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浅议办公自动化环境下文书档案管理 　　摘 要：在办公自动化潮流蓬勃兴起的时代，应当及时重视到强化文书档案管理工作的重要性，并且在日常工作中不断着手实现文书档案管理的一体化及规范化。基于此时代发展的大背景，本文首先分析办公自动化环境下文书档案管理工作呈现出的新特征，与此同时分析现阶段文书档案管理工作的不足之处，接着综合论述结果，深度剖析在办公自动化环境下优化文书档案管理工作的策略，以期具备参考价值。 　　关键词：办公自动化；文书档案管理；安全防护措施 　　随着科学技术水平的升级发展，网络技术始终在不断的创新演变，极大的更新了社会生产及社会生活的常规模式，不仅推动了办公自动化的广泛应用，同时还促使文书档案管理工作迎来了新的时代。在现代化的办公自动化环境当中，传统的文书档案管理模式已经发生了天翻地覆的变革，为社会生产提供了新的发展渠道，同时也带来一系列不容忽视的严峻问题，亟待在日常管理工作时加以关注并解决。 　　一、浅析办公自动化环境下文书档案管理的特点 　　（一）文书档案管理更加便捷 　　在以往的办公环境下，最难以处理的环节就是文书档案信息的检索环节，毕竟以人力分析处理大量的文书档案信息，明显会感到吃力，容易增加管理工作的出错率。在办公自动化环境下，档案管理人员完全可以凭借办公自动化管理系统的智能性优势，自动进行对于文书档案资料的处理和流转，顺利完成文书档案资料从办公自动化系统到档案管理系统的传达，日后就可以凭借检索到的信息便捷调取所需的文书档案资料[1]。 　　（二）文书档案管理更加智能 　　在以往的文书档案管理工作当中，由于保存的文书档案基本以纸质档案的形式存在，因此具有庞大的档案文件数量，导致档案管理人员时常面临着巨大的档案管理压力。而办公自动化技术的发展，能够改善以往依靠人力按照规范要求整合归纳文书档案的不足之处，使得档案管理人员只需借助办公自动化系统的管理端，就可以轻松的从档案库里调取指定的文书档案，快速查看到纸质文书档案记载的相关资料，具有智能化的特征，极大的缩短了在文书档案整合以及检索环节所耗费的时间周期。 　　（三）文书档案管理更加顺畅 　　办公自动化环境的发展，有效的提升了文书档案一体化管理的效率。在办公自动化环境下，档案管理人员可以及时将整合到的文书档案资料按照某种规律，上传登记到办公自动化管理系统网络中，建立具有智能化检索特征的目录或者信息标签，日后在查阅的时候，只需要输入关键信息，系统网络就可以自动调取文档资料，使得文档资料的整个利用环节变得顺畅有序。 　　二、浅析办公自动化环境下文书档案管理的不足 　　（一）文书档案管理具有独立性 　　目前来看，很多企事业单位所管理的文书档案都具有独立性的特征。具体表现为管理文书档案的部门相对比较分散，不同部门对于档案管理的标准规范也有所区别，使得文书管理和档案管理逐渐实现了脱节。再加上部门之间尚未建立协同合作关系，使得文书档案资料难以被管理人员及时整合为系统的资料文件，不利于文书档案的重要资料信息得到及时的利用[2]。 　　（二）文书档案保密具有疏漏性 　　办公自动化环境不仅为文书档案的管理带来了便利，同时也增加了电子文档管理的风险性。再加上文秘工作人员要通过电脑流转文件，可能存在着携带有互联网病毒的情况，很容易导致文件在网络环境下被盗取或者被更改，极大的增加了文书档案管理的风险性，亟待通过技术手段加固企业的办公自动化系统管理网络，保证文书档案的资料信息不被泄露。 　　（三）文书档案管理具有过时性 　　随着办公自动化发展脚步的加快，文书档案的管理工作存在的过时性因素逐渐暴露了出来。一方面在于文书档案管理人员对于时代形势的变化不够敏感，难以及时学习先进的文书档案管理技术或者理念，导致应用的传统文书档案管理手段难以满足办公自动化发展的需要。还有一方面就是先进管理技术在实施过程中总是面临着各种阻碍，像是容易发生的信息泄露的问题，还没有及时更新能够加以解决的技术手段，导致企业的文书档案资料面临着被盗取的风险。 　　三、浅析办公自动化环境下文书档案管理的策略 　　（一）促使部门协同管理文书档案 　　随着办公自动化在国际范围的逐渐推广壮大，各行各业的生产经营模式都在不断随之升级和创新，这也使得办公自动化环境下的文书档案管理工作，面临着跟随时代发展提出的新要求，尽快实现管理方式创新的要求。在办公自动化环境当中，每一个办公室或者每一个台站都属于我局机关的有机分支，这些独立的个体共同构成了我局总体的管理系统，因此文书档案不会再以“卷”作为管理的单位，而且转?为了“文件”为单位的子系统[3]。这就要求台办室要将每份文书档案按照标注的作者、归档日期、独立编号等信息，借助局域网进行整合，之后再直接载入到台站的档案库中，建立基于办公自动化环境下全新的文书