序文件应经过授权批准并受控。 5.2.2 受控文件和资料 公司测量管理体系有关的文件按出处分为两类。 5.2.2.1 内部文件 a） 测量管理体系文件：测量管理手册、程序文件、作业指导书、记录表格等； b） 除测量管理体系文件以外的管理性文件：管理规定、企业标准、培训文件和资料等； c） 技术性文件：施工组织设计（作业指导书）、施工方案、检验和试验计划、检测或校准方法； d） 涉及测量管理体系方面的有关合同。 5.2.2.2 外来文件 国家标准、规程、规范、施工图纸、设计更改通知、公司采购设备和材料的出厂技术文件、质检证明文件、软件参考数据手册、安全措施等文件。 5.2.3 5.2.3.1 5.2.3.2 各部门组织本部门职责 5.2.3.3 5.2.3.4 文件的检索和格式（包括文件的标识和编号）应规范化。 5.2.4 内部文件审批 5.2.4.1 文件应由被授权的人员进行评审以确保其清楚、准确、充分、结构恰当后发布实施。文件审核人应至少具有和编制人相同层次的资历。 5.2.4.2 负责审核的人员应有权查阅所需文件以及作为审批依据的有关背景资料；审批时应考虑被审批文件与其他相关文件之间的协调关系，必要时应组织各有关部门会审，并将会审的意见向批准人汇报。 5.2.4.3 文件审批权限见文件审批权限分配表，必要时审批可授权。当合同有规定时，有关文件还应经顾客或其代表认可。 5.2.5 内部文件发布 5.2.5.1 发布时应正式确定文件的版次和修订次标识，确定实施日期，并确定是否需要取代某个被作废的文件。 5.2.5.2 公司总部和项目部之间的文件可通过网络发布，各编制单位和部门应建立“文件现行修订状态表”必要时在网上进行公布。 5.2.5.3 公司/项目部资料管理部门负责编制外来文件的有效清单，并备上网查阅。 5.2.6 5.2.6.1 制订分发文件清单 文件审批权限分配表 文 件 名 称 审 核 人 批 准 人 方针、目标、手册 管理者代表 公司经理 程 序 文 件 公司企业管理办公室主任 公司管理者代表 项目施工组织设计 工程部及各有关部门负责人 项目总工程师 作业指导书/施工方案 专业工程处技术负责人/相关科室专工 相关科室专工（项目总工） 其它管理性文件 有关部门负责人 公司（项目）分管领导 内 审 报 告 审核组组长 管理者代表 企 业 标 准 有关部门负责人会签/会审 公司经理/公司分管领导） 5.2.6.2 分发文件清单应保证对测量管理体系有效运作起重要作用的各个场所，并且都能得到相应文件的有效版本。 5.2.6.3 文件的分发分受控分发和非受控分发两种。在测量管理体系内使用的文件应受控分发，用于投标、顾客的使用以及其他特殊发放的文件，不要求对其更改进行控制，此类文件作为非受控文件明确标识。 5.2.7 受控分发 根据文件的重要性、修订或改版的可能性及实际分发操作上的可行性，将受控分发分为A、B两类。 5.2.7 依靠严密的分发程序来控制，用于重要且修订可能性很大的内部文件，如体系文件、施工组 织设计、作业指导书、设计更改、施工措施、方案、安全技术措施、工程联系单和材料代用审批 手续等。 a） 在每份文件封面或内页的右上角加盖“受控分发章”