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浅述学校档案管理 　　摘要：档案管理工作是学校各项工作中十分重要而又常被忽视的一项工作，尤其是在当今信息高速增长的时代。鉴于此项工作的特殊性及当前遇到的新情况、新问题，笔者就新时期完善学校档案管理做一粗浅探讨，提出要认真做好与档案管理相关的对策。 　　关键词：学校档案管理、特点、问题、对策 　　中图分类号：G463文献标识码：A文章编号： 　　引言： 　　学校档案管理工作是学校的重要组成部分，学校的各项规章制度、组织的各项活动以及学校个人的档案等等都在管理范围之内。档案管理是教育部门不可缺少的一部分，也是学校工作的真实反映。档案管理的形式多样，有教学活动、教学研究、科研管理、理论学习、财务管理、人员管理等，是学校开展各项工作的重要凭证。 　　1.学校档案管理特点 　　现代化学校档案管理系统具有处理迅速、存储量大、查阅方便的特点。现代化档案管理系统应用电脑文字处理软件, 灵活使用表格、图形对档案分门别类, 组成企业档案管理系统, 可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用。以山西忻州市职业技术学院为例, 该校自 1999 年建立了自动化办公软件系统后, 随之开发了学校档案管理系统, 档案管理系统下设六个目录: 学校档案移交目录、学校档案总目录、各类档案、合同档案、文书案卷目录、专兼职档案员、会计档案目录、文书卷内目录、移交目录。需要查阅哪方面的内容, 只需用鼠标轻轻点击对应的目录即可,方便快捷, 整个档案管理系统清晰明朗, 一目了然。 　　2.学校档案管理工作中存在的问题 　　2.1对学校档案管理的重要性认识不够 　　学校档案管理工作是一项默默无闻的工作，不像教学工作那样容易引人注意，也不容易取得明显成绩。长期以来，相当一部分教师包括部分领导干部对学校档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是学校的主要工作，不能在教学中起到主要的作用。因此，一些学校领导往往容易忽视学校档案管理工作，导致学校档案管理工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为学校建设服务。 　　2.2管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后 　　学校档案管理是一项完善的科学教育工程，一般分为行政管理、教学管理、学生管理等几部分。但不少学校忽视档案管理，没有认识到档案管理是学校管理的一个重要组成部分。并且有的学校无专门的档案管理人员,故材料的收集、整理、移交都是由教学秘书兼着,由于有些教师不配合,就会造成资料的不完整和档案材料的不延续性。加上有些教师认为教师的主要工作是教学,对档案材料只要用时有就可以了,无须按什么规则整理归档,导致教学档案整理、分类缺乏统一的执行标准,使得教学档案整理、分类缺乏系统性与关联性。 　　2.3学校档案档案收集工作缺乏力度 　　一是收集归档工作制度不健全，执行不严格，收集归档工作被动、不及时。二是收集归档的材料不全面。三是一些归档的材料还不够真实和准确。学校人事档案材料本是客观、历史地记载本人情况的，具有很强的真实性和唯一性。但在实际档案中，“三龄一历”(年龄、工龄，党龄、学历)虚假现象较为严重。有些材料在内容和形式上是雷同的，如一些鉴定、考核和评价材料大多是套话，给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉，不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。 　　2.4档案管理人员不专业 　　一般的学校没有设定专职档案管理岗位,有的学校是教师兼职或是临时配备的,有不少学校是由老弱病残者担任,属于照顾性工作。专业的档案管理人员缺乏、现有的档案管理人员业务水平低下是很多学校普遍存在的问题。专(兼)职档案员缺乏系统培训,大多在教学档案的收集、立卷、整理、保管和利用等方面缺乏必要的业务知识和技能。档案错归错放、随意散放、资料不全的状况,很难使档案工作走上规范化。档案管理人员的服务意识、开放意识淡薄,只在档案室做一些日常的接收、分类、鉴定、归档、保管等常规性工作,很少认识到自身工作的重要性。在学校档案的收集方面,也始终处于被动地位,别人移交什么就接收什么,应该归档的珍贵会议文件、教学实践和科研材料等依然散失在个人手中,以致学校档案难以发挥应有的作用。 　　2.5学校档案管理的科学化、信息化程度不高。 　　随着科学技术手段的不断更新，学校档案信息管理系统已得到普遍采用，但有的学校是把学生信息、教师档案、班级基本情况输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。 　　3.新时期学校档案管理工作的对策 　　3.1提高认识，加强领导。 　　进一步做好学校档案管理工作。校领导应高度重视学校档案管理工作，要定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，进一步推进学校档案工作制度化