「大優化」取代「小節約」企業差旅管理「平衡術」.docxVIP

「大優化」取代「小節約」企業差旅管理「平 衡術」 差旅費對企業來說絕對是不可忽視的重要可控成 本。真正全面的差旅管理不是「小節約」，而是「大優化」； 不是單一的成本控制，而是整體的管理升級。 簡單地說，差旅管理就是企業對員工或者客戶在差旅方 面所涉及到的各方面費用，包括機票、酒店、甚至租車等進 行採購、報銷和支出，而對於業務網絡龐大、出差安排頻繁 的跨國企業來說則是一項龐大的工程。比如GE在中國2011 年一年機票採購就達到14萬張左右，約合4000萬美元；平 安集團2013年的中報亦顯示，其半年的差旅費達到了 3.34 安集團 億元（人民幣，下同）；華為每年對差旅管理都要做出成本 考核，2012年節省成本為7000萬元。「成本節約是差旅管理 最明顯、最直接的一個效果，」慧通商務差旅服務部部長付 育表示。 在全球經濟發展步伐不斷加快的今天，企業間跨國、跨 區域的業務往來日趨頻繁，隨之而來的是差旅費用的不斷增 加。企業越來越認識到差旅管理的重要性，由以前的放手式 管理，到現在的集中式管理，甚至有些企業比如華為，單獨 成立差旅管理部門或分公司對公司的差旅進行集中管理。如 何有效用「大優化」取代「小節約」，在企業差旅管理實際 操作中，有何「平衡」妙招，實現最大化的節約成本的效果？ 集中管理成本效率雙優化 「對於小公司來說，差旅管理的目的就是票價、房價的 節約，但是對於有規模的公司來講，更多的節約是在整體流 程上，差旅管理所帶來的管理成本的節約和效率的提升更加 重要。」付育說。很多公司認為差旅管理就是單次交易的節 約，比如一張機票便宜了幾十塊錢，為此員工要到處打電話 比價，投入人力去討價還價，回來貼票報銷也給審批帶來了 很大的麻煩，「效率很低，而且造成了企業財務成本的積壓, 這樣帶來的整體的浪費他們沒有看到。」付育說。 集中會帶來更大的節約，統一管理之後就會從當中找到 很多地方可以去壓縮、去節約。因此，企業需要更有效率地 管理整個差旅流程，從而減省成本；一些企業視差旅為一項 投資，並盡力將這項投資的回報率最大化，而中國本土的企 業越來越重視這一趨勢的重要性。 差旅管理平衡術 要實現集中管理的多重效果，企業首先就要確定差旅政 策的大原則，即差旅管理的目的。差旅政策要同時兼顧到企 業管理，在成本控制和員工滿意度上做到一個平衡。一個很 小的例子可以看出企業在平衡兩者關係上的用心良苦，比如 要求出差員工合住的政策無疑會降低差旅成本，但是卻違背 了員工的出行偏好，因此華為的做法就是在這方面採用鼓勵 性的差旅政策：合住的員工每天會有5美元的一個獎勵。 而在差旅政策大方向確立的情況下，一些小的調整也必 不可少，以使其能夠迎合外界環境的變化和內部員工的需 求，比如GE的差旅政策就是嚴格執行最低票價原則，但是 會根據CPI變化等調整員工的餐費補助，同時對員工進行滿 意度的調研，定期對差旅管理進行修整和微調。 其次是制定一個清晰而全面的差旅政策，其中包括差旅 預訂工具和供應商的選擇，報銷系統和流程控制，差旅人員 在途以及到達目的地所需要什麼樣的配套，也包括支付工具 以及數據管理等。 但是對於很多中國企業來說，還遠沒有實現上述的精細 化管理，「我們跟本土大企業合作的時候，發現其實大家都 很重視這件事情，但是從組織上和流程上是沒有得到保障 的。」付育建議，差旅金額超過千萬元的企業應該有一個差 旅管理的經理，特別是對於制訂差旅政策和分析差旅報表方 面而言，這是很重要的設置。 從差旅管理數據中挖掘價值 員工從申請出差到報銷結束，並不意味著企業的差旅管 理就此完成，相反，在此過程中形成和沉澱下來的數據，恰 恰是差旅管理進一步完善的開始。 r數據和分析不但能讓企業在與酒店及航空公司商討價 格時更有把握，更能有助他們制定一個有效的差旅管理政策 及覆蓋出差前、中、後的流程，從而減省將來的差旅支出。」 美國運通副總裁李馬可(Marco Pellizzer)表示。 從大的方面來說，包括公司全年的訂票額度，平均價格 水平，採用最多的航空公司和酒店信息等；而從小的方面來 說，則涉及員工的出行軌跡，差旅選擇的行為偏好等。 有了數據的指引，企業的差旅成本就不是被動的消耗， 而是更優化的資源配置。借助於此，企業就如同李馬可所說 的那樣，可以「視差旅為一項投資，並盡力將這項投資的回 報率最大化」。 一般而言，這些數據類型包括：機票價格、航線、首選 酒店、機票客艙級別、提前預訂天數，以及超越差旅政策的 預訂範圍等。差旅管理人員可以利用這些信息來確定出行量 和得出不同種類的分析，如最常見的目的地和飛行航線、首 選的航空公司和出差人員的預訂習慣，並利用這些信息與酒 店及其他供貨商磋商更優惠的價格；同樣地，有關機票價格 及客艙等級、提前預訂天數、航空公司使用率等則有助差旅 人員優化公司的差旅