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论高校办公室主任职业能力和素质 　　摘　要：高校办公室是直接为高校领导工作服务的综合办事机构，是沟通上下、左右、联系四面八方的枢纽和桥梁，被称为中枢神经。作为这个部门的灵魂人物办公室主任，其自身综合素质如何，直接关系到这个部门乃至整个高校工作的运转。因此办公室主任只有不断提升自身的职业能力和素质。通过规范化、科学化的管理，才能提高办公室的办事水平和管理能力，适应时代发展的需要。 　　关键词：办公室主任　能力　作风 　　中图分类号：C969　文献标识码：A　文章编号：1004-4914(2008)09-125-02 　　 　　随着高等教育的蓬勃发展和高校内部管理体制改革的不断深入，高校办公室面临着新的形势和新的要求。在此意义上，办公室主任的职业能力和素质成为决定高校办公室能否真正发挥参谋助手、辅助决策、综合协调、信息沟通作用的关键。为此，办公室主任只有不断提升自身的职业能力和素质，通过规范化、科学化的管理。才能提高办公室的办事水平和管理能力。适应时代发展的需要。 　　 　　一、具备精熟的业务能力 　　 　　办公室主任既是高校领导得力的助手，又是周围同事的知心朋友；既当参谋、助手，又当“调度”、“管家”，因此应具有较强的处理矛盾和办理事务的业务能力，勤于治事，善于治人。精于治法，大到参政议政，小到“柴米油盐”，做到汇四方之文采为我所用，融入方之精粹为己之长，从而为领导、为部门、为教学单位和师生提供细致周到的优质服务。 　　1　综合分析和独立处理问题的能力。综合分析问题，独立处理工作中的各种问题，是工作能力修养的基础。办公室主任在日常生活和工作中，要注意锻炼和提高综合分析问题及独立处理工作的能力，善于对大量琐碎工作和纷繁事务进行全面观察、综合分析和科学判断，以增强自己的思维能力、认识能力、综合分析能力和总结归纳能力。在培养综合分析能力中，首先要勤于思考，不论遇到什么问题，都要问几个为什么；从不同角度、不同侧面研究所要分析的事物产生、形成、发展过程；这一事物同其他事物的联系与区别，从中找出决定事物本质的规律。其次，在综合分析问题中，要敢于否定自己的初始，解决“自己的刀不能削自己的把”的框框，特别是要摒弃先入为主的观念，不要单纯从论证自己主观形成的固有观念出发，而要从客观的实际情况出发，一就是一，二就是二，这样才能反映出事物的本来面目。再次，要注意倾听各种不同的意见，善于吸收那些独到见解，经过分析、比较，归纳出条理清晰、观点鲜明、具有很强说服力的结论。 　　2　文字概括和语言表达能力。文字综合、概括能力和语言表达能力，是办公室主任工作能力修养的重点。要多读、多思、多练。多读，就是要有强烈的读书欲望，善于在繁忙之中科学安排时间，养成天天读书的好习惯。不论是自然科学、社会科学的经典著作，还是知识性、趣味性的文章，都应当有选择地挤时间学习。多思，就是要善于开动脑筋。不论对周围的人和事。还是日常工作和学习，都应当勤于思考。多练，就是要多实践。做一名办公室的领导。要有比别人多吃几倍苦的充分思想准备，对本部门的各项工作，都应亲自过问、亲自实践。首先，要练就一副好口才。办公室主任经常上传下达，迎来送往，场面上的活动很多。如果没有一副好口才，是适应不了工作需要的。因此。要在日常生活中，有意识地练习自己的口才。起初不妨先从熟悉的同志、亲朋好友唠家常练起，小到周围的生活琐事、见闻，大到工作、事物的是非曲直，天南地北。无所不包，逐步打破语言表达前的拘束感。然后扩大谈话对象。不断增强讲话欲望。不论在什么场合，面对什么对象。都力求吐字清晰、层次清楚、逻辑性菠。其次。要练就一个好脑筋。办公室主任要具有很强的记忆力。这是因为，领导交办的随机任务比较多，而在某些特殊场合下，又很难当场做纪录，这就需要靠记忆。如果平时不注意锻炼记忆力，关键时候会耽误大事。记忆力好，即来自于对需要承办事务的重视程度，又有赖于自己的业务熟练程度。办公室主任必须在日常工作和生活中。经常练脑筋，时时处处做工作上的有心人，这样在关键时刻，才能以最快的速度对所要处理的工作做出灵敏的反应。再次，要练就一手好文笔。起草、审核文稿是办公室主任的一项主要业务。日常工作中，除了多抄写文稿，勤练习写作外。还要多摘抄积累?Y料、素材，打好基础。再就是要讲求写作速度，有时有急件、特急件文稿起草任务。办公室主任要适应这种工作节奏。紧抓住一个“快”字，从拟定提纲、到打腹稿、修改、誉抄、送审，都要围绕一个“快”字去练习、实践。 　　3　组织协调和处理矛盾的能力。办公室主任要善于在各种错综复杂的事务中，加强协调和处理某些棘手的矛盾和问题，达到统一认识、化解矛盾的目的。由于传统管理模式的束缚和影响，机关各部门之间，部门与教学单位之间常常会发生一些体制不顺、政出多门、职责交叉、彼此掣肘、互相推诿等类问