网络协作技术应用环境下文件管理及其借鉴.docVIP

《网络协作技术应用环境下的文件管理》及其借鉴 　　摘要：本文介绍了美国国家标准协会和文件管理工作者协会于2011年发布的美国国家标准《网络协作技术应用环境下的文件管理》的制定背景和内容，概述了新兴技术应用背景下文件管理的原则、过程和建议，分析了该标准对我国网络协作环境中文件管理的借鉴意义。 　　关键词：网络协作技术 文件管理 美国 　　一、制定背景 　　《网络协作技术环境下的文件管理》（ANSI/ARMA 18-2011）①是由美国国家标准协会（ANSI）和文件管理工作者协会（ARMA International） 联合制定的美国国家标准，于2011年正式发布执行。 　　个人计算机与互联网的连接使信息的传播和发布变得更为便捷，每个使用电脑的个人都能方便地共享和获取互联网上的信息，这种改变开创了信息时代的新纪元。社会媒体和社交网络已成为人们日常生活中不可或缺的一部分，政府和企业都或多或少地将其引入到机构工作中，这使得数字信息和电子文件正在高速增长，需要更大的空间来存储和保存。为了节省资金成本和人力资源，越来越多的政府机构和企业开始寻求社会化技术和服务的帮助，协助管理海量的文件和大数据，由此，对文件和信息管理者来说，掌握网络协作技术的应用以及考虑如何在该技术环境下开展电子文件的管理迫在眉睫。该标准正是在此背景下应运而生。 　　二、标准内容 　　该标准共由6部分组成，其内容简介如下： 　　1．目的。标准为美国国家标准，它为文件和信息管理专业人员将面向内外（公众或个人）的网络协作技术应用到文件管理实践中提供了指导。该标准的设计初衷是为文件管理工作人员和信息技术开发人员提供利用。 　　2．适用范围。标准明确规定了文件和信息管理专业人员使用网络协作技术的要求和建议，不仅收录了网络协作技术应用的基本案例，还介绍了社会网络媒体如WIKIS、博客和分类（标签）网站。内容覆盖了将网络协作技术应用于文件和信息管理的最佳实践策略的政策、措施和流程。 　　3．参考标准。该标准引用了文件管理通则（GARP）②中的部分条文，此部分条文经引用后成为美国国家标准，如引用条文有修订，则考虑本标准条文的修改。 　　4．术语及其定义。标准中定义了包括文件真实性、元数据、网络协作、数据地图、微博、社会化媒体、社交网站等在内的17条术语，涉及文件管理领域的基本术语和与网络相关的新兴技术名词等，其中5条术语及其定义源自文件管理工作者协会文件和信息管理术语表（第三版）。 　　5．将GARP运用到网络协作技术中。该标准用来规范将网络协作技术应用到文件和信息管理领域，提供文件和信息管理工作者参考的标准框架，因此文件管理的通用原则同样适用于网络协作技术环境下的文件管理。本章共包含9部分，阐述了符合文件管理通则的相关要求和建议。 　　（1）概述。主要讨论如何将GARP应用到网络协作技术环境中。文件管理工作者协会公开出版了这些原则，以培养文件保管最佳实践的普遍意识，以下八个原则形成了构建文件管理程序的基础，是文件管理程序效益检测的标尺。 　　（2）问责原则。明确组织内应用网络协作技术的责任体系，制定相关政策和实施步骤，并定期进行审查，监督职员和用户的行为规范，确保其符合相关法律法规。 　　（3）诚信原则。制定文件保管规划，监测所有发布的信息是否准确完整，用户操作行为是否道德。本原则主要强调了组织对员工进行网络活动的行为规范。 　　（4）保护原则。组织的政策应明确规定对机密文件、版权和知识产权的保护，未经组织授权不能进行任何针对信息的操作行为。 　　（5）遵从原则。网络协作技术应用环境下文件管理规划的构建应服从相关法律、法规和政策。注意提供跨地域、跨国的第三方信息服务的法律遵从问题，应同时遵从那些国家的法律规定。 　　（6）可用性原则。为方便使用，组织应有序地保管文件，确保文件信息可供检索利用。对于仅在组织内部使用的应用程序，可由组织制定相关政策。若组织采用外部导向的应用程序，则应确保信息以可被检索的形式承载，并与第三方签订文件信息存储、保管、访问和删除协议。 　　（7）保管原则。文件信息的保管是为了更好地满足利用需求。保管决策的制定需要文件管理部门的审核。在网络协作技术应用环境下，应特别注意社会化网站上文件的形成、接收、传递和保管，尝试建立自动获取网络文件的机制，与服务商签订服务水平协议对文件保管作出规定。 　　（8）处置原则。组织应对超出保管期限、没有利用需求的文件进行安全合理的处置。网络协作程序上已删除用户的信息须物理删除。此外，已删除的信息可能在程序外留有副本，因此信息内容从原始地址删除后仍可公开使用。 　　（9）透明性原则。文件管理规划的实施过程和活动应以可被理解的形式记录下来，组织的员工在社会网络上从事与组织相关的业务活动时都应以