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高校档案利用的研究与探讨 摘要：本文在第一部分分析了高校档案的重要性；第二部分阐述了当前高校档案利用现状、问题以及造成这些问题的原因；第三部分就如何才能做好高校工作，提升高校档案利用价值展开了讨论。 关键词：高校档案；利用；存在问题；原因分析 1高校档案的重要性 首先，高校档案记录内容真实性和客观性，因而它反映了一所学校的发展历史以及发展过程中所形成的独具特色的内涵。其次，高校档案管理工作具有基础性，原因在于它的开展能够为高校其他各项工作的开展提供依据。再次，高校档案管理工作通过整合学校自建立以来的资料资源，为学校的发展进程起到积极的、有力的推动作用。进而内在的提升了一所大学的文化凝聚力和吸引力，为学校文化建设提供了坚实的保障。再次，高校历年以来的教学档案，能够履行文化的借鉴以及功能。大学本就是以育人为目的的，高校教学档案能够通过校园这个大平台，对大学生进行文化教育，从而实现科学、文化、社会知识的有效传播，大学生综合素质的进一步提升。最后，档案还是对学生进行思想道德教育的生动素材。高校培养的学生不仅要有专业的理论知识、精湛的专业技能，还要具有高尚的思想道德情操和良好的人文素养。高校档案详细记载了高校的发展历程，许多档案资源凝结了学校丰富的历史文化和人文精神。档案素材的真实性、客观性和历史性，极大地提高了其吸引力，能够在很大程度上激发学生的兴趣。这是课堂教学难以取代的。教师可以在教学中对学生进行思想道德教育并加以运用，以促其养成高尚的思想道德情操。 2高校档案利用过程中存在的问题以及原因分析 尽管近年来，伴随着信息技术的发展以及档案管理方式方法的进步，高校档案利用率得以提升。但是作为一名档案管理人员我们应当清醒的认识到，当前我们的档案管理工作还未发挥其应有的作用，档案利用率还相对较低。主要体现在四个方面：第一是档案利用主体受到限制。长久以来，档案主要是为各级领导决策、为机关各部门工作提供参考服务，而为教学科研服务则相对较弱，从而大大影响了档案的利用效率；第二，高校档案利用范围受到限制。据调查，目前不少学校档案馆馆藏门类不全，内容单一，主要以文书档案、基建档案、人事档案、财会档案居多，其它档案门类不全，数量有限，例如照片档案、声像档案、实物档案等严重匮乏，特色档案寥寥无几，这就使档案利用面变得非常狭窄，不能满足各个层次档案利用主体的需求；第三，对已经收集到的档案开发利用程度非常低。 笔者认为造成此类现象出现的原因有以下几点： （1）学校领导忽视了档案管理工作的重要意义 高校档案管理受自身工作特点的影响，其作用需要很长时间才能展现出来，要想在短时间内就为学校整体效益的大幅度提升做出贡献着实很难。正是由于这样，不仅仅是学校领导甚至是一些高校档案管理工作人员都产生了“高校档案管理工作可有可无”的极端思想。而这种想法带来的直接后果就是学校不肯花钱为高校档案配备先进的设备、不肯为高校档案管理工作改进办公场所、不肯为高校档案工作人员进行讲座培?等等。除此之外，高校档案管理工作人员的不重视还会直接影响其工作积极性，甚至有些高校档案管理人员只是做一些简单抄写、录入、作，对高校档案资料的收集、开发、编研、归档等工作一概不管，因此要想提充分发挥档案资料的价值，提升高校档案利用率，难上加难。 （2）高校档案管理方式较为落后 影响高校档案利用效率的一个重要点就是档案管理的方式。当前很多高校的档案管理工作依然采用传统的那种方式，即人工收集、人工归档、人工查找。不仅占用了宝贵的，而且使得档案管理与利用的效率极为低下。 （3）高校档案管理制度不健全，过程不规范 一方面由于档案管理工作极为复杂和繁琐，稍有不慎就会因为程序混乱而前功尽弃；另一方面由于当前学校尚缺乏一套细致、完善、科学的管理制度作为支撑。加之目前领导、工作人员缺乏对这项工作的重视，因此学校高校档案管理工作的规范性实在是有待提高，严重降低了档案管理与利用效率。 （4）高校档案管理工作人员的业务素质较为薄弱 首先，由于学校对高校档案管理工作的不重视，导致了高校档案管理工作人员缺乏对工作的责任感，降低了对工作的热情和积极性。其次，由于学校在高校档案管理人员的选用上存在一些问题，直接导致高校档案管理工作人员的专业素质不足，档案管理经验不足。再次，学校缺乏对高校档案管理工作人员的后期培训，使其无法及时满足工作发展的需要。最后，由于部分高校档案管理工作人员道德素质较差，对需要保密的工作内容做不到保密，而严重影响了高校档案管理与利用工作的效率。 （5）高校档案管理与利用工作所需要的配套设施不全面 首先是档案管理设备陈旧落后，使得档案利用无法及时跟上信息化潮流。其次，档案管理系统落后，软件条件差。再次，存放档案的基础设施参差不齐，柜架破旧不堪。最后，缺乏专项资金对一些已经破损的纸质档案进行修复。 3做好高校档案管理