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电子文件归档范围及其保管期限初步研究 　　电子文件的归档范围及其保管期限研究是电子文件归档管理中的一个重要课题#65377;由于电子文件管理的特殊性,决定着它不同于纸质文件管理,因而,在其归档范围和保管期限上并不能与纸质文件完全等同#65377;另外,由于电子文件形成特点和保存与阅读条件的限制,在其归档时又不得不增加了许多背景信息,因此,对电子文件的归档管理,有必要在参照纸质文件归档范围及其保管期限的基础上,做专门的研究并制定出专门的电子文件归档范围及其保管期限表#65377; 　　 　　一#65380;电子文件的类别划分与设置电子文件归档范围及其保管期限的重要性 　　 　　电子文件是指由计算机生成并依赖于计算机处理和阅读的文件,种类繁多,划分角度多种多样#65377;本文主要从归档管理角度,从法律效力和双套制管理模式两个角度对电子文件作如下划分:归档电子文件在法律效力上可以划分为正式电子文件和非正式电子文件两大类;在管理上也可以划分为无纸电子文件和有纸电子文件两大类#65377; 　　所谓正式电子文件,是指按照电子签名法要求和相关技术规范形成的具有法律效力的#65380;不依赖于其他载体而独立存在的电子文件#65377;这种电子文件从形成#65380;办理到归档都是独立进行的,它可以转换成纸质形态,但不是为了法律上的生效#65377;这类电子文件正在逐步产生中,为数还不多,但它所形成的电子档案,由于没有其他载体为依托,在管理和利用上没有其他档案管理可参照而显得非常重要,对它的管理,特别是在设置归档范围和保管期限上,与一般电子文件有很大区别#65377;所谓非正式电子文件,是指尚未具备法律效力的电子文件#65377;这类电子文件在归档和保管过程中不能独立存在,而必须有具法律效力的非电子签章的纸张或其他载体为依托,这是实施电子文件与纸质文件双轨制归档制度和双套制管理模式的主要原因#65377;目前在档案部门,对这类电子文件的归档强调必须同时保存具有法律效力的纸质文件,对其归档范围和保管期限,则完全对应纸质文件归档要求执行#65377;非正式电子文件在归档时,其实就是归档纸质文件的附属物,它所形成的电子档案实际上就是纸质档案的电子版#65377; 　　如果从法律的角度把电子文件划分为正式与非正式电子文件的话,那么,从其形成和办理过程的角度来看,则可以把电子文件划分为无纸电子文件和有纸电子文件两大类#65377;电子文件是随着计算机运用和网络技术的发展而产生并不断扩展的,这一运用是渐进的#65377;电子文件的产生,其数量由少到多,其种类由简到繁,它与纸质文件同时存在,而并非是完全取而代之,因而,在现阶段,或在今后相当长的一个历史阶段,纸质文件与电子文件将长期并存,这是电子文件与纸质文件双轨制归档制度和双套制管理办法的前提因素#65377;由于电子文件与纸质文件在产生和办理过程中,都是交织在一起的,因而使归档管理变得复杂起来#65377;有些单位虽然尚未实施办公自动化,但计算机运用已相当普及,许多文件不仅有纸质版也有电子版#65377;这类电子文件绝大多数有纸质可对应,但也有一些业务过程性和具体操作性的电子文件则未必有纸质对应,因而产生了有纸电子文件和无纸电子文件两种情况;而在另外一些单位,已经或正在组织实施办公自动化,电子文件的形成次序是先电子后纸质,并正在逐步取消纸质,大量电子文件已无纸质可对应,但由于法律上需要,档案部门在归档时要求凡列入归档范围的必须再生成并保存一套盖有印章或领导签字的纸质文件,而未列入归档范围的大量电子文件,就再也难觅纸质版了,成为无纸电子文件#65377;可见,有纸电子文件与无纸电子文件在各单位都是普遍存在的,有的先有电子后有纸质,有的先有纸质后有电子,有的只有电子而无纸质,也有的只有纸质而无电子,这种混乱的局面影响着电子文件的归档和管理,简单地套用纸质文件的归档范围及其保管期限规定是远远不够的#65377; 　　需要指出的是,正式电子文件与无纸电子文件#65380;非正式电子文件与有纸电子文件是从不同角度划分的,它们是交叉的并存关系,没有必然的联系,不能简单地等同起来#65377;当然,正式电子文件大多数是无纸电子文件,而非正式电子文件多数是有纸电子文件,在归档时要明确电子文件的上述身份,标明正式和有纸与否,以便区别对待,互相照应#65377;凡是正式电子文件要确保相应背景信息文档一同归档并重点监管;凡是有纸电子文件则要与纸质文件一一对应,进行关联;凡是无纸电子文件则要特别标记,以防不测#65377; 　　 　　二#65380;电子文件归档范围及其保管期限的特殊性表现 　　 　　由于上述归档电子文件种类的复杂性,电子文件归档在其范围和保管期限上完全套用纸质文件只能是权宜之计,应