2016企业电子邮件沟通规范和技巧 .pdf

企业电子邮件沟通规范及技巧 一、电子邮件使用的基本原则 1、电子邮件沟通的重要性 –80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就 是打开电子邮箱收发邮件 –70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱 ，确认没有尚未处理的紧急邮件 –30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要 强迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的 任务 2、为什么使用电子邮件沟通 如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了 ，许多事情从此“死无对证”。电邮存在公司服务器上， 白纸黑字，谁也赖不掉 使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以 及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则， 并充当了作为每个工作项目历史档案的功能 充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事 实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以 合理的方式解决意见不和以及争端 3、需要发送邮件的情况  正式工作报告  部门之间事务往来，需要留下书面资料的。  通知  知识推荐和信息传递  没有见面交流条件的其他交流内容  难以简单用口头表达说明清楚的事项 注意  电子邮件应当避免滥用，不发无意义的邮件。只 把有价值的信息提供给需要的人。 “在商务交往 中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。 二、电子邮件写作规范 电子邮件包含的内容  发送对象  主题  称呼与问候  正文  附件  签名 1、发送对象的选择 要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘 送人） To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的， 理应对邮件予以回复响应。 CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务 对邮件予以响应；如果CC的人有建议，可以回 Email。 BCC是密送，即收信人是不知道你发给了BCC的人 了的。这个可能用在非常规场合（1、招投标、知 识产权、公司决策等密送给领导，2、给客户的标 准模板邮件密送给其他客户或者内部同事等）。 TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。 比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到 高都可以。顺序一般是将其他部门的经理放在第 一位，然后是本部门经理，主管，组长等其他同 事等。适当的规则有助于提升你的形象！ 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资 源。（项目干系人、知情人、关联人，管理架构 中的相关责任人。） 将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到 这封信，以免造成不必要的困扰和「垃圾」 选择邮件发送对象的时候避免以下现象 –非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄 送给包括直接和间接经理 –避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特 别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节 –避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人 、抄送人，用见面直接交流代替 选择邮件发送对象的时候避免以下现象 –对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与 发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件 与发件人讨论 • 你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确 定结果的邮件 –不能随便向群体邮箱发送不必要消息 • 全体邮箱：全体技术中心、技术支持、全体员工，只有 一定级别才能发送 • 一个人找订书机，300人中断工作来看这个信息 （布拉格的有些广场应该关闭） 几种常见的邮件发送对象选择  工作计划的发送对象 –经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部 门内部相关经理人 –为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以 跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理  项目通报类的邮件 –主送给项目小组成员 –抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导  寻求跨