临江第二小学文书档案形成与归档要求-临江新城试验小学.DOC

临江二小文书档案形成与归档要求 ? 为使我校文书档案做到格式规范、文体规范、文字规范，特制定《萧山区临江第二小学学校文书档案形成与归档要求》，请遵照执行。 一、档案形成要求 (一)计算机档案形成要求 1．统一纸张。一般情况下使用A4纸，如有特殊情况可使用A3纸。 2．统一格式。常用的文体格式详见下表。 项 目 字 体 字 号 字间距 行间距 备 注 标题 宋体 小二号 标准 1．5倍 正标题加粗；副标题为三号楷体加粗。正副标题均居中。 一级 小标题 黑体 小四号 标准 1．5倍 二级小标题为黑体，三级小标题为楷体加粗，四至五级如有小标题为宋体加粗。 正文 宋体 小四号 标准 1．5倍 为消除“有将无兵”现象，可适当调整字间距或行间距。 署名 宋体 小四号 标准 1．5倍 标题可用规范简称，文尾署名必须用全称。 日期 宋体 小四号 标准 1．5倍 用汉字。日期应到日，年份为四位数，第一个字与署名的第三个字对齐。右键点击软键盘，要求从“单位符号”或“特殊符号”中选用“○”，以保证不变形。 3．统一操作。建立新文档后，打开格式中的“段落”，去掉两“√”，设置行间距为1.5倍，其他归“0”；打开格式中的“字体”，按正文的要求设置好字体和字号，字符间距和位置设置为标准，正文对方设置为两端对齐；打开文件中的页面设置，选择A4纸后，设置上下左右页边距均为2.5厘米。输入法设置在全角状态下，以确保每个标点符号的规范。标题与正文之间用回车键键入后空一行。操作正文时，先用空格键空两个汉字位置，以后每一段用回车键后就会自动空两个汉字的位置。如果出现段前空两格不规范的情况，请将此段文字首行退回到顶格处，然后用空格键空出两个字的位置。如果在使用层次序数时出现自动编号现象，请用“撤消键入”后再进行操作。页码统一用“页面底端”且“居中” 4．统一表格。表格采用三线表，即左右不封口的表格，忌用跨页大表。如出现转页续表，表头不省略，且表格右上方注明“续表”。其中统计表一般包括标题、表体、说明三部分，不设“备注栏”，确需辅以文字说明的，则在表体下方加“说明”部分。“说明”只对资料来源或表内某些问题进行注释，文字必须切题和简洁。标题有单位、时间、事由和文种四要素，列于表体上面居中排列，表体右侧上方标明计量单位，如各栏计量单位不同，则在栏内分别标明。表体纵向和横向栏间用细线，上下边用粗线。表中短横“-”表示这一栏没有数据，空格表示未掌握该项数据，“0”表示该项数据为零，“…” 5．统一标题。标题除制度性文档外，一般应含有四要素，即单位、时间、事由和文种，并按此序拟写，一般为一行且居中。标题中的单位一般使用单位简称。以萧山区临江第二小学为例，标题中的单位则为临江二小党支部、临江二小、临江二小教导处、临江二小总务处、临江二小少先队大队部等。单位应是一个完整的概念，不要再进行拆分。如果有正副标题，均应居中，其中副标题前应加破折号，并按上面要求拟写规范。标题除可使用书名号外，一般不用其他的标点符号。 6．统一数字。正文中的数字，除标题、成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当用阿拉伯数字。 阿拉伯数字的书写有以下规则： （1）为使多位数字便于阅读，可将数字分成组，从小数点起，向左或向右每3位分成1组，组间留一空隙（约为1个汉字的1/4），但不得用逗号、圆点或其他方式。非专业科技出版物如排版留1/4汉字空有困难，可以不分节，也可仍采用传统的以千分撇“，”（使用半角状态下的逗号）分节的办法，其中小数部分不分节，四位以内的整数也可以不分节。 （2）纯小数必须写出小数点前用以定位的“0”。 （3）阿拉伯数字不得与除万、亿及法定计量单位词头外的汉字数字连用。如453,000,000可写成45,300万或4.53亿或4亿5,300万，但不能写成4亿5千3百万；三千元可写成3000元或0.3万元，但不能写成3千元；三千米可以写成3千米，这里的“千”是词头。 （4）一个用阿拉伯数字书写的数值（包括小数和百分数）不能拆开转行。如有转行，可通过调整字间距来消除。 （5）表示用阿拉伯数字书写的数值范围，使用浪纹号“～”，不用符号“-”。如：10%～20%，（2～6）×10，30～40km（也可写成30km～40km）。表示参数范围的数值应按国家有关的标准处理。如：63%～68%（不作63～68%），-15～8℃（不作-15℃～8℃），155～220千克（也可作155千克～220千克），8万～11万吨（不作8～11万吨），包装外型尺寸为400mm×200mm×300mm（不作400×200×300mm （6）整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要照顾到上下文，求得局部体例上的一致。如：一