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浅议基于网络技术档案管理系统 摘要：本文叙述了基于网络技术的档案管理系统 的必要性与重要性；阐述了系统的目的与实现依据；细致分 析了系统的设计语言；文章给出了系统设计的流程图；详细 剖析了系统各模块的实现，并给出了部分典型代码，在现阶 段具有一定的理论与实践意义。 关键词：网络技术，档案管理，VC++ 中图分类号：G271文献标识码：A 前言 档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人 在从事政治、经济、军事、科学技术、文化等活动中直接形 成的具有保存价值的各种文字、图像、语音等不同形式的历 史记录…。档案管理工作从具体业务来说，包括档案的收集、 整理、鉴定、保管、统计、检索、提供利用、编研等工作。 其根本宗旨在于维护档案的本质特性和根本价值，并运用各 种方法利用档案信息资源，使档案的本质特性和根本价值得 以充分体现。 作为计算机应用的一部分，使用计算机对档案进行管 理，具有手工管理所无法比拟的优点，如：检索迅速、查找 方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。 而这些优点能够极大地提高人事档案信息的管理效率。 1目的与依据 1.1目的和意义 档案管理是一项重要的基础管理工作，涉及了单位的所 有部门，每个部门均可能产生档案材料，档案日常工作主要 包括收集、鉴定、整理、利用、编研、统计、销毁等。经过 多年的发展，档案管理已形成较严格的管理流程，档案库存 比较清楚。但由于文件、档案数量较多，分类方式与组卷方 式发生过多次改变，并且档案所涉及的部门很多，各部门又 各有自己的接收、移交档案材料目录，它们之间缺乏一个统 一的界面，没有相互连接的信息渠道，数据通常都被封存在 各部门的计算机上，造成工作的重复，增加出错的几率。 而市面上现有的档案管理软件要么不实用，不利于维 护，要么价格较高。开发基于网络技术的档案管理系统对提 高单位信息共享程度，以及实现纸质档案与电子文档的共同 管理具有很大实用意义。种种现实状况表明，建立基于网络 技术的数字化档案管理系统具有重大意义。 1.2设计思路与依据 基于网络技术的数字化档案管理系统设计思路与依据 如下： 计算机设备 从传输、存储到显示都是通过计算机实现，离开了计算 机的软硬件条件，人工不可能将数字档案信息存储到存储介 质上，也不可能识别存储在存储介质上的数字档案信息。 安全性 处在系统网络中的数字档案信息表现出明显的不安全 性。计算机网络系统给人们的生活带来了很多便捷，但也同 时带来了某些隐患。另外，计算机病毒的威胁、黑客攻击、 误操作、信息失真等因素都会造成数字档案信息丢失的问 题，带来难以估量的损失。因此，系统设计时应充分考虑档 案管理的网络安全性。 信息容量与存储格式 数字档案信息的数量庞大，而纸质文件主要承载文字和 图形信息，数字档案信息的构成形态则是多变的。随着计算 机技术的发展，人们创建了大量形态的数字信息，比如图像、 音频、视频，它们即可以单独存放可以组合存放构成数字信 息化档案，致使数字档案信息存储格式的复杂多样。因此， 系统设计时应充分考虑信息容量与存储格式。 档案管理依据 档案管理有标准的规程规范，系统要严格按照规程规范 作为设计依据。随着技术的发展，数字档案信息在新、旧数 字平台间的转换是通过不同的标准与规范进行的，数字档案 信息按标准进行管理，会减少数据格式变换的频率，降低所 需的费用，另一方面也有助于数字档案信息在存取与保存时 的完整性。 2设计语言 Visual C卄作为一种程序设计语言，它同时也是一个集 成开发工具，提供了软件代码自动生成和可视化的资源编辑 功能。在使用Visual C++开发应用程序的过程中，系统为我 们生成了大量的各种类型的文件。 扩展名为dsw的文件类型，这种类型的文件在VC中是 级别最高的，称为Workspace文件。在VC中，应用程序是 以Project的形式存在的，Project文件以.dsp扩展名，在 Workspace文件中可以包含多个Project,由Workspace文 件对它们进行统一的协调和管理。与dsw类型的Workspace 文件相配合的一个重要的文件类型是以opt为扩展名的文 件，这个文件中包含的是在Workspace文件中要用到的本地 计算机的有关配置信息，所以这个文件不能在不同的计算机 上共享，当我们打开一个Workspace文件时，如果系统找不 到需要的opt类型文件，就会自动地创建一个与之配合的包 含本地计算机信息的opt文件。 3设计流程图 基于网络技术的档案管理系统的总体流程如下： 图1基于网络技术的档案管理系统流程图 4模块实现 4. 1档案录入模块 对一般纸质档案、特殊载体档案进行录入、删除、修改。 每一个题名都对应一个文件，通过题名查找文件内容，实现 全文录入。模块的部分典型代码如下