经典实用有价值企业管理培训课件：会议组织与管理.pdf

会议组织与管理 培训人：郑红敏 会议概述 目 录 1 会议概述 ONTENTS 会务工作流程 2 会务工作流程 会务工作具体内容 3 会务工作具体内容 常用会议的组织程序 4 常用会议的组织程序 会议概论 一、会议的涵义 会议是“由有关组织召开的听取情况、讨论问 题和布置工作的集会”。 二、办会的涵义 办会就是指秘书部门和秘书人员操办会议事 项、是秘书工作的基本职责之一。具体包括起草并 分发会议文件、会场布置、会务接待、会议议题与 议题磋商、生活安排、会议记录、掌握会议进展和 会后贯彻工作等等。 三、会议的主要特点 １、集体性； ２、程序性； ３、公开性； 4、规范性。 四、会议的作用 1、会议体现了民主。 2、会议交流了信息。 3、会议统一了集体认识和行为。 4、会议促进了和谐和团结。 五、会议的种类 1、按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。 2、按时间分： 定期和非定期。 3、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会。 4、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。 5、公司常见会议类型： 经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会 和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会、新 产品新闻发布会、联谊会、表彰会。 六、会议的要素 １、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会 议方式。 ２、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作 用。 ３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、 会议结束、会议决定的贯彻落实。 ４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设 施。 大家谈： 大家谈： • 你参加过一些什么样的会议？你 • 你参加过一些什么样的会议？你 是否喜欢这些会议？为什么？ 是否喜欢这些会议？为什么？ 会议秘书工作的基本任务 一、组织的工作 1、协助领导确定会议议题； 2、根据议题安排议程、日程； 3、发会议通知，负责会议报到； 4、对与会人员进行编组； 5、布置会场，安排座次； 6、印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； 7、负责会议签到； 8、会中组织和协调； 9、会场其他组织和管理； 10、会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘 车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。 11、会议的结束收尾工作。 二、文书工作 1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。 三、生活管理工作 1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障；