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浅议ACCESS数据库在财务管理中应用 中图分类号：F275文献标识：A文章编号：1009-4202 (2012) 12-182-01 数据库技术产生于60年代末、70年代初，它的出现使 计算机应用进入了一个新的时期一一社会的每一个领域都 与计算机应用发生了联系。数据库是计算机的最重要的技术 之一，是计算机软件的一个独立分支，数据库是建立管理信 息系统的核心技术，当数据库与网络通信技术、多媒体技术 结合在一起时，计算机应用将无所不在，无所不能。 数据库的概念及其优势 1.数据库的定义 顾名思义，数据库即是存储数据的仓库”，计算机作 为该“仓库的管理员，它对每个物资按其类别进行了分 类、按照需求，计算机能够快速、准确的将您所需的资源找 到，并提供给您。确切的说：数据库，就是为了满足某部门 或用户的需要，在计算机系统中按照一定的数据模型、数据 结构等组织、存储和使用的相互关联的数据结合，是按科学 的结构形式组织存储的“数据仓库”。 数据库管理的流程 组织存储信息- 维护和备份信息- 提供信息查询和统 计?开发新的信息资源 数据库管理的优势 3. 1.能够存储大量信息，但却占用较少的空间 2.管理操作方便、快捷，数据维护安全、简单 3. 3.检查数据快速、准确、高效 4.数据应用共享性好 财务数据集中化管理的困难和必要性 管理数据的存取远不如因特网搜索的速度快。为什么 我不能像因特网搜索那样迅速获得公司的管理信息？ ”这 是人们经常抱怨的问题。对于资本投入大、风险大、地点分 散、流动性大、时间跨度长、资料传递周折的单位，集中化 具有一点的难度，但具有必然性。通过对财务数据、财务成 果的分析集中整理，结合企业的经营战略、企业经营的市场 环境的分析，来对企业经营做出指导性的决策。 而信息格式不够灵活是另一个普遍问题。尽管标准格式 的报表仍有利用价值，但随着公司内信息数量的增长，在需 求到来之前预测所有的信息期望和传递频率正变得越来越 困难。各部门信息的在保证信息安全的同时，准确共享和互 利才是提高工作质量的最根本途径。 2.1.财务基础数据集中化应具备的特点 1. 1.实用性 1. 2.整合性 1. 3.弹性 2.1.4.集中数据存储 2. 1.5.提升管理绩效 2. 1.6.增进组织互动关系 2. 1. 7.实时性动态管理 1.8.信息化与信息全部性及时性 信息化财务管理的管理工具 什么是ACCESS ?其实ACCESS是我们办公软件中常见的, 它是0FFICE软件中的一员。旨在数据化管理，实现信息一 体化共享，宣导与时俱进的充分利用信息技术资源，促进企 业管理可持续发展。即也是财务集中管理的宗旨 由于需要使用者进行【表】、【查询】、【窗体】、【报表】 等进行设计，它常被应用于业务较稳定的企业管理中。它是 与EXCEL的关系很密切，简单的说ACCESS是由多个EXCEL 中的SHEET表格组成，他们之间可以通过【导入】、【导出】、 【建立链接】来实现数据的通用。ACCESS功能性远远超过 EXCEL,它可以建立窗体使操作更直观、还可以建立固定报 表，由计算机自动计算后填写在报表中，它更规范、计算功 能更强、简化重复工作、提高工作效率。 部分简单实例浅析 4. 1.员工薪酬管理模块 4. 1. 1.员工管理模块目标 实现员工工资与个人身份证号、银行帐号自动对应，实 现大批量员工工资银行报盘工作。实现汇总后自动生成付款 审批表单。 4. 1.2.具体操作 对【表】《人员信息》进行基础信息维护。对每名员工 建立独立不重复的人员“ERP编号”，以该字段为主索引并 建立与各【表】的关系，“ERP编号”字段在此起到的是桥 联作用，告知计算机各【表】之间的联系。如【表】《人员 工资》中的ERP字段”、【表】《员工报销》ERP字段”, 计算机自动将同一 “ERP编号”字段值的人员“帐号”、 “身份证”信息查询关联、对应。该模块更适用于员工层次 多样化、员工人数较多的企业。减轻工作量，降低差错率， 大大提高了工作效率。 4. 2.资金付款管理 4. 2. 1.资金付款管理意义 企业管理以财务管理为中心，财务管理以资金管理为重 点。资金是企业的血液，资金链断裂是许多企业巨人轰然倒 地的直接原因。做好资金管理，可以在无形之中产生巨大的 资金收益。 4. 2. 2.资金付款管理的目标 实现资金付款单位与合同信息对应，对比是否存在超合 同付款、是否存在无合同付款等。完成银行报盘、生成付款 审批单等功能。 4. 2. 3.具体操作 首先，对【表】《单位信息》进行维护。主要内容：开 户信息、资质信息、稅务登记信息、法人信息等。最为关键 的是保证这些信息的真实准确性，因为该表只维护一次，可 进行多次重复使用。 其次，对【表】《合同信息》进行维护。主要内容：合 同编