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浅议办公自动化软件中自动编辑功能应用 【摘要】在办公自动化教学及管理中，我们经常要应用 计算机的自动化功能来提高工作效率。在编辑一篇文章时， 常常会有一些重复的操作，如果这些操作每次都单独执行一 遍，那么要花费比较长的时间，能不能将这些操作合成在一 起，然后将计算机自动执行呢？下面就谈谈办公自动化中有 关这方面的内容。 【关键词】宏；自动化；指令；录制；样式；格式刷 下面从三个方面来阐述办公自动化软件中自动编辑功 能的运用。 宏在办公自动化中的运用 谓“宏”，就是将一系列的命令和指令组合在一起，形 成一个命令，以实现任务执行的自动化。它可以替代人工进 行一系列费时而重复的操作，是一个极为灵活的自定义命 令。 如果在Word中反复执行某项任务，可以使用“宏”自 动执行该任务。“宏”是一系列的Word命令和指令，这些 命令和指令组合在一起，形成了一个单独的命令，就好像是 DOS下的批处理命令一样，可以实现任务执行的自动化。运 用宏可有两种途径，一种是录制宏，另一种是采用Word自 带的Visual Basic编辑器来编辑宏命令。前一种使用较多， 操作简练，也易于理解。我们来看一个例子： 打开一篇文章，以AA为宏名，利用Ctrl+shift+F作为 快捷键，功能为将选定内容设置为隶书，小四。下面是操作 步骤： 1.1录制新“宏” （1）执行“工具/宏/录制新宏”菜单命令。（2）在“宏 名”中输入“AA”文字信息。（3）单击［键盘］按钮，在“新 按快捷键”中按Ctrl+shift+F”组合键，单击［指定］按 钮，最后单击［关闭］按钮。（4）选中任意信息后，执行格式 工具栏上的“隶书，小四”。（5）单击录制“宏”面板上的 ［停止］按钮，结束录制。 1.2执行“宏” 按Ctrl+shift+F”键启用宏，即可进行隶书,小 四”的使用。 1.3 “宏”代码 执行菜单工具/宏/宏”命令，选中宏名“AA” ,单击 ［编辑］按钮,打开“宏”编辑窗口,可编辑“宏”代码如下: Sub AA （） AA Macro 宏在 2012/8/10 由 walkinnet 录制 With Selection. Font .NameFarEast 二隶书” .NameAscii =隶书” .NameOther 二“宋体” .Name =宋体 ? Size = 12 .Bold 二 False .Italic = False .Underline 二 wdUnder1ineNone ?UnderlineColor = wdColorAutomatic .StrikeThrough = False .DoubleStrikeThrough 二 False .Outline = False .Emboss 二 False .Shadow = False .Hidden = False .SmallCaps 二 False .AllCaps = False .Color 二 wdColorDarkRed .Engrave = False .Superscript = False .Subscript 二 False ? Spacing = 0 .Scaling 二 100 .Position = 0 .Kerning 二 1 .Animation = wdAnimationNone .DisableCharacterSpaceGrid = False .EmphasisMark 二 wdEmphas i sMarkNone End With End Sub “宏”代码是比较复杂的语法体系，有点类似于VB代 码，它们可以灵活多变地完成某些功能，我们也可以不管它 们的代码，只是利用它们各自的特性来实现很多复杂的操 作，从而满足办公自动化的需要。有宏代码中，Sub改变颜 色（）：这是宏的名称。中间的以“开头的称为“注释”， 它在录制宏时自动产生。 以With开头到End With结束的结构是With结构语句, 这段语句是宏的主要部分。单词selection,它代表‘突 出显示的区域（即：选定区域）o With Selection. Font : 它读作“选择字体”.这整段语句设置该区域字体的一些 “属性”。 End With：结束 With 语句。 End Sub：整个宏的结束语 1.4删除宏 执行工具-宏-宏，在出现的对话框中，选择想要删除的 宏，点击删除即可。对于宏按钮，按住Alt键将宏按钮拖出 菜单栏或工具栏即可。 样式在办公自动化中的运用 我们常常会遇到这种情况：一篇文档很长，需要修饰的 地方很多，有些段落需要行间距不同，有些文字则要加粗或 改变颜色等等，这样需要给多处文字添加同样或不同的样 式，一遍一遍的设置很麻烦，这时如果我们使用“样式”功 能，再复杂的样式，都