文控管理制度.docVIP

1 总则 1.1 文控工作虽作为制造业公司辅助性工作，但直接影响着公司生产、运营的成效。为规范本公司的文控工作，特制订本制度。 1.2 本制度适用于本公司的文件制作、修订、审批、受控、发行、回收、归档及销毁等各个环节。 1.3 文控工作管理原则： 使用文件唯一性，系统性，易于识别，集中管理与分散管理相结合。 1.4 公司各职能部门应明确一位负责人分管文档工作，并指定兼职文控员统一管理本部门的相关文件材料，定期整理归档并按期向公司文控移交。 1.5 文控负责对全公司的文件管控；其他公司成员有义务和职责对文控工作进行监督和支持。 2 文件属性及分类 根据公司的实际情况，文件可以按以下标准进行分类（详见附件：文件分类表） 2.1按业务活动可分为：销售文件，研发文件，供应商文件，制造生产文件，工程工艺文件，质量管理文件，行政（后勤）管理文件，人事管理文件，财务文件等。 2.2按管控方式可分为:受控文件和非受控文件。受控文件是指可能涉及公司的商业机密或对公司日常运行有规范指导作用的文件，需根据公司的成长对文件进行修订的文件，如体系文件、技术文件、合同协议等；非受控文件是指外部单位发放的文件，本公司无法控制，或由本公司发布的通知、公告等发布后无需修订，不必要对其控制的文件，如法规、标准、通知等。 2.3按文件载体可分为：纸质文件和电子文件。 2.4按管理方法可分为：集中管理和分散管理。 2.5按保密等级可分为：绝密、机密、秘密，公开。绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司安全和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司安全和利益遭受严重损害；秘密是指一般公司秘密，泄露会使公司安全和利益遭受损害。 2.6按属性可分为：规定性文件、事务性文件和技术文件。规定性文件是指为了约束和规范某方面的行为和活动而制订的规范性文件，如政策、法规、制度等，这里主要是指公司内的制度规范文件；事务性文件是指为办理某项工作和事务而产生的记录和推动性文件。 2.7按文件来源可分为：外来文件和内部文件。 2.8按保存时间可分为：永久（30年以上）、长期（15-30年）、短期（15年以下）。 2.9按文件的生命周期可分为：“制作、受控发行、归档、废止” 四个阶段。 3 权责 3.1文控的工作职责 3.1.1 公司文件的模版、格式、版本、权限、密级的规范； 3.1.2 对公司文件的模版、格式、版本、权限、密级、字体等方面的审核； 3.1.3 受控、发行、纸档的发放、回收、销毁； 3.1.4 协调质量管理部及相关部门对体系文件的监督、管控及对其提供审核利用； 3.1.5 对外来文件如法规、标准、公文、证书等的受控和管制； 3.1.6对除以上文件以外的其它文件的管制； 3.1.7对归档的文件集中管理。 3.2 各部门的权责 3.2.1按照《文件控制程序》规定制作和使用文件； 3.2.2对办理完毕，具有保存价值的文件归档，定期向文控移交； 3.2.3自觉遵守文件管理的相关规定，并监督和建议文控的管理工作。 4.管理规定 4.1 制作阶段 4.1.1 需要草拟文件，须遵循公司对文件要素的规定。参见《文件控制程序》 4.1.2 文件的制作 4.1.2.1 规定性文件，制作编辑文件前向文控申请文件编号，正确编写文件名称；如：体系文件等。 文件名称的组成：文件编号+文件标题+文件制作时间 事务性文件和公文的文件名称可不按照此方式命名。但必须具有明显的指示性，不能笼统地标题为申请、报告等。 4.1.2.2 事务性文件，则按照文件编号规则，部门自行编制一套编号进行管控。 4.1.3 若修订文件需向文控索要需修订的可编辑电子档； 4.1.4 文件的编辑，须对文件的模版、版本、修订履历、密级、文件属性等进行编辑。 4.2 受控发行阶段 4.2.1受控发行流程 受控发行核准签发审核启动流程 受控发行 核准签发 审核 启动流程 4.2.1.1 公文，内部公文在OA上提交启动流程，由文控审核文件字体、模版、格式、署名等方面，通过则提交到其部门主管领导，由其审核文件内容，未通过则驳回到文件流程源头，由文件作者重新修改编辑，再重新提交；若都通过，则由部门领导提交总经理或副总经理核准签发，由管理印章的人员在落款处加盖公司印章，文控受控发布；外来公文，由收文部门扫描后，扫描件和原件移交文控受控。 4.2.1.2 规定性文件（如规章制度、SOP等），在OA上提交启动流程，由文控审核文件字体、模版、格式、署名等方面，通过则提交到其部门主管领导，由其审核文件内容，未通过则驳回到文件流程源头，由文件作者重新修改编辑，再重新提交；若通过，则由部门领导提交内容涉及到的相关部门会审，同样，通过则直接提交下一节点，未同意，则